Maaaring alisin ng isang database ng customer ang napakaraming gawain sa papel para sa isang negosyo, na nagbibigay ng iisang lalagyan para sa mahalagang impormasyon ng kliyente na maaaring magamit ng mga pangkat ng benta, tauhan ng suporta sa customer at maging ang pangkat ng accounting. Habang posible na bumili ng mga produkto ng software na nagbibigay ng mga pangunahing format para sa ganitong uri ng database, ang mga naka-customize na database ay maaaring malikha sa pamamagitan ng pag-iingat ng ilang mga pangunahing kaalaman tungkol sa form at pag-andar.
Mga hakbang
Hakbang 1. Bumili ng software ng paglikha ng database
Pumili ng isang produkto na katugma sa pagproseso ng salita at iba pang mga tool ng software na ginamit sa negosyo. Gagawin nitong mas madali ang pag-import o pag-export ng data mula sa iba pang mga mapagkukunan, ginagawang posible upang maiwasan ang pagpasok ng isang malaking halaga ng data sa bagong nilikha na database.
Hakbang 2. Tukuyin ang uri ng impormasyon na mailalagay sa database ng customer
Karamihan sa mga disenyo ay magsasama ng impormasyon tulad ng pangalan ng kumpanya, mailing address, pisikal na address, pangalan ng contact, numero ng telepono at fax, at mga email address. Ang mga karagdagang data tulad ng impormasyon sa mga tuntunin sa kontrata, pagpepresyo, at mga tala sa mga nakabinbing gawain na nauugnay sa bawat kliyente ay madalas na kasama sa data na nakuha at pinapanatili sa ganitong uri ng elektronikong mapagkukunan.
Hakbang 3. Isaalang-alang ang mga posibleng paggamit para sa database
Kasabay ng pagbibigay ng isang sentralisadong mapagkukunan upang makuha ang mahalagang data, isipin kung aling mga uri ng mga ulat ang maaaring likhain gamit ang data, o kung ang database ay inilaan para magamit bilang isang mapagkukunan sa pagbuo ng mga label sa pag-mail, mga listahan ng email, o kahit mga listahan na gagamitin sa fax broadcasting. Ang pag-iisip na ito ay makakatulong sa pagtukoy kung paano pangalanan ang bawat patlang na maglalagay ng data, at madali ang proseso ng paglikha ng mga format ng ulat na kukuha mula sa mga patlang na iyon.
Hakbang 4. Ayusin ang mga patlang ng data
Lumikha ng isang simpleng template na sumusunod sa isang lohikal na pagkakasunud-sunod pagdating sa pagpasok ng mga pangalan, address, at iba pang impormasyon sa pakikipag-ugnay. Ang paggawa nito ay ginagawang mas madali upang ilipat mula sa 1 patlang hanggang sa susunod na may isang minimum na pagkagambala at kumpletuhin ang pagpasok ng isang bagong tala ng customer sa loob ng isang makatuwirang tagal ng panahon.
Hakbang 5. Magtakda ng mga pahintulot sa bawat isa sa mga patlang
Kasama rito ang pagtukoy kung aling mga patlang ang isasama sa mga format ng ulat pati na rin ang maaaring magsilbing batayan para sa pag-uuri o paghahanap sa mga entry sa database. Ang pagtatalaga ng tamang mga pahintulot sa bawat larangan ay magpapabilis sa pagkuha ng tamang data kung kailan at kinakailangan ito.
Hakbang 6. Maghanda ng mga format ng ulat
Ang ilang pangunahing mga format na maaaring magamit nang madalas ay madalas na sapat, kahit na ang mga pangunahing gumagamit ay maaaring bigyan ng kakayahang lumikha ng mga na-customize na ulat na may kasamang mga patlang na nauugnay sa posisyon ng trabaho ng gumagamit at antas ng pag-access sa data ng customer.
Hakbang 7. Itaguyod ang mga kredensyal sa pag-login at mga karapatan sa pag-access
Ang isang naisasagawa na database ng customer ay may kasamang kakayahang lumikha ng mga kredensyal sa pag-login na nagpapahintulot sa mga empleyado lamang na may pahintulot na mag-access ng impormasyon. Ang pagpunta sa karagdagang, pagtatalaga ng iba't ibang mga antas ng mga karapatan ay tinitiyak na ang bawat gumagamit ay maaaring tingnan, baguhin at ipasok ang data na nauugnay sa kanyang mga responsibilidad sa trabaho, ngunit hindi matingnan ang iba pang impormasyon na ginagamit sa iba pang mga tauhan.
Hakbang 8. Suriin at subukan ang database ng customer bago pakawalan
Subukang gamitin ang bersyon ng beta sa isang maliit na pangkat ng mga empleyado upang matiyak na ang bawat isa sa mga pagpapaandar ay gumagana tulad ng naisip. Gamitin ang mga natuklasan ng pangkat ng pagsubok na ito upang maplantsa ang anumang mga isyu sa pagganap, format at kadalian ng paggamit. Kapag natugunan at malutas ang lahat ng mga isyu, ang huling bersyon ay maaaring ilunsad sa buong kumpanya.
Mga Tip
- Subukang idisenyo ang database upang magkaroon ng puwang upang magdagdag ng maraming mga patlang o tampok bilang pagbabago ng mga pangangailangan ng kumpanya. Gagawin nitong posible na magpatuloy sa paggamit ng produkto sa loob ng maraming taon nang hindi kinakailangang palitan ito ng isang mas matatag na produkto.
- Ito ay hindi karaniwan para sa isang bagong database ng customer na kumuha ng isang pinalawig na tagal ng oras upang bumuo. Kahit na kapag gumagamit ng software na nagbibigay-daan para sa madaling pagpapatupad ng isang bilang ng mga gawain, maaaring tumagal ng ilang linggo upang makabuo ng perpektong format.
