Isinasaalang-alang ang katotohanan na higit sa 300 bilyong mga email ang naipapadala at natatanggap araw-araw, hindi nakakagulat na ang mga tao ay nakabuo ng "pagkapagod sa email." Iyon ang dahilan kung bakit napakahalagang magsulat ng mga mabisang email na malinaw at maikli ang iyong punto-ayaw mo ng mga tao na hindi ganap na mabasa ang iyong email sa paanyaya sa pulong dahil labis itong mahaba o hindi malinaw. Huwag mag-alala-ang wiki na ito kalendaryo app upang gawing mas madali ang mga bagay.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 3: Pagsulat ng isang Malakas na Linya ng Paksa
Hakbang 1. Sumulat ng isang maikling, nauugnay na linya ng paksa na may petsa at paksa ng pagpupulong
Ang pagsasama ng mga detalyeng ito ay nangangahulugang malalaman ng mga tao kung kailan ito at kung ano ang tatalakayin nang hindi binubuksan ang email. Halimbawa, maaari mong isulat ang, "Pagpupulong 12/8: Mga bagong alituntunin sa pag-uulat."
Babala:
Ang pag-iwan ng paksa ng pagpupulong ay maaaring magdulot sa mga tao na tumugon, tanungin kung nauugnay ito sa kanilang departamento o kung sapilitan ang kanilang pagdalo, siguraduhing isulat ang paksa!
Hakbang 2. Humingi ng kumpirmasyon ng pagdalo sa linya ng paksa
Kung kailangan mong malaman kung sino ang pupunta sa pagpupulong, humingi ng kumpirmasyon sa linya ng paksa. Sa ganoong paraan, malalaman nila na kailangan nilang tumugon sa lalong madaling panahon kahit na bago nila buksan ang email. Maaari mong isulat, "Biyernes 10/6 pagpupulong ng HR, mangyaring kumpirmahin ang ASAP."
Maaari mo ring isulat, "Mangyaring RSVP: HR pulong 10/6."
Hakbang 3. Ipaalam sa kanila kung ito ay isang pagpupulong sa emergency sa linya ng paksa
Kung ito ay isang pagpindot o oras na sensitibo sa isyu na nagbibigay ng karapatan sa isang pagpupulong kaagad, magdagdag ng isang pakiramdam ng pagka-madali sa linya ng paksa. Halimbawa, maaari kang magsulat ng isang bagay sa linya ng, "Pagpupulong sa emerhensiya Lunes 2/31: Cybersecurity."
Mahalagang tandaan ang paksa ng pagpupulong din upang mabigyan sila ng ilang ideya kung ano ang aasahan
Hakbang 4. Sabihin kung sapilitan o iminungkahi ang pagdalo
Kung nagtatrabaho ka para sa isang malaking kumpanya, maaaring hindi kinakailangan ang pagkakaroon ng ilang tao para sa bawat pagpupulong. Sabihin ang nauugnay na kagawaran sa linya ng paksa o ipaalam sa mga tatanggap kung dapat silang dumalo. Halimbawa, maaari kang sumulat ng, "Mandatoryong pagpupulong sa pagmemerkado 10/6."
Kung hindi kinakailangan ng pagpupulong, maaari kang sumulat: "Iminungkahing pagpupulong 10/6 tungkol sa mahusay na mga taktika sa pagsasaliksik."
Hakbang 5. Gumamit ng buong mga salita sa iyong linya ng paksa upang maiwasan ang anumang pagkalito
Ang mga pagpapaikli ay maaaring mukhang mahusay, ngunit ang mga ito ay hindi kasing tukoy ng buong mga salita at maaaring maging sanhi ng pagkalito. Halimbawa, ang "SAP" ay maaaring mangahulugang "mga system at pagproseso" o "plano sa pag-sample at pag-aaral" depende sa kung sino ang at hindi pamilyar sa iyong lingo.
Gayunpaman, okay lang na gumamit ng mga karaniwang pagdadaglat tulad ng "RSVP," "HR," at "Wed."
Paraan 2 ng 3: Paggawa ng Katawan ng Iyong Email
Hakbang 1. Sumulat ng isang maikling, magiliw na pagpapakilala at isang maikling tala
Ang pagpapakilala sa iyong sarili ay kinakailangan kung nagtatrabaho ka para sa isang malaking kumpanya o kung hindi mo pa kilala ang lahat. Mahalaga ring banggitin sa maikling intro na ito kung ang anumang mga dokumento o suplay ay kailangang makumpleto at / o dalhin sa pulong.
Gawing naisapersonal o may kaugnayan sa iyong trabaho ang iyong pagpapakilala. Halimbawa, "Kamusta koponan, inaasahan ko ang bagong paglulunsad ng programa sa susunod na linggo!"
Tip:
Ipaalala sa mga tatanggap kung kailangan nila upang makumpleto ang anumang mga gawain o magdala ng anumang bagay sa pagpupulong. Halimbawa, "Bilang paalala, mangyaring magdala ng 4 na naka-print na kopya ng iyong mga listahan ng contact sa vendor."
Hakbang 2. Ilista ang petsa ng pagpupulong at oras sa sarili nitong linya upang ito ay tumayo
Mahalagang impormasyon ito para sa mga tao na dumalo sa pagpupulong, kaya nais mong maging malinaw ito at makilala mula sa natitirang teksto. I-indent ang 2 linya sa itaas at sa ibaba nito at / o ilagay ito sa naka-bold na font.
- Halimbawa: "Oktubre 6, 10:30 - 11:45 AM"
- Kung ang pagpupulong ay online, ilista ang time zone upang ang mga tao sa iba't ibang mga time zone ay hindi makaligtaan dahil sa maling komunikasyon. Halimbawa, maaari mong isulat ang: “Oktubre 6, 10:30 - 11:45 AM (PST)”
Hakbang 3. Ilista ang lokasyon pagkatapos ng petsa at oras
Patayin ang lokasyon tulad ng petsa at oras-lalo na kung nakikipagpulong ka sa isang bagong lugar, kung mahirap makahanap, o kung alam mong ang ilan sa mga tatanggap ay hindi pamilyar sa lokasyon. Para sa mga virtual na pagpupulong (alinman sa pamamagitan ng isang live forum o video chat), magbigay ng isang link sa forum o video call para sa madaling pag-access.
Kapag nagbibigay ng mga direksyon, maging detalyado hangga't maaari. Bilang halimbawa: “Mangyaring pumunta sa conference room na 592 sa Timaren building (209 Nix St.). Ang Room 592 ay matatagpuan sa ika-2 baitang ng gusali, kaya kailangan mong umakyat ng elevator mula sa ground floor, lumabas sa 12, at gamitin ang mga elevator sa timog na bahagi ng gusali (sa iyong kaliwa) upang umakyat hanggang sa ika-59 na palapag."
Hakbang 4. Ibahagi ang layunin ng pagpupulong
Ipaalam sa mga tatanggap kung ano ang magagawa ng pagpupulong. Ang pag-aalok ng isang maikling agenda para sa pagpupulong ay makakatulong sa kanila na makilala kung aling mga gawain ang kailangang gawin muna. Maaari mo lamang sabihin ang paksa (tulad ng "Update sa Cybersecurity") o maaari kang magbigay ng isang timeline:
- 10:30 - 10:45 Magbahagi ng mga update sa katayuan para sa proyekto
- 10:45 - 11:10 Ihambing at piliin ang mga mabubuhay na alok
- 11:10 - 11:30 Brainstorming at mga layunin para sa paglulunsad
Hakbang 5. I-proofread ang iyong email para sa mga error sa gramatika at katotohanan
Ang pinakamahalagang bagay na i-proofread ay ang petsa, oras, at lokasyon ng pagpupulong, kaya tiyaking mayroon kang mga tama! Maaari mo ring i-proofread ang iyong pagpapakilala, agenda, o iba pang mga tala na maaaring isinama mo upang matiyak na natakpan mo ang lahat ng mga pangunahing kaalaman.
Basahin nang malakas ang iyong email upang matiyak na ang iyong pagsulat ay malinaw at maigsi bago ipadala ito
Paraan 3 ng 3: Paggamit ng Outlook o isang Integrated Application ng Kalendaryo
Hakbang 1. Mag-click sa "Bagong Pagpupulong" sa ilalim ng home tab sa Outlook
Kung gumagamit ang iyong kumpanya ng isang database ng komunikasyon na may isang pinagsamang kalendaryo, tulad ng Outlook, gamitin ito upang i-set up ang iyong pagpupulong. Karaniwan iyon ang ginustong point of contact para sa mga taong iyong katrabaho.
Kung hindi gumagamit ang iyong kumpanya ng Outlook o anumang katulad nito, maaari mong gamitin ang iyong email na nauugnay sa trabaho upang maipadala ang imbitasyon
Hakbang 2. Pumili ng oras at petsa mula sa window ng "Pag-iskedyul ng Assistant"
Matapos lumikha ng isang bagong pagpupulong, ang window ng kalendaryo ay mag-pop up. Mag-click sa "Pag-iskedyul ng Katulong" at i-highlight ang isang magagamit na oras at petsa para sa iyong pagpupulong.
Tiyaking oras na ito na magagamit ka at ang mga nilalayon na dumalo. Nakasalalay sa aplikasyon ng iyong kumpanya, maaaring kailanganin mong ayusin ang iyong mga setting ng pagtingin upang maipakita ang iskedyul ng lahat (bilang karagdagan sa iyong sarili)
Hakbang 3. Magdagdag ng mga dadalo sa pamamagitan ng pagta-type sa kanilang mga pangalan o paggamit ng iyong address book
Mag-click sa text bar upang manu-manong maglagay ng mga pangalan o mag-scroll sa iyong address book at piliin ang kanilang mga pangalan mula sa listahan. Gamitin ang pagpapaandar na "Pag-iskedyul ng Assistant" upang suriin ang pagkakaroon ng ibang tao.
Kung ang mga tao ay hindi magagamit, ang kanilang mga pangalan ay lilitaw naka-highlight. Ipapakita pa ng katulong ang mga inirekumendang oras ng oras upang umangkop sa iyo at sa mga iskedyul ng mga dadalo
Hakbang 4. Itakda ang mga oras ng pagsisimula at pagtatapos para sa pagpupulong
Tiyaking ang petsa ng pagpupulong ay ang petsa na pinili mo nang mas maaga, at mag-click sa pindutan ng kalendaryo upang gumawa ng anumang mga pagbabago kung kinakailangan. Pagkatapos ay gamitin ang drop down na mga arrow sa kanan ng mga listahan ng oras upang piliin ang tamang mga oras ng pagsisimula at pagtatapos.
Ang pagdaragdag ng mga oras ng pagtatapos ay mas magalang sa oras ng mga tao upang malaman nila kung ano ang aasahan at maaaring planuhin ang kanilang pagbiyahe o pagtatrabaho sa paligid ng pagpupulong
Hakbang 5. I-click ang "Appointment" sa ilalim ng tab na "Pagpupulong" sa tuktok ng screen
Ang pag-click sa pindutan na ito ay ibabalik ka sa screen ng pangkalahatang appointment at dapat mong makita ang iskedyul ng iyong entry. Mula dito, makakapagdagdag ka ng isang paksa, lokasyon, at mga tala.
Kung hindi mo nakikita ang iyong entry na nakaiskedyul sa screen ng appointment, bumalik at ulitin ang proseso hanggang sa ito ay lumabas
Hakbang 6. Maging tiyak sa pagpasok ng paksa, lokasyon, at mga tala
Ipaalam sa mga tatanggap kung ano ang tungkol sa pagpupulong sa ilang maikling salita (hal., "Paparating na Pagsubok ng Produkto"). Maging tiyak tungkol sa lokasyon, na nagbibigay ng mga direksyon kung hindi ito isang tipikal na lugar ng pagpupulong o kung mahirap makarating. Magdagdag ng anumang mga karagdagang tala (tulad ng anumang prep work) na nauugnay sa pagpupulong.
- Ibigay ang address ng lokasyon, kahit na sa palagay mo alam na nila ito.
- I-click ang "ipadala" kapag tapos ka na.
Tip:
Iwasan ang sobrang malawak na mga paksa tulad ng "brainstorming" sapagkat hindi nito masasabi sa mga tao ang tungkol sa layunin ng pagpupulong. Sa halip, maaari mong sabihin na, "nag-brainstorming ng mga vendor para sa bagong produkto."
Mga Tip
- Kapag pinapatunayan ang iyong email o paanyaya, panatilihing maikli at to the point.
- Gumamit ng isang magiliw, propesyonal na tono ng pagsulat.
- Suriing muli ang listahan ng tatanggap upang matiyak na inanyayahan ang lahat na kailangang naroon.
- Mag-type ng mga address sa linya na "bcc" kung nais mong manatiling nakatago ang lahat ng mga address mula sa mga tatanggap.
Mga babala
- Huwag ipadala ang paanyaya o email nang walang petsa, oras, at lokasyon. Malamang na mabibigo nito ang iyong mga inanyayahan at makakakuha ka ng maraming tugon na humihiling para sa impormasyong iyon.
- Huwag sumulat sa lahat ng takip, bibigyan ito ng kahulugan ng pagsigaw at labis na hindi propesyonal.
