3 Mga paraan upang Sumulat ng isang Email sa Mga mapagkukunan ng Tao

Talaan ng mga Nilalaman:

3 Mga paraan upang Sumulat ng isang Email sa Mga mapagkukunan ng Tao
3 Mga paraan upang Sumulat ng isang Email sa Mga mapagkukunan ng Tao

Video: 3 Mga paraan upang Sumulat ng isang Email sa Mga mapagkukunan ng Tao

Video: 3 Mga paraan upang Sumulat ng isang Email sa Mga mapagkukunan ng Tao
Video: COPY-PASTE lang ng Youtube Shorts! Kumita in 5 mins! 2024, Marso
Anonim

Ang mga negosyo ay gumagamit ng mga propesyunal na human resource upang hawakan ang lahat mula sa payroll at mga isyu sa patakaran hanggang sa ligal na hinaing. Kung mayroon kang isang ligal o patakaran na katanungan, o isang seryosong problema sa isa sa iyong mga katrabaho, maaaring kailanganin mong makipag-ugnay sa isang kinatawan sa departamento ng human resource. Ang mga mapagkukunan ng tao ay maaari ding unang departamento na makipag-ugnay sa iyo sa isang partikular na kumpanya. Magandang ideya na simulan ang pag-uusap na ito sa isang simple, pormal na email na ipinakikilala ang tao sa iyong tukoy na problema.

Mga hakbang

Paraan 1 ng 3: Pagsulat at Pagpapadala ng Email

Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 1
Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 1

Hakbang 1. Ipadala ang iyong email sa tamang tao

Suriin ang direktoryo ng mga mapagkukunan ng tao at tingnan kung mayroong isang tao na nakatalaga upang hawakan ang uri ng problema na kailangan mong tugunan. Maaari ring magkaroon ng isang punto ng contact na nakatalaga sa iyong kagawaran sa kumpanya. Kung nag-aalala ka tungkol sa iyong isyu na seryosohin, maaari mo ring direktang maabot ang pinuno ng mga mapagkukunan ng tao.

I-double check na ang tao lamang na nais mong makipag-ugnay ay naka-address sa email. Lalo na kung ito ay isang pribado o sensitibong isyu, ayaw mong ipadala ito sa maling tao nang hindi sinasadya. Lalo na mag-ingat na alisin ang anumang mga listahan na magpapadala ng email sa isang hanay ng pangkat ng mga empleyado

Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 2
Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 2

Hakbang 2. Sumulat ng isang tukoy na linya ng paksa na nagpapahiwatig na kinakailangan ng aksyon

Ang isang malinaw na linya ng paksa na pinag-uusapan ang iyong problema at ang antas ng pagpipilit na iyong itinalaga dito ay makakatulong sa mga mapagkukunan ng tao na unahin ang iyong problema. Kung iwanang blangko o hindi malinaw ang linyang ito, maaaring mailibing ang iyong sulat sa inbox ng isang tao.

Gumamit ng mga linya tulad ng: "Legal na Suliranin - Kinakailangan ang Pagkilos," "Pagbabago ng Personal na Mga Kaganapan - Kailangan ng Agarang Pansin," "Kagyat na Tanong sa Patakaran," o "Kamakailang Panayam - Salamat."

Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 3
Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 3

Hakbang 3. Gumamit ng pormal na pagbati sa simula at pagtatapos ng iyong email

Nais mong magtakda ng pormal at propesyonal na tono nang maaga sa pag-uusap na ito. Matutulungan nito ang mga mapagkukunan ng tao na malaman na tinatrato mo ang isyu nang seryoso. Kahit na personal mong kilala ang kinatawan, tandaan na ito ay isang propesyonal, sa halip na isang palakaibigan lamang, talakayan.

Magsimula sa “Mahal na [buong pangalan ng kinatawan]” at magtapos sa “Taos-pusong” o “Salamat sa iyong oras, [Iyong buong pangalan].”

Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 4
Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 4

Hakbang 4. Sumulat ng malinaw, direkta, at tukoy na nilalaman

Panatilihing maikli ang iyong mga pangungusap at sa puntong. Huwag magbigay ng higit pang impormasyon kaysa sa kinakailangan, dahil hindi mo nais na ma-bogged ang reader sa email. Huwag magsama ng anumang mga detalye na maaaring malito ang mga mapagkukunan ng tao tungkol sa iyong isyu. Maaari mong tugunan nang personal ang mga kumplikadong detalye.

Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 5
Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 5

Hakbang 5. Ilarawan nang wasto ang problema

Ipaliwanag ang eksaktong kalikasan ng iyong problema. Magbigay ng isang timeline kung kailan nagsimula ang isyu, o magsisimula. Linawin kung sa palagay mo ito ay isang ligal na problema o isang isyu na maaaring hawakan ng mismong kumpanya.

Kung nakikipag-ugnay ka sa mga mapagkukunan ng tao upang magtanong tungkol sa mga pagkakataon sa trabaho, hindi ka magpapakilala ng problema. Sa halip, ipakilala ang iyong sarili, at ipaliwanag ang iyong dating pakikipag-ugnay sa kumpanya. Maging malinaw tungkol sa kung anong mga aksyon ang inaasahan mo o nais mong gawin ng kinatawan

Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 6
Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 6

Hakbang 6. Tandaan kung mayroon kang dokumentasyon ng iyong problema

Ang mga mapagkukunan ng tao ay nais na malaman kaagad kung paano tugunan ang mga problema sa ligal o patakaran. Ang iyong dokumentasyon ay maaaring makaapekto sa kanilang tugon, dahil makakatulong itong linawin ang parehong kaseryoso ng isyu at ang ligal na mga epekto na maaaring harapin ng isang partikular na empleyado. Ipaalam sa iyong kinatawan ang anuman at lahat ng "patunay" na mayroon ka sa iyong pag-aari, at mag-alok na dalhin ito sa isang pansariling pagpupulong.

  • Kung maaari, gugustuhin mo ang katibayan ng anumang mga ligal na problema na ipakita sa mga mapagkukunan ng tao. Sa kasamaang palad, ang karamihan sa mga kagawaran ng mapagkukunan ng tao ay susubukan na protektahan ang kumpanya kung maaari nila.
  • Kung nakakaranas ka ng panliligalig o diskriminasyon, itala ang isang tala ng mga petsa ng mga insidente at i-save ang anumang nakasulat na sulat na kasama ang nakakainsultong wika.
  • Panatilihin ang parehong mga electronic at papel na kopya ng anumang dokumentasyong ibinibigay mo sa mga mapagkukunan ng tao. Dapat mong panatilihin ang orihinal, at magbigay ng mga mapagkukunan ng tao ng mga kopya.
Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 7
Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 7

Hakbang 7. Ipaliwanag kung ano ang nagawa mo upang matugunan ang problema

Maaaring nasubukan mo nang malutas ang isyu bago ka makipag-ugnay sa mga mapagkukunan ng tao. Marahil ay nakipag-usap ka sa iyong boss o katrabaho, o inabisuhan mo rin sila na makipag-ugnay ka sa mga mapagkukunan ng tao. Pahalagahan ng kinatawan ang pagkakaroon ng impormasyong ito, dahil makakatulong ito sa kanila na maunawaan kung sino ang may kamalayan sa problema.

Para sa mga isyu ng pagbabago ng personal na mga pangyayari, ang komunikasyon na ito ay maaaring pakiramdam hindi gaanong pormal. Kung pupunta ka sa maternity o paternity leave, halimbawa, malamang na alam mo na sa iyong boss ang iyong katayuan at simpleng sumusunod sa mga mapagkukunan ng tao

Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 8
Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 8

Hakbang 8. Humingi ng isang personal na pagpupulong

Ang isang pagpupulong kung saan ka harap-harapan na nakaupo sa iyong kinatawan ay makakatulong sa iyo na talakayin nang detalyado ang problema. Magbibigay ito sa kinatawan ng pagkakataong magtanong ng anumang mga susundan o paglilinaw na katanungan. Ang iyong email ay ang perpektong lugar upang simulang iiskedyul ang kritikal na pagpupulong na iyon. Ipaalam sa kanila ang mga bloke sa iyong iskedyul, at hilingin sa kanila na magplano nang naaayon.

Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 9
Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 9

Hakbang 9. Tiyaking kasama ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay

Ang mga mapagkukunan ng tao ay maaaring nais na makipag-ugnay sa iyo sa pamamagitan ng telepono, kaya magsama ng maraming pamamaraan ng pakikipag-ugnay sa ilalim ng email. Ang impormasyong ito ay maaaring direktang mapunta sa ibaba ng iyong pangalan pagkatapos mong mag-sign off mula sa sulat. I-double check ang kawastuhan ng mga numero ng telepono at email na iyong ibinigay.

Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 10
Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 10

Hakbang 10. I-edit ang iyong email para sa mga pagkakamali sa typo, spelling, at grammar

Karamihan sa mga serbisyong email ay may serbisyong spell-check. Susunod, basahin ang iyong email upang mahuli ang mga pagkakamali sa gramatika, nawawalang mga salita, at mga isyu ng kalinawan.

Paraan 2 ng 3: Pagsubaybay sa isang Naipadala na Email

Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 11
Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 11

Hakbang 1. Salamat sa mga mapagkukunan ng tao para sa anumang tugon na ipinadala nila

Una, salamat sa kinatawan para sa paglalaan ng oras upang suriin ang iyong kaso, dahil magtatakda kaagad ito ng isang paggalang sa iyong pag-uusap. Siguraduhing tumugon sa anumang tugon na mabilis na naipadala ng mga mapagkukunan ng tao. Ipapahiwatig nito na mananatiling nababahala ka sa problema, at dapat din nitong iparating ang iyong pagnanais na talakayin ito nang mas maaga kaysa sa paglaon.

Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 12
Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 12

Hakbang 2. Ayusin ang anumang kinakailangang mga materyales para sa iyong personal na pagpupulong

Ihanda ang iyong sarili sa pagpupulong sa pamamagitan ng paglikha ng isang espesyal na folder ng file na naglalaman ng anumang mga dokumento na balak mong dalhin. Kung mayroon kang isang katanungan sa patakaran, dalhin ang manwal ng empleyado na may mga tukoy na naka-bookmark na patakaran. Makatutulong ito sa pagtakbo ng pulong nang maayos sa oras na dumating ka.

Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 13
Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 13

Hakbang 3. Isaalang-alang ang pagkuha ng ligal na payo kung nagdadala ka ng mga ligal na isyu

Kung nag-aalala ka tungkol sa pagprotekta sa iyong sarili mula sa anumang mga pagkilos na maaaring gawin ng kumpanya laban sa iyo, kausapin ang isang abugado. Maaari ka nilang bigyan ng impormasyon tungkol sa iyong mga karapatan, at maaari kang magpasya na dalhin sila sa anumang mga personal na pagpupulong. Maaaring gusto mong ipagbigay-alam sa mga mapagkukunan ng tao ng iyong mga plano na kumuha ng abugado kung pipiliin mong pumunta sa rutang ito.

Tiyaking alam mo ang mga gastos na nauugnay sa pagkuha ng isang abugado. Karamihan ay magastos, kaya kakailanganin mong timbangin ang mga alalahaning badyet na ito sa iyong pangangailangan para sa ligal na proteksyon

Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 14
Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 14

Hakbang 4. Mag-email sa pangalawang pagkakataon kung naghintay ka ng isang linggo nang walang tugon

Ang isang linggo sa pangkalahatan ay itinuturing na isang naaangkop na dami ng oras upang maghintay bago magpadala ng isang follow-up na email. Kung nakikipag-usap ka sa isang partikular na kagyat na problema, maaari kang magpadala ng isang follow-up pagkalipas ng 24 na oras. Sa halip na mag-alala na kinukulit mo ang iyong kinatawan, tandaan na marami silang responsibilidad. Maaaring kailanganin nila ang isang paalala na isa ka sa kanila.

Paraan 3 ng 3: Pagpasya Kung Makikipag-ugnay sa HR

Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 15
Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 15

Hakbang 1. Malutas ang problema nang mag-isa kung maaari

Kung mayroon kang isang simple at hindi ligal na isyu na hindi nauugnay sa patakaran ng kumpanya, maaari mo itong tugunan nang mag-isa. Kung maaari, talakayin ang problema sa iyong boss o mga katrabaho upang i-troubleshoot ang isyu sa kanila. Mapapahalagahan ng mga mapagkukunan ng tao ang pag-alam sa anumang mga hakbang na iyong kinuha upang makahanap ng solusyon bago dumating sa kanila.

Kung, halimbawa, sa palagay mo ay nai-iskedyul ka ng iyong boss nang masyadong maraming katapusan ng linggo, kausapin mo muna ang iyong boss. Hindi mo rin nais na pumunta sa mga mapagkukunan ng tao na may isang hindi kritikal na reklamo tulad ng "Ayoko ng puwang ng aking tanggapan."

Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 16
Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 16

Hakbang 2. Suriin ang iyong manwal ng empleyado upang suriin ang mga patakaran ng iyong kumpanya

Maaari mong maramdaman na nakakaranas ka ng isang paglabag sa patakaran ng kumpanya. Bago ka makipag-ugnay sa mga mapagkukunan ng tao, basahin muli ang mga tukoy na patakaran na nauugnay sa iyong problema. Nais mong mabanggit ang mga halimbawang iyon sa anumang mga talakayan na mayroon ka sa mga mapagkukunan ng tao.

Halimbawa, kung nag-aalala ka na hindi ka nakakatanggap ng sapat na pahinga sa oras ng trabaho, suriin ang nakasulat na mga panuntunan sa mga oras ng pahinga. Posibleng ang iyong kumpanya ay mayroon lamang impormal, sa halip na naka-code, patakaran sa pagwasak, na nangangahulugang ang mga mapagkukunan ng tao ay hindi magagawa upang matulungan ka sa isang opisyal na kakayahan

Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 17
Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 17

Hakbang 3. Makipag-ugnay kaagad sa mga mapagkukunan ng tao kung ginugulo ka sa trabaho

Huwag mag-atubiling makipag-ugnay kung nakakaranas ka ng anumang uri ng pandiwang, pisikal, o sekswal na panliligalig mula sa anumang pinagmulan sa trabaho. Ligtas kang protektado mula sa ganitong uri ng pag-uugali, at ang mapagkukunan ng tao ay obligadong tulungan at protektahan ka.

Huwag asahan na ang mga mapagkukunan ng tao ay maaaring magkaroon ng mga off-the-record na pag-uusap tungkol sa mga isyung ito, gayunpaman. Kapag naiulat mo ito, kinakailangan silang kumilos

Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 18
Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 18

Hakbang 4. Makipag-ugnay sa mga mapagkukunan ng tao kung ang iyong personal na kalagayan ay nagbabago

Matutulungan ka ng mga mapagkukunan ng tao na magplano para sa anumang paparating na mga pagbabago sa iyong sitwasyon sa trabaho, tulad ng kung handa ka nang kumuha ng maternity leave. Masisiguro nilang matatanggap mo ang lahat ng iyong mga benepisyo at saklaw. Maaari din silang makipag-ugnay sa mga tao sa kumpanya na kailangang magkaroon ng kamalayan sa iyong nagbabagong kalagayan.

Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 19
Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 19

Hakbang 5. Makipag-ugnay sa mga mapagkukunan ng tao kung kailangan mo ng proteksyon ng gobyerno

Ang ilang mga sitwasyon ay maaaring lumitaw sa trabaho na nagbibigay sa iyo ng proteksyon o kabayaran mula sa gobyerno. Kung, halimbawa, ikaw ay nasugatan sa trabaho, makakatulong sa iyo ang mga mapagkukunan ng tao na maiugnay ang saklaw ng iyong mga gastos sa medisina.

Malamang na ito ay mangangailangan sa iyo upang punan ang mga papeles na may mga mapagkukunan ng tao, kaya maging handa para sa prosesong ito

Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 20
Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 20

Hakbang 6. Makipag-ugnay sa mga mapagkukunan ng tao kung nais mong pag-access sa pagsasanay sa trabaho

Maaaring may magagamit na mga programa sa pagsasanay o mentorship na magpapahintulot sa iyo na sumulong sa iyong kumpanya. Ang mga mapagkukunan ng tao ay maaaring magbigay sa iyo ng anumang kinakailangang impormasyon tungkol sa mga pagpipiliang ito at posibleng i-coordinate ang iyong pagpasok sa mga programang ito. Maaari itong maging isang mahusay na pagkakataon na kunin ang iyong karera sa susunod na antas.

Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 21
Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 21

Hakbang 7. Humingi ng tulong sa mga mapagkukunang pantao sa mga kinakailangang tuluyan

Ang mga mapagkukunan ng tao ay makakatulong din sa iyo na matugunan ang anumang mga indibidwal na pangangailangan na maaaring mayroon ka sa trabaho. Ang iyong kapaligiran sa trabaho ay dapat na may kasamang mga mapagkukunan na nagbibigay-daan sa iyo upang masiyahan sa parehong mga pagkakataong magtagumpay bilang sinumang ibang empleyado.

Kung sa palagay mo ay walang naaangkop na mga mapagkukunang may kapansanan, halimbawa, tatalakayin ng mga mapagkukunan ng tao ang problemang ito. Maaari ka ring makipagtulungan sa iyo ang departamento upang matiyak na mayroong isang itinalagang lugar para sa mga ina na nagpapasuso

Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 22
Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 22

Hakbang 8. Abutin ang mga mapagkukunan ng tao kung naghahanap ka ng trabaho

Paminsan-minsan, ang pakikipag-ugnay sa isang kinatawan ng mapagkukunan ng tao sa isang partikular na kumpanya ay maaaring payagan kang makatanggap ng impormasyon tungkol sa kasalukuyang mga bukas na trabaho o mga pagkakataon para sa impormal, "impormasyong" panayam sa mga kasalukuyang empleyado. Maaari ka ring makipag-ugnay sa mga mapagkukunan ng tao upang sabihin salamat sa isang kamakailang panayam na nakumpleto mo sa kanilang kumpanya.

Kung hindi ka makakatanggap ng tugon pagkalipas ng isang linggo, maaari kang magpadala ng isang email na susundan. Pagkatapos nito, maaaring kailanganin mong bitawan ang kumpanyang ito

Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 23
Sumulat ng isang Email sa Human Resources Hakbang 23

Hakbang 9. Iwasang makipag-ugnay sa mga mapagkukunan ng tao na may mga personal na hinaing

Tandaan na ang mga mapagkukunan ng tao ay gumagana muna para sa kumpanya, kaya't hindi sila ang mga taong pupuntahan kung nais mong maglabas. Habang hindi mo talaga maiiwasan ang pag-uulat ng anumang mga sitwasyon na sa tingin mo ay hindi komportable o naiiba, mag-ingat na makilala ang mga isyu na maaaring nakakainis o maliit at mas seryoso, ligal na mga problema.

Inirerekumendang: