Ang email, tulad ng iba pang mga uri ng komunikasyon, ay may sariling pag-uugali at mga social protokol. Kung kailangan mong magsulat ng isang email na humihiling ng puna sa trabaho o sa paaralan, o sa isang nakasulat na manuskrito, dapat mong isaalang-alang ang pagbigkas ng mga salita, tiyempo, at istraktura kapag binubuo ang iyong email upang gawin itong epektibo hangga't maaari. Ang pagiging magalang, maagap, at tiyak sa iyong mga email ay maaaring makatulong sa iyo na maabot ang feedback.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 4: Humihingi ng Feedback sa Trabaho
Hakbang 1. Address sa taong pinaka-kwalipikadong magbigay ng puna sa iyong trabaho
Kadalasan ito ang magiging manager kaagad sa itaas mo. Sa anumang kaso, dapat kang magsimula sa kanila, o sa isang mas matandang kasamahan o katrabaho. Magkakaroon sila ng karanasan upang matulungan ka at mabigyan ka ng feedback na kailangan mo.
Hakbang 2. Maging magalang at mapagpakumbaba sa email
Dapat mong sundin ang mga pamantayan sa iyong tanggapan para sa mga email. Ang pagpapakumbaba ay malayo pa sa paghingi ng puna, ngunit huwag magpakumbaba na sa tingin ng iyong boss o manager na wala kang alam tungkol sa iyong trabaho. Sa halip, i-frame ang mga katanungan sa mga paraan na nagpapakita ng iyong pag-unlad sa isang proyekto o gawain. Ipapaalam nito sa boss na hindi ka lang nakaupo sa iyong mga kamay naghihintay para sa feedback. Tandaan din ang mga sumusunod na tip.
- Maaari mong sabihin, "Nagtatrabaho ako sa pagtatanghal para bukas nang tumakbo ako sa isang format na-hindi ako sigurado kung sumusunod ako sa pamantayan ng kumpanya. Ikinabit ko ang pagtatanghal. Mayroon ka bang mga mungkahi para sa format? Salamat sa iyong tulong dito.”
- Huwag kalimutang pasalamatan sila sa email.
Hakbang 3. Maging tiyak sa iyong kahilingan sa feedback
Matutulungan ka nitong iwasan ang sobrang malawak na puna na malabong makatulong sa iyo sa iyong trabaho. Iwasan ang oo o hindi na mga katanungan, maliban kung kinakailangan. Sa halip ay ituon ang mga partikular na bahagi ng isang proyekto na nangangailangan ng trabaho. Subukang huwag bombahin ang iyong boss o katrabaho sa lahat ng mga posibleng katanungan na maaaring mayroon ka tungkol sa iyong trabaho nang sabay-sabay.
- Maaari mong sabihin, halimbawa, "Hindi ako sigurado kung paano magpatuloy sa file ng Eastman. Hindi tumugon ang kliyente sa aking mga email, at dahil ito ay isang takdang-aralin na mataas ang priyoridad, naisip kong pinakamahusay na mag-email sa iyo upang makita kung ano ang dapat kong gawin."
- Kung naghahanap ka para sa mas pangkalahatang puna sa anyo ng isang pagsusuri o ulat, partikular na hilingin iyon. Makakatulong ang pagiging magalang, maikli, at bilang tukoy sa iyong makakaya. Halimbawa maaari kang humiling ng isang ulat tungkol sa iyong kahusayan o pagkamalikhain. Kung humihiling ka ng puna mula sa mga nag-uulat sa iyo, maaaring kailanganin mong magsagawa ng isang hindi nagpapakilalang survey.
TIP NG EXPERT
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach
Subukan ang pamamaraan ng KISS kapag humihiling ka ng pangkalahatang puna.
Ang modelo ng KISS ay isang mahusay na paraan upang matulungan ang mga tao na bigyan ka ng naaangkop, naaaksyong puna. Tanungin ang tao,"
panatilihin? Ano ang dapat kong mapabuti? Ano ang dapat kong umpisahan? At ano ang dapat kong huminto ka?"
Hakbang 4. Magpadala ng isang email ng pasasalamat sa oras na tumugon sila
Kung iminungkahi ng feedback na kailangan mo ng maraming pagpapabuti o ang iyong trabaho ay hindi hanggang sa pareho, tiyaking magsama ng isang maikling pahayag kung paano mo ito aayusin. Bigyan ang iyong sarili ng oras upang maproseso ang mga emosyon bago kaagad tumugon.
Siguraduhing tumugon ka sa loob ng 1-2 araw nang higit pa
Paraan 2 ng 4: Humihingi ng Puna sa Paaralan
Hakbang 1. Kilalanin ang iyong sarili
Ang guro mo ay maaaring may daan-daang mga mag-aaral, lalo na kung sila ay isang propesor sa kolehiyo. Kakailanganin mong isama ang iyong pangalan (una at huli), iyong klase, at seksyon. Kung nasa high school ka pa, maaaring mangahulugan ito ng iyong puwang ng oras o oras. Sa ganitong paraan hindi mo sasayangin ang oras ng guro sa pagpapalagay sa kanila kung sino ka, at gugugol nila ng mas maraming oras sa feedback na kailangan mo.
Hakbang 2. Panatilihing pormal ito
Minsan nahihirapan ang mga mag-aaral dito kapag unang nag-email sa mga guro. Maaari mong sabihin ang "Hi Dr. Smith" o "Mahal na Ms. Turner." Kung ang iyong guro ay nag-email sa iyo, huwag gaanong maging pormal kaysa sa dati. Panatilihing propesyonal ang tono. Sa halip na sabihin, "Hoy, ano ang tingin mo sa aking papel? Hindi ito ang pinakadakilang, "sabihin," Hindi ako sigurado na naiintindihan ko ang takdang-aralin. Mayroon akong ilang mga tiyak na katanungan tungkol sa papel."
Hakbang 3. Panatilihing maikli ito
Huwag mag-alala tungkol sa pagpapaliwanag ng lahat ng konteksto ng iyong mga katanungan maliban kung kinakailangan ang konteksto para sa mga katanungang iyon. Halimbawa kung humihiling ka ng puna sa isang posibleng extension, maaaring kailanganin ng iyong guro ang konteksto, ngunit kung sinusubukan mo lamang magtanong tungkol sa isang takdang-aralin, huwag sabihin sa kanila ang kuwento tungkol sa kung paano ka pinatakbo ng huli ng iyong aso at bakit nag-e-email ka na ngayon (maliban kung malapit ito sa oras ng pagtatalaga), o anumang bagay na maaaring walang kaugnayan sa asignatura na nasa kamay.
Hakbang 4. Huwag maghintay na humingi ng puna hanggang sa gabi bago ang isang pagsusulit o takdang araw
Hindi lamang ang iyong guro ay malamang na hindi magbigay sa iyo ng puna na malapit sa isang takdang petsa, malamang na maiirita sila na naghintay ka sa huling minuto upang hilingin sa kanila ang puna. Kung dapat kang magpadala ng mga huling minuto na katanungan, maging maikli, tiyak, at humihingi ng paumanhin. Gagawin nitong mas malamang na tumugon ang guro, sa pag-aakalang nakikita nila sa tamang oras ang email.
Hakbang 5. Gumamit ng mga format ng file na hiniling ng iyong guro
Kadalasan, sasabihin sa iyo ng guro sa syllabus kung anong mga format ng file ang tatanggapin nila para sa mga takdang aralin o sa mga email. Halimbawa, kung tumutukoy ang iyong guro ng isang.doc file, huwag magpadala ng isang.pdf o isang.pages file. Kung hindi ka sigurado, maaari kang magpadala ng isang.rtf o.pdf file, o simpleng magtanong.
Hakbang 6. Humingi ng puna sa isang papel o pagsusulit na nai-turn in mo na
Kailangan mo lang i-email ang propesor at magalang. Kung ang propesor ay may oras ng opisina, maaari mong bisitahin ang mga iyon, o makagawa ng isang tipanan. Maaari mong sabihin na, "Minamahal na Propesor Smith, hindi ko nagawa ng mabuti ang aking pagsusulit tulad ng inaasahan ko. Maaari mo ba akong tulungan na magawa ang ilang mga pagkakamali na nagawa ko upang magawa ko ang mas mahusay sa susunod na pagsusulit?" Karaniwang dapat tumugon ang iyong propesor ng kanais-nais na kahilingan.
Paraan 3 ng 4: Humihingi ng Puna sa isang Manuscript
Hakbang 1. I-email muna ang isang taong kakilala mo
Kung nais mo ng matulungin na puna, ang pinakamagandang taong ibibigay ito ay isang taong kakilala mo, mas mabuti ang kaibigan o kasamahan. Kapag nag-email sa isang taong kakilala mo para sa feedback, tiyaking i-email mo sa kanila kung paano mo karaniwang gusto. Kung karaniwang tatawagin mo sila, malamang na gawin mo iyon sa halip. Huwag ipadala ang manuskrito sa unang email, maliban kung alam mo na malamang na oo sila (isang tao kung kanino mo nabasa ang isang manuskrito, o isang tao na inalok na basahin ang sa iyo).
Maaari kang magsama ng isang maikling paglalarawan o isang abstract, nakasalalay sa kung ang taong iyong nai-email ay kaibigan o kasamahan
Hakbang 2. Mag-email sa isang dalubhasa
Kung talagang kailangan mo ng payo ng dalubhasa, magpadala ng isang email sa isang dalubhasa na kakilala mo at ipaliwanag ang iyong proyekto at kung bakit kailangan mo ng feedback. Huwag maging mapilit, ngunit mabait na pasalamatan sila sa kanilang pagsasaalang-alang, at sabihin, "Naiintindihan ko kung wala kang oras upang bigyan ako ng puna." Maaari mo ring tanungin kung may kilala sila na may oras at kadalubhasaan na makakatulong sa iyo kung hindi nila magawa.
Hakbang 3. Huwag cold-email sa isang tao ang isang manuskrito
Malamang na hindi ito masasagot, maliban kung partikular mong sinabi sa kanila na babayaran mo ang kanilang tulong. Kung sila ay isang sikat na may-akda, malamang na hindi sila tumugon sa tulad ng isang email sa pagtanggap nila ng isang tonelada ng mga naturang email. Sa halip, tanungin muna ang iyong mga kaibigan, kasamahan, propesor, atbp. Malamang na makakatulong sila sa iyo, at mas malamang na nais na tulungan ka.
Hakbang 4. Maging tiyak tungkol sa kung ano ang gusto mo mula sa kanilang puna
Kung gusto mo lamang ng positibong feedback, sabihin sa kanila. Sabihin sa kanila kung ikaw ay detalyadong feedback, lokal o pandaigdigang puna, at kung nais mo ng aesthetic, grammatical, o istrukturang feedback. Maaari itong lumayo nang malayo sa pagtulong sa iyong mambabasa na malaman kung ano ang gusto mo mula sa kanila.
- Ang positibong puna ay hindi kailangang maging hindi nakabubuo. Kung ipinaliwanag nila kung bakit nila gusto ang gusto nila, marami kang matututunan tungkol sa iyong manuskrito.
- Kung nakakuha ka ng negatibong puna, bigyan ang iyong sarili ng oras upang tumugon. Kung kaibigan mo sila, malamang na tumulong lamang sila. Kung sila ay isang propesor, gaano man ka galit o pagkabalisa ang nararamdaman mo, hindi ka dapat tumugon sa paraang iyon. Sa halip, salamat sa kanila para sa kanilang tulong, at magpatuloy. Pagkatapos ng ilang oras maaari mong malaman na ang feedback ay kapaki-pakinabang, kahit na ang paraan kung saan ito naihatid ay hindi.
Hakbang 5. Bigyan ang iyong mambabasa ng oras upang tumugon
Kung humiling ka para sa detalyadong feedback sa isang nobelang manuskrito, huwag asahan ang puna sa loob ng isang araw o kahit isang linggo. Kailangan ng oras upang mai-edit ang isang manuskrito ng haba na iyon. Kung mayroon kang isang deadline na pinagtatrabahuhan mo, ipaalam ito sa iyong mambabasa. Maaari mo ring tanungin ang mga ito kung maaari nilang magawa ang mga pag-edit sa pamamagitan ng isang tiyak na petsa. Tandaan na mayroon silang sariling buhay at obligasyon.
Hakbang 6. Salamat sa kanilang tulong
Kung ito ay isang kaibigan, baka gusto mong bumili sa kanila ng isang regalo tulad ng isang kahon ng mga tsokolate, o ibalik lamang ang pabor sa oras. Kung ito ay isang propesor, baka gusto mong magsulat ng isang salamat sa email upang ipaalam sa kanila na pinahahalagahan mo ang kanilang trabaho at oras. Ang pagkalimot na pasalamatan ang iyong mambabasa ay maaaring iwanang sa kanila pakiramdam ng ginagamit at / o hindi pinahahalagahan, at maaaring gawin itong mas malamang na matulungan ka sa hinaharap.
Paraan 4 ng 4: Humihingi ng feedback mula sa Mga Customer
Hakbang 1. Huwag magtanong ng masyadong maraming mga katanungan
Ang mga customer ay nalulula sa mga survey mula sa halos bawat negosyo doon. Kung nais mong matiyak na awtomatikong tatanggalin ng isang customer ang iyong email sa pagbabasa nito, punan ito ng isang toneladang mga katanungan. Kung nais mong panatilihing interesado ang customer, magtanong ng isa o dalawang katanungan at iwanan ito.
Hakbang 2. Magtanong ng mga bukas na katanungan
Sa halip na gumamit ng oo / hindi na mga katanungan, magtanong na nagtamo ng mas buong mga sagot. Sa halip na tanungin, "Inirerekumenda mo ba kaming sa isang kaibigan?", Tanungin ang "Paano mo kami ilalarawan sa isang kaibigan?" Ang ganitong uri ng mga katanungan ay nagbibigay sa iyo ng maraming impormasyon sa mga sagot kaysa sa isang simpleng tanong na oo / hindi.
Hakbang 3. Ipaalam sa customer na mabilis kang makakabalik sa kanila
Pinaparamdam nito sa kostumer na parang ang kanilang opinyon ay hindi lamang pagpunta sa ilang higanteng inbox, kung saan maaari itong basahin o isaalang-alang. Malamang makakakuha ka rin ng higit na tapat na puna, kung alam nila na tutugon ka.
Kapag tumugon ka, maging tapat at maging propesyonal. Sa kulturang viral ngayon sa internet, maaari mong sirain ang reputasyon ng isang kumpanya sa isang segundo kung tumugon ka sa anumang bagay maliban sa propesyonalismo at katapatan
Hakbang 4. Huwag isama ang flash o iba pang mabagal na pag-load ng mga tampok
Kung ang isang customer ay may mabagal na koneksyon, malamang na tatanggalin nila kaagad ang email kapag nakita nilang nabigo itong mai-load. Tandaan na ang feedback ay madalas na mas mahalaga sa iyo kaysa sa kanila.
Hakbang 5. Gumamit ng maayos na disenyo ng font at format
Nais mong ang iyong email ay magmukhang malinis at propesyonal. Ang isang email na may hindi magandang graphics o comic sans font ay malamang na hindi mapahanga ang iyong mga customer. Sa halip, gumamit ng mga karaniwang font tulad ng Times New Roman o Arial kung hindi ka sigurado sa isang font, at panatilihin ang labis na graphics sa isang minimum.
Hakbang 6. Tiyaking ang email ay naaangkop sa aparato
Ang isang format na solong haligi ay mas may kakayahang umangkop kaysa sa mga disenyo ng multi-haligi. Gusto mo ring tiyakin na ang iyong mga font ay hindi masyadong maliit. Gugustuhin mong lumitaw ang email upang makinabang sa mga laptop, telepono, at tablet. Sa napakaraming tao na sumusuri sa kanilang email sa kanilang mga telepono, kinakailangan na i-format mo ang iyong mga email nang naaayon.
Tulong sa Pagsulat ng Email
Mga Bagay na Isasama sa isang Email na Humihingi ng Puna
Mga Bagay na Maiiwasan sa isang Email na Humihingi ng Puna
Annotated na Humihiling ng Email para sa Feedback
Video - Sa pamamagitan ng paggamit ng serbisyong ito, maaaring ibahagi ang ilang impormasyon sa YouTube
Mga Tip
- Huwag badger ang mga tao para sa feedback.
- Panatilihin ang wastong pag-uugali sa email para sa sitwasyon.
- Malayo pa ang kaunting kababaang-loob.
