Maaari mong isipin na ang mga guro lamang sa paaralan ang kailangang magalala tungkol sa pagdalo, ngunit ito ay talagang isang mahalagang kasanayan sa negosyo din. Para sa mga maliliit at malalaking negosyo, ang tumpak na datos ng pagdalo ay maaaring magsiwalat ng tungkol sa kahusayan, kakayahang kumita, at kasiyahan ng empleyado. Salamat sa modernong teknolohiya, maraming paraan upang maitala ang pagdalo ng empleyado at magamit nang epektibo ang data.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 3: Pagkolekta ng Data ng Pagdalo
Hakbang 1. Gumamit lamang ng isang simpleng spreadsheet kung nagpapatakbo ng isang maliit na negosyo
Kung mayroon kang 5 o mas kaunting mga empleyado, at marahil kahit 10 o mas kaunti, ang paggamit ng isang napaka-simpleng pamamaraan sa pagrekord ng pagdalo ay maaaring gumana para sa iyo. Maaari mong subaybayan ang pagdalo at oras sa isang Microsoft Office o Google Docs spreadsheet, halimbawa, o kahit umasa sa mga spreadsheet ng papel. Gayunpaman, mag-opt para sa mas advanced na mga pagpipilian sa pagsubaybay, kung mayroon kang higit sa 5-10 na mga empleyado.
- Hindi mahalaga ang laki ng iyong negosyo, palaging gumamit ng isang malinaw na system upang maitala ang pagdalo at oras. Huwag magtiwala sa iyong memorya o salita ng iyong empleyado kapag sinusubukang subaybayan ang mga bagay!
- Kung mas gusto mo ang isang spreadsheet na nakabatay sa papel, suriin sa online para sa isang naka-print na template na nababagay sa iyong mga pangangailangan.
Hakbang 2. Gumawa ng isang template ng Opisina o Docs upang i-streamline ang iyong spreadsheet
Parehong nag-aalok ang Microsoft Office at Google Docs ng mga add-on na template na idinisenyo para sa pagtatala ng pagdalo ng empleyado at oras. Kung ikukumpara sa isang pangkaraniwang spreadsheet, maaaring gawing mas madali ng opsyong ito para sa iyong mga empleyado na ipasok ang kanilang oras, at upang subaybayan at pag-aralan mo ang data.
Habang mas mahusay kaysa sa isang pangunahing papel o elektronikong spreadsheet, ang pagpipiliang ito ay pinakamahusay pa ring naiwan sa mga maliliit na negosyo-yaong may hanggang sa 20 empleyado, marahil
Hakbang 3. Kontrahin ang iyong pag-iingat ng rekord kung oras at mabisa
Para sa maraming mga negosyo kapwa maliit at malaki, ang pinakamahusay na paraan upang maitala ang pagdalo ay magbayad ng ibang tao upang gawin ito! Sa karamihan ng mga kaso, ipapasok ng iyong mga empleyado ang kanilang pagdalo at oras sa isang web portal o app, at maghahatid ang kontratista ng data at bibigyan ka ng mga regular na ulat batay dito.
Ang ilang mga kumpanya ay naniningil ng isang flat rate batay sa mga antas ng empleyado-halimbawa, $ 20 USD bawat buwan hanggang sa 10 empleyado-habang ang iba naman ay naniningil bawat empleyado. Paghambingin ang mga gastos, tampok, at serbisyo kapag pumipili ng isang third party na kumpanya upang subaybayan ang pagdalo at oras ng iyong mga empleyado
Hakbang 4. Pamahalaan lamang ang pag-iingat ng tala sa loob ng bahay kung mayroon kang kakayahan sa IT
Bilang isang daluyan o malaking kumpanya, maaaring hindi ka komportable sa pagsasaka ng iyong pag-iingat ng rekord, marahil para sa mga kadahilanang pampinansyal o seguridad. Ang pagsubaybay sa pagdalo at oras ng 100, 1, 000, o kahit na 10, 000 na mga empleyado ay nangangailangan ng isang matatag na kagawaran ng IT na maaaring bumuo at mapanatili ang kinakailangang imprastraktura ng pangangalap, pag-iimbak, at pagtatasa ng data. Ang iyong mga kagawaran ng IT at HR ay kailangan ding makapagtrabaho nang maayos!
Maingat na suriin ang mga gastos at benepisyo ng paghawak ng pagtatala ng iyong sarili kumpara sa pagkontrata sa isang third party upang gawin ito
Paraan 2 ng 3: Pagsubaybay sa Pagdalo sa Tech
Hakbang 1. Ipagawa ang mga empleyado na "mag-swipe" at "lumabas" gamit ang kanilang mga ID card
Karaniwan ito ang modernong bersyon ng pagkakaroon ng mga empleyado ng "orasan sa" at "labas" na may isang papel punch card. Ang bentahe dito ay ang data ay direktang ipinadala sa iyong in-house o pangatlong partido na pagsunod sa imprastraktura para sa pag-iimbak at pagtatasa.
Ang mga istasyon ng swipe card ay pinakamahusay na gumagana sa mga empleyado na nananatili sa iisang lokasyon at nagtatrabaho nang regular na oras sa kanilang karaniwang trabaho-halimbawa, mga manggagawa sa opisina, guro, o manggagawa sa pabrika
Hakbang 2. Gumamit ng biometric o video upang malimitahan ang "buddy punching" sa mga scanner ng ID
Habang nagmumula sa isang huli o wala na kasamahan sa trabaho na tinawag na "buddy punching" -na mas madali gamit ang mga punch card, posible pa rin na mag-swipe ng ID ng isang kasamahan sa trabaho para sa kanila at makamit ang parehong layunin. Kung nag-aalala ka na ito ay isang problema sa iyong trabahador, isaalang-alang ang pamumuhunan sa tulad ng mga panukalang video camera o biometric scanner-upang mapahusay ang seguridad at kawastuhan ng iyong mga istasyon ng card ng swipe.
- Ang mga biometric scanner, na karaniwang nangangailangan ng pahintulot sa fingerprint, ay maaaring magamit kasabay ng mga scanner ng ID card.
- Ang pag-install ng mga security camera sa iyong mga istasyon ng swipe card ay makakatulong sa iyo na makilala ang pinaghihinalaang mga "buddy puncher."
Hakbang 3. Subaybayan ang mga oras ng mga empleyado sa labas ng opisina gamit ang isang app na batay sa telepono
Hindi gumagana nang maayos ang mga swipe card para sa mga empleyado na nagtatrabaho mula sa bahay o mula sa maraming lokasyon. Sa halip, "sumuntok" sila at "lumabas" na may naka-install na app sa kanilang na-isyu o personal na telepono. Sa maraming mga kaso, kakailanganin lamang nilang pindutin ang isang pindutan upang magsimula at itigil ang isang tumatakbo na orasan na sumusubaybay sa kanilang pagdalo at oras.
Kung na-outsource na ng iyong negosyo ang pagtala nito sa isang third party, ang ganitong uri ng app ay maaaring maisama bilang bahagi ng package. Sa kasong ito, ang data ng pagdalo ng sarili ng iyong mga empleyado ay dapat na maisama nang walang putol sa iyong pangkalahatang pag-iingat ng record
Hakbang 4. Isaalang-alang ang lokasyon ng GPS at pagsubaybay sa oras para sa mga empleyado na malawak na naglalakbay
Ang uri ng sistema ng pagsubaybay na ito ay gumagana nang maayos kung mayroon kang mga empleyado na naglalakbay sa mga tukoy na lokasyon sa panahon ng kanilang araw ng trabaho. Ang GPS ng kanilang mga telepono sa trabaho ay susubaybayan kapag nasa tinukoy na mga sona ng trabaho, na kung saan ay maaaring magamit upang maitaguyod ang kanilang kabuuang oras ng pagtatrabaho.
Ang pagsubaybay sa GPS ay isang opsyonal na tampok na may ilang mga "timecard" na apps. Ang tampok na ito ay tiyak na pinakamahusay na itinatago para magamit sa mga telepono na inisyu ng trabaho, dahil ang pagsubaybay sa mga empleyado sa kanilang mga personal na telepono ay maaaring makaramdam ng medyo masyadong "big brother" -like
Paraan 3 ng 3: Pakikitungo sa Data ng Pagdalo
Hakbang 1. Crunch ang mga numero upang makita kung paano nakakaapekto ang mga isyu sa pagdalo sa iyong negosyo
Ang pagpapanatili ng tumpak na mga tala ng pagdalo ng empleyado ay nagbibigay-daan sa iyo upang makalkula kung paano nakakaapekto ang positibo at negatibong mga pattern ng pagdalo sa iyong ilalim na linya. Kaugnay nito, maaari mong gamitin ang data na ito upang ayusin ang iyong lugar ng trabaho at mga diskarte sa HR para sa higit na kahusayan.
Ang ilang mabilis na kalkulasyon ay maaaring, halimbawa, ay magbibigay sa iyo ng "rate ng saklaw" -ang bilang ng mga pagkawala sa bawat 100 empleyado sa loob ng isang itinakdang tagal ng oras. Ang mga katulad na puntos ng data, tulad ng "rate ng hindi aktibo" at "rate ng kalubhaan," ay maaari ding magamit upang makatulong na maitaguyod ang pang-ekonomiyang epekto ng pagdalo at kawalan
Hakbang 2. Kilalanin ang mga empleyado na sumusunod sa tamang pamamaraan ng pagdalo
Ang isang maliit na positibong pampalakas ay maaaring malayo! Gamitin ang iyong nakolektang data sa mga empleyado ng pagkakakilanlan na may mga tala ng pagdadalo. Bigyan sila ng pampublikong pagkilala, papuri, at posibleng mga gantimpala-kahit na ang ilang mga card ng regalo o isang maliit na bonus ay maaaring makatulong na hikayatin ang iba na sundin ang suit.
Tandaan na ang "mabuting pagdalo" ay hindi nangangahulugang ang empleyado ay hindi kailanman namimiss sa trabaho. Nangangahulugan din ito ng pagiging maingat tungkol sa paglalaan ng off-halimbawa, sa pamamagitan ng pagbibigay ng naaangkop na paunawa bago kumuha ng isang araw na pahinga o sa pamamagitan ng pananatili sa bahay habang gumagaling sila mula sa isang karamdaman
Hakbang 3. Makipagtagpo sa isang empleyado na mayroong mga isyu sa pagdalo bago kumilos
Kailan man makikilala ng iyong data ang isang empleyado na may problema sa pagdalo, huwag dumiretso sa disiplina o pagwawakas. Sa halip, makipagtagpo sa kanila (at isang HR rep o katulad na nauugnay na partido) upang talakayin ang isyu. Maglagay ng isang plano sa pagkilos sa pagsulat na nagbibigay ng malinaw na patnubay at benchmark sa empleyado para sa mga inaasahan sa pagdalo.
Maaaring nakikipag-usap ka, halimbawa, sa isang nakatuong empleyado na nakikipagpunyagi sa ilang mga napipinsalang isyu sa bahay. Sa kasong ito, maaari kang makagawa ng ilang pag-iiskedyul o pag-aayos ng workload sa halip na mabilis na pinutol ang isang mahalagang manggagawa
Hakbang 4. Maingat na i-navigate ang red tape kapag dumidisiplina o nagwawakas ng isang manggagawa
Laging sundin ang isang malinaw, pare-pareho na pamamaraan kapag natutugunan ang disiplina sa isang empleyado na may mga problema sa pagdalo, at lalo na bago pagpapaputok sa kanila. Sa isip, dapat kang payuhan ng ligal na payo na may pagtuon sa batas sa pagtatrabaho. Kung hindi man, kung ano ang tila isang cut-and-dry firing ay maaaring magresulta sa isang mamahaling demanda.
