Bagaman hindi ito ginagamit nang madalas ngayon, ang isang fax machine ay isang mahalagang aparato pa rin para sa paglilipat ng mahahalagang dokumento, form, at sulat-kamay na tala nang mabilis at mahusay, lalo na sa isang setting ng opisina. Gumagamit ang isang fax machine ng isang aktibong landline ng telepono upang magpadala at tumanggap ng mga dokumento, at ang paggamit ng isa ay kasing dali ng pagdayal sa isang numero ng telepono. Kapag naayos mo nang maayos ang iyong fax machine at pamilyar sa mga pamamaraan para sa pagpapadala at pagtanggap ng isang fax, magpapadala ka ng mga dokumento nang madali sa walang oras!
Mga hakbang
Bahagi 1 ng 3: Pag-set up ng Iyong Fax Machine
Hakbang 1. Iposisyon ang fax machine
Ilagay ang fax machine sa isang patag na malapit sa mga outlet ng kuryente at isang jack ng telepono. Tiyaking nakaharap sa labas ang feed ng papel. Makakatulong ito na pigilan ang mga papasok na fax at na-scan na mga dokumento mula sa makaalis sa pagitan ng dingding at ng makina at maiwasang masira.
Hakbang 2. Ikonekta ang mapagkukunan ng kuryente
I-plug ang fax machine sa pinakamalapit na outlet ng pader. Tiyaking ang koneksyon ay tunog at ang plug ay umaangkop sa outlet nang maayos. Kapag nakakonekta ang fax machine sa pinagmulan ng kuryente, tiyaking mananatili itong off para sa natitirang pag-set up.
Hakbang 3. I-secure ang linya ng telepono
Ang isang fax machine ay gumagamit ng isang linya ng telepono upang magpadala at tumanggap ng data upang lumikha at mag-print ng mga dokumento. Hindi sila gagana sa pamamagitan ng isang linya ng telepono na nakabatay sa internet. Siguraduhing magkaroon ng isang aktibong linya ng telepono at isang numero ng telepono para sa fax machine upang ang iyong makina ay makapagpadala at makatanggap ng mga signal upang likhain ang mga dokumento.
Tawagan ang iyong tagapagbigay ng cable at telepono upang mag-set-up ng isang landline kung kinakailangan
Hakbang 4. Ikonekta ang cable ng telepono
Ang isang karaniwang cable ng telepono ay dapat na konektado sa jack ng telepono ng fax machine, na karaniwang nasa likod ng makina. Ang kabilang dulo ng kurdon ay dapat na direktang ma-secure sa pinakamalapit na jack ng telepono sa dingding. I-double check upang makita na ang kurdon ay konektado sa makina at jack ng telepono sa dingding.
Hakbang 5. Magdagdag ng papel at tinta
Mangangailangan ang fax ng isang supply ng papel at tinta upang lumikha at mai-print ang mga papasok na dokumento. Tiyaking nasa kamay mo ang mga suplay na ito.
- Bago ipasok ang papel, magpaypay o i-flip ang stack ng papel upang matiyak na hindi sila magkadikit. Makakatulong ito na maiwasan ang mga jam ng papel.
- Ang bawat makina ay maglalagay ng isang tiyak na uri, laki, at bilang ng mga cartridge ng tinta. Tiyaking suriin ang mga tagubilin ng makina upang magpasya kung anong pinakamahusay na gumagana ang tinta sa iyong machine.
Hakbang 6. Suriin ang koneksyon
Kapag nakakonekta ang iyong fax machine at naipasok na ang papel at tinta, buksan ang makina at suriin ang koneksyon sa telepono. Dapat na ligtas ang koneksyon upang magamit ang fax machine.
- Suriin na ang landline ay maayos na konektado sa pamamagitan ng pagkuha ng tatanggap ng fax machine kung ito ay magagamit sa iyong aparato. Ang tatanggap ay dapat maging katulad ng isang telepono. Makinig para sa tunog ng tunog ng isang tono ng dial, na kung saan ay ipahiwatig na ang koneksyon ay ligtas.
- Kung ang fax ay walang tatanggap, maaari mong ikonekta ang isang telepono sa pamamagitan ng panlabas na jack ng telepono sa fax machine. Dapat mong marinig ang tunog ng tunog ng isang tono ng dial kung ang koneksyon ay tunog.
Bahagi 2 ng 3: Pagpapadala ng isang Fax
Hakbang 1. I-on ang makina
Siguraduhin na ang makina ay nakabukas at ang cord ng telepono ay ligtas na nasa lugar bago magpadala ng isang dokumento. Maaari mong hilinging suriin ang tatanggap para sa isang tono ng dial upang matiyak na ang koneksyon ay ligtas.
Hakbang 2. Gumamit ng isang sheet ng takip
Ang isang sheet ng takip ay isang mahusay na paraan upang magarantiya na makakarating ang iyong dokumento sa tamang tao. Partikular itong kapaki-pakinabang kapag nagpapadala ng mga fax sa isang negosyo kung saan maraming mga empleyado ang maaaring gumagamit ng parehong aparato. Dapat isama sa isang sheet ng takip ang pangalan ng tatanggap, ang kanilang numero ng fax at ang sa iyo, ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay, at ang bilang ng mga pahina na dapat asahan ng tatanggap sa fax.
Ang pagsasama ng bilang ng pahina sa cover sheet ay kapaki-pakinabang para sa tatanggap upang malalaman nila kung natanggap nila ang lahat ng kinakailangang mga pahina
Hakbang 3. Ayusin nang maayos ang mga dokumento
Siguraduhing magdagdag ng mga numero ng pahina at ilagay ang mga pahina ng dokumento sa pagkakasunud-sunod na nais mong matanggap ang mga ito. Hindi mo nais ang tatanggap na tuliruhin ang mga pahina nang magkasama. Maaari itong maging sanhi ng pagkalito at maaaring makagambala sa inilaan na kahulugan sa likod ng dokumento. Ang pag-order ng mga pahina at pagnunumero ng mga ito ay masisiguro ang isang mahusay na paglipat ng impormasyon.
Hakbang 4. Ipasok ang mga dokumento sa scanner
Karamihan sa mga fax machine ay kakailanganin mong ilagay ang dokumento alinman sa face-up o face-down sa bahagi ng scanner ng fax machine. Walang karaniwang pamamaraan sa lahat ng mga aparato. Karamihan sa mga fax machine ay magpapahiwatig kung aling pamamaraan ang gagamitin na may isang madaling basahin na simbolo sa harap ng aparato.
Hakbang 5. I-dial ang numero ng fax ng tatanggap
Gamit ang key pad sa harap ng fax, i-dial ang numero ng fax ng tatanggap, kasama ang area code. Kung nagpo-fax ka ng isang dokumento sa pandaigdigan, dapat mong ipasok ang code ng bansa. Kung mayroong isang numero ng korporasyon na ginagamit para sa pagdayal sa labas (madalas na "7" o "9"), tiyaking pindutin ang digit na iyon bago ang area o country code at ang fax number.
Hakbang 6. Ipadala ang mga dokumento
Kapag na-dial mo na ang numero, kakailanganin ng karamihan sa mga fax machine na pindutin mo ang isang "send" o "start" na pindutan upang maipadala ang dokumento. Panoorin habang nagpapadala ang dokumento kung sakaling may error o isang paper jam. Kapag naging matagumpay ang paglilipat ng dokumento, ang fax na may print ang isang ulat sa pag-usad o pahina ng kumpirmasyon. Kung nakatanggap ka ng isang mensahe ng error, subukang ipadala muli ang dokumento.
Bahagi 3 ng 3: Pagtanggap ng isang Fax
Hakbang 1. Suriin ang koneksyon
Tiyaking nakabukas ang fax machine. Mahalaga rin na tiyakin na ang fax machine ay konektado sa isang mapagkukunan ng kuryente at ang jack ng telepono upang makatanggap ng mga fax. Maaari mong hilingin na kunin ang tatanggap at pakinggan ang tono ng dial upang matiyak ang wastong koneksyon.
Hakbang 2. Suriin ang supply ng papel at tinta
Gusto mong magbigay ng sapat na papel at tinta sa fax machine. Kung makakatanggap ka ng maraming mga dokumento sa pamamagitan ng fax machine, tiyaking suriin ang mga supply na ito nang madalas. Kung hindi man, maaaring mapigilan ka nitong makatanggap ng isang dokumento sa kabuuan o maantala ang pagdating nito.
Hakbang 3. Makinig para sa ringtone
Tatunog ang fax machine o gagawing isang tunog na dial-up kapag tumatanggap ito ng papasok na dokumento. Ang makina ay nakatakda upang awtomatikong iproseso ang mga dokumentong ito, kaya't hindi ka kinakailangang gumawa ng anumang bagay sa ngayon. Iwasan ang pagpindot sa mga pindutan sa makina sa oras na ito o kung hindi man ang kaguluhan ay maaaring makagambala o makakonekta.
Hakbang 4. Suriin ang dokumento
Kapag matagumpay na natanggap ng fax machine ang dokumento, ii-print nito ang mga pahina sa pagkakasunud-sunod na inilagay ng nagpadala. Suriin ang coverheet upang matiyak na ikaw ang inilaan na tatanggap at ang lahat ng mga pahina ay matagumpay na nailipat at na-print.
Hakbang 5. Pagsubaybay sa nagpadala
Kung nais mong kumpirmahing natanggap mo ang fax, o kung nag-aalala ka na hindi mo natanggap ang lahat ng kinakailangang impormasyon, maaari mong hilingin ang follow-up sa nagpadala sa pamamagitan ng telepono o email. Ang impormasyon sa pakikipag-ugnay ay maaaring nakalista sa coverheet, kaya sumangguni sa pahinang ito kung wala kang madaling gamitin na impormasyon ng nagpadala.
