Pagdating sa pagpapadala ng isang email sa serbisyo sa customer, ang ilang mga tao ay maaaring makaramdam ng suplado. Paano mo magagawa ang mga liham na ito sa form sa email, dahil dati itong ginagawa sa papel? Anong uri ng mga kasunduan o mga protocol ang nalalapat sa isang kahilingan sa serbisyo sa customer? Bagaman naiiba ito ayon sa industriya, rehiyon, at kultura, mayroong ilang mga karaniwang alituntunin para matiyak na ang iyong mga email sa serbisyo sa customer ay epektibo.
Mga hakbang
Halimbawang Email
Halimbawa ng Liham ng Pagpapahalaga sa Customer
Suportahan ang wikiHow at i-unlock ang lahat ng mga sample.
Bahagi 1 ng 3: Pagsusuri sa Website
Hakbang 1. Maghanap ng isang sagot
Bago ka umupo upang magsulat ng isang email sa departamento ng serbisyo sa customer ng anumang kumpanya, dapat mong tiyakin na ang sagot sa iyong katanungan ay wala pa sa kanilang website. Maraming mga kumpanya ang may mga sagot sa mga karaniwang tanong sa iba't ibang mga pahina ng kanilang website, karaniwang mga FAQ at mga pahina ng suporta.
Karaniwan kang makakahanap ng pag-access sa mga seksyong ito ng isang website ng kumpanya sa pamamagitan ng pag-scroll hanggang sa ilalim ng anumang pahina at pag-click sa isang link na nagsasabing "Makipag-ugnay sa Amin" o "Tulong" o "Serbisyo sa Customer."
Hakbang 2. Hanapin ang pahina ng suporta sa customer
Kung hindi ka nakakakita ng isang link para sa serbisyo sa customer sa ilalim ng kanilang website, maaari mong magamit ang search box. Madalas na alinman sa isang patlang na maaari mong mai-type o ang icon ng isang magnifying glass sa kanang sulok sa itaas ng homepage ng isang kumpanya. Mag-type sa mga term ng paghahanap tulad ng "serbisyo sa customer" o "contact" at pindutin ang enter.
-
Kadalasan ang pahina na "Makipag-ugnay sa Amin" ay kung saan magbibigay ang mga kumpanya ng isang patlang sa email para magsumite ang mga customer ng kanilang mga komento o reklamo.
Suriin ang pahinang ito upang matiyak na mai-email sa iyo ang isang kopya; kung hindi, maghanap sa website para sa isang email address na gagamitin sa iyong personal na email account upang mapanatili ang isang tala ng iyong sulat
Hakbang 3. Gamitin ang search bar
Maghanap para sa item na mayroon kang isang katanungan tungkol sa parehong bar ng paghahanap na ginamit mo upang mahanap ang email address ng serbisyo sa customer. Ang paghahanap para sa iyong isyu o tanong sa ganitong paraan ay maaaring ihayag ang sagot nang hindi na kinakailangang magpadala ng isang email man lang.
- Mahalaga ito sa paglitaw ng matalino at paggalang ng respeto kapag nagpadala ka ng isang email. Kung sumulat ka tungkol sa isang bagay na lumitaw na sa website, maaaring makita ka ng koponan sa serbisyo ng customer bilang isang hinihingi at tamad na customer, at samakatuwid ay hindi kumikita.
- Suriin din ang mga FAQ. Maraming beses na ang sagot sa iyong katanungan ay naitanong at nai-publish sa anyo ng isang Madalas Itanong. Iyon ang dahilan kung bakit maraming mga website ang may ganoong pahina: upang mapanatili ang isang minimum na mga email sa serbisyo sa customer.
Hakbang 4. Suriin ang patakaran ng kumpanya
Kung hindi ka makahanap ng sagot sa iyong katanungan sa search bar o sa ilalim ng mga FAQ, maaari mo itong makita sa "Tungkol Sa Amin" o ibalik ang mga pahina ng patakaran. Muli, mag-scroll sa ilalim ng website at tingnan ang mga magagamit na link. Maghanap para sa anumang link na maaaring naglalaman ng sagot sa iyong katanungan: Tungkol Sa Amin, Index, Credit Card, Pagkakaroon ng Produkto, Patakaran sa Pagbalik, Patakaran sa Privacy, Mga Tuntunin sa Paggamit, at iba pa.
Kahit na hindi ka makahanap ng isang sagot sa ilalim ng isa sa mga link na ito, kapaki-pakinabang na tingnan ito dahil maaari mong gamitin ang iyong labis na kaalaman sa kumpanya upang makuha ang kailangan mo mula sa kanila sa iyong email
Bahagi 2 ng 3: Pagsulat ng Email
Hakbang 1. Magpasya kung ito ay isang reklamo o email ng pagpapahalaga
Hindi lahat ng mga komunikasyon sa email na may suporta sa customer ay dapat na mga reklamo o katanungan. Maaari mo lamang nais na pasalamatan sila para sa kanilang mahusay na serbisyo sa customer. Ang mga positibong email na tulad nito ay tinatanggap ng karamihan sa mga kumpanya tulad ng mga posing na tanong ng email.
Ang totoo ay kung minsan, ang pagrehistro ng isang reklamo sa pamamagitan ng tawag sa telepono ay mas mabilis at mas direkta kaysa sa isang email. Mahusay ang email para sa pagsusumite ng iyong pasasalamat o pagtatanong ng isang katanungan na hindi nangangailangan ng agarang sagot, ngunit kung nais mo ng isang isyu na agad na malutas, ang pinakamahusay na paraan ay ang tumawag
Hakbang 2. Sumulat ng isang malinaw na linya ng paksa
Gawing makabuluhan ang linya ng iyong paksa at sa puntong ito. Nais mong mapansin muna ng rep ng serbisyo sa customer na tumitingin sa kanilang inbox ang sa iyo upang makakuha ka ng mas mabilis na tugon. Gawing maikli ang paksa, maglaman ng buod ng iyong email, at humingi na mabuksan.
Halimbawa: "Ang Chewed Ang Aking Buhay na Warranty Chacos-Kailangan ng Kapalit"
Hakbang 3. Buksan sa isang pagbati
Kapag napako mo na ang isang solidong linya ng paksa, ang susunod na hakbang ay batiin ang rep ng serbisyo sa customer. Huwag lamang ilunsad ang iyong problema. Hindi mo lalaktawan ang pagbati sa isang tawag sa telepono o personal, hindi ba? Maaari itong maging kasing simple ng "Minamahal na Koponan ng Serbisyo sa Customer."
- Subukang maghanap ng isang pangalan upang maipasok sa iyong pagbati. Ang ilang mas maliit na mga kumpanya ay maaaring maglista ng mga pangalan ng kanilang mga serbisyo sa serbisyo sa customer, at ang paggamit nito ay maaaring gawing mas kaakit-akit at kanais-nais na magtrabaho.
- Maaari mong wakasan ang pagbati na ito sa isang kuwit o colon. Minamahal na Serbisyo sa Customer, O Minamahal na Serbisyo sa Customer:
Hakbang 4. Panatilihin ang karaniwang mga kasanayan sa pagsulat
Panatilihin ang respeto ng rep sa pamamagitan ng paggamit ng karaniwang uri. Huwag gamitin ang lahat ng mga takip, isang halo ng mga malalaki at maliliit na cap, o mga font ng script. Mag-type lamang gamit ang karaniwang bantas, spelling, at paggamit ng malaking titik. Matutulungan nito ang iyong email na seryosohin.
Hakbang 5. Panatilihin ang isang magalang na tono
Panatilihin ang isang magalang na tono, kahit na nagrerehistro ka ng isang reklamo o nagpapahayag ng iyong pagkabigo. Mas pahahalagahan ka bilang isang customer at malamang na mabigyan ng mas magalang na paggaganti bilang kapalit.
Hakbang 6. Kilalanin ang iyong sarili
Matapos ang iyong pagbati sa rep, ipakilala ang iyong sarili. Ialok ang iyong pangalan at ipaliwanag kung anong uri ng customer ka, kung ito ay unang pagkakataon o ulitin. Sa parehong kaso, gugustuhin ng rep na mapanatili ang iyong negosyo. Kung nauugnay ito, banggitin ang iyong heyograpikong lokasyon (tulad ng para sa isang nasa labas na produkto o serbisyo).
Hakbang 7. Maging tiyak
Gumamit ng partikular na wika sa iyong email. Iwasang gumamit ng mga pangkalahatang termino, tulad ng "aking produkto;" sa halip, ilarawan nang detalyado kung ano ang produkto o serbisyo at kung bakit ang item na ito ay nagkakahalaga ng pag-email. Ilarawan ang anumang mga kaugnay na kaganapan na nauugnay dito upang malaman ng eksaktong rep kung ano ang problema. Ang pag-aalok ng impormasyong ito sa paunang email ay pumipigil sa isang mahabang pag-uusap sa email.
- Gamitin ang URL ng produkto, kung magagamit, upang ang rep ay may agarang sanggunian para sa iyong paglalarawan.
- Isama rin ang iyong order ID sa email, dahil ang karamihan sa mga rep ay hihilingin sa iyo para rito. Ang numero ng ID na ito ay kung paano sinusubaybayan at pinapanatili ang iyong order sa kanilang system.
Hakbang 8. Magtanong ng mga malinaw na katanungan
Kumuha ng tama sa punto sa iyong email. Huwag talunin ang paligid ng palumpong. Kapag binati mo ang rep at ipinakilala ang iyong sarili, magsimula ng isang bagong talata na nagsasabi mismo sa rep kung ano ang nangyayari, gamit ang tukoy na wika na nabanggit sa nakaraang hakbang.
Direktang humiling ng anumang mga konsesyong nais mo. Maaaring nahihiya ka tungkol sa pagtatanong para sa kanila, ngunit isantabi iyon sa iyong email. Kung nais mo ang isang bagay kapalit ng isang sira na produkto, sabihin mo
Hakbang 9. Sumulat ng maikling talata
Tiyaking maikli ang iyong mga talata. Ang pagpapanatili sa kanila sa isa, dalawa, o sa pinakamaraming tatlong pangungusap ay mas madali sa mga mata. Pinapayagan din nito ang rep na mabilis na i-scan ang email kung paano ito uunahin, at kung ang iyong email ay isang bloke ng teksto, malamang na ibababa nila ito sa ilalim ng listahan dahil lamang sa wala silang oras upang malaman kung ano ka sinasabi na.
Hakbang 10. Isara sa isang simpleng lagda
Tapusin ang email sa isang panghuling pangungusap upang buod ang iyong kahilingan o papuri, na sinusundan ng isang pagbati. Ang pag-sign off bilang "Taos-puso" ay gumagana nang maayos, ngunit maaari mo ring iwanan ang isang pagbati at ipasok lamang ang iyong lagda sa email. Maaari mo ring ipahiwatig ang iyong pagpipilit sa pamamagitan ng pag-sign off sa "Masidhing paghihintay ng iyong tugon," o isang bagay sa mga linya na iyon.
Ang isang lagda sa email ay isang maikling bloke ng teksto na kasama ang iyong pangalan, trabaho, at impormasyon sa pakikipag-ugnay. Maaari mong mai-format ang isang lagda ng email sa mga setting ng iyong email provider at itakda ito upang awtomatikong lumitaw sa mga bagong mensahe
Hakbang 11. Iwanan ang mga kalakip
Subukang huwag ikabit ang anumang mga dokumento sa isang email na iyong ipinapadala sa unang pagkakataon. Maraming mga website ang may mga filter ng spam na nagta-target ng mga email na may mga kalakip, na ginagawang malamang na mailipat ang iyong email sa basurahan bago pa ito basahin.
- Dapat syempre magsama ka ng isang kalakip kung nagsumite ka ng isang email application sa isang trabaho at hiniling na ilakip ang iyong resume bilang isang dokumento sa Word.
- Huwag magsama ng anumang mga username, password, o impormasyon sa credit card / pagbabayad alinman din.
Hakbang 12. Proofread bago ipadala
Matapos makumpleto ang iyong email, huwag maganyak at pindutin ang pindutang isumite pa. Kailangan mong i-proofread ang email na ito, tinitiyak na walang mga pabaya na typo na makagambala sa kahusayan ng iyong mga salita. Kahit na na-type mo ang email gamit ang iyong smartphone, ang awtomatikong tag na "ipinadala mula sa aking iPhone" ay hindi nagpapahintulot sa mga error sa grammar at bantas na magpapakitang mas mababa ka sa propesyonal.
Hakbang 13. Sundan
Kung hindi mo pa naririnig ang isang tugon sa iyong email pagkatapos ng ilang araw, malamang na ang email ay nahuli sa isang filter ng spam o inilipat sa ilalim ng stack. Magpadala ng isang email na binabanggit ang iyong nakaraang email at tinatanong kung ang iyong una ay natanggap.
Bahagi 3 ng 3: Panatiling Magalang
Hakbang 1. Panatilihin ang wastong grammar at spelling
Maaaring hindi mo namalayan ito, ngunit bahagi ng pagpapanatili ng isang magalang na tono kasama ang paggamit ng mahusay na grammar at spelling. Ang pag-aalaga upang makipag-usap sa iyong sarili ay malinaw na nagpapakita na iginagalang mo ang iba pang partido, pati na rin ang pagpapakita na ikaw ay karaniwang isang magalang na tao.
Hakbang 2. Ipakita ang iyong edukasyon at kaalaman
Huwag maging mapagmataas, ngunit payagan ang iyong edukasyon na lumiwanag sa pamamagitan ng paggamit ng mahusay na bokabularyo. Gayundin, kung nasuri mo ang website ng kumpanya at natutunan nang kaunti tungkol sa kanilang mga patakaran, banggitin na nabasa mo na sila at hindi ka pa makahanap ng sagot sa iyong problema.
Hakbang 3. Iwasang magbiro
Ang mga nakakatawang pangungusap at pagbibiro ay mayroon nang lugar, at ang lugar na iyon ay wala sa isang email na nais mong seryosohin, kahit na hindi sa unang sulat. Ang nasabing wika ay maaaring ipakahulugan bilang hindi naaangkop, isang bagay na nais mong iwasan kapag nakikipag-usap sa anumang negosyo.
Kapag bumuo ka ng isang ugnayan sa isang rep sa pamamagitan ng isang serye ng mga email, ang pagbibiro ay mas madaling tanggapin at mauunawaan
Hakbang 4. Ipahayag ang iyong sarili nang walang pagsalakay
Kahit na ikaw ay maaaring maging galit sa kung paano ang isang produkto o serbisyo ay pinangasiwaan, ang pagpapahayag nito sa isang email ay hindi makakakuha sa iyo ng mga resulta na kailangan mo. Ang pakikipag-usap sa iyong isyu nang may paggalang at paggalang ay mas malayo pa kaysa sa isang masama o agresibong email.
Tandaan na hindi mo maipapahayag nang maayos ang damdamin sa pamamagitan ng teksto. Kung nagagalit ka tungkol sa iyong isyu na nais ng agarang pansin, ang paggamit sa isang tawag sa telepono ay maaaring maging mas epektibo
Hakbang 5. Nabanggit ang iyong katapatan at pasasalamat
Sa wakas, binabanggit kung gaano ka katapat sa isang kumpanya at kung gaano ka nagpapasalamat sa kanilang serbisyo sa nakaraan ay ginagawang mas madali para sa mga reps na pahalagahan ang iyong email at mas mabilis na tumugon.
