Karamihan sa mga tao ay nagsulat ng hindi mabilang na mga email at nagtaka kung bakit kailangan nilang maghintay ng mahabang panahon para sa isang tugon. Ang pagbibigay ng isang email ng isang pakiramdam ng pagka-madali ay simple, ngunit kailangan mong piliin ang iyong mga salita nang maingat. Umasa sa mga salitang hindi sensitibo sa oras habang tumatawag sa mambabasa na kumilos kaagad. Hangga't pinapanatili mo ang iyong email na maikli at pare-pareho sa tono, maaari kang gumawa ng anumang email na kagyat na tunog.
Mga hakbang
Bahagi 1 ng 3: Lumilikha ng isang Linya ng Paksa
Hakbang 1. Sumangguni sa tatanggap sa iyong linya ng paksa
Kung direkta mong tinutugunan ang ibang tao, higit na nakikilala ang iyong email. Magagawa mo ito sa pamamagitan ng pagbanggit ng pangalan ng tao o sa pamamagitan ng paggamit ng mga salitang "ikaw" at "iyong." Ang mga salitang ito ay direkta, mapag-uusap, at hinihikayat ang tatanggap na buksan ang email.
- Halimbawa, simulan ang linya ng paksa sa isang parirala tulad ng "Hoy Bill!" o "Tumawag ka na ba?"
- Kung hindi mo alam ang pangalan ng tao, maaari kang mag-refer ng isang personal na detalye tulad ng lokasyon ng tatanggap. Halimbawa, sabihin, "Pinakamahusay na mga restawran sa iyong lungsod."
Hakbang 2. Gumamit ng kagyat na wika sa linya ng paksa
Mahalagang i-relay ang pagka-madali sa lalong madaling panahon. Hikayatin ang mambabasa na mag-click sa email sa pamamagitan ng pagsasama ng isang call to action o isang sanggunian sa kakulangan. Ipinapahiwatig ng mga taktika na ito na ang mambabasa ay kailangang kumilos kaagad upang makinabang mula sa email.
- Halimbawa, gumamit ng mga salita at parirala tulad ng "Magmadali!" o "24 na oras na natitira" upang tawagan ang mambabasa na kumilos ngayon.
- Ipahiwatig na may isang bagay na limitado, tulad ng pagsasabing, "Ang item na ito ay lilipad sa mga istante."
Hakbang 3. Pahiwatig kung ano ang nasa loob ng email
Sundin ang agarang salita na may isang malinaw na larawan ng kung ano ang dapat asahan ng mambabasa sa loob ng email. Gumamit ng mga salitang nakatuon sa pagkilos upang magmungkahi kung paano dapat tumugon ang mambabasa. Tiyaking pinapanatili mong malinaw at maikli ang linya ng paksa upang hindi malito ang pamagat.
- Halimbawa, maaari mong sabihin ang tulad ng, "Magmadali! Sale ito."
- Maaari mo ring ipaliwanag ang email sa pamamagitan ng mga numero. Halimbawa, sabihin, "5 mga paraan upang mabawasan ang iyong singil sa kuryente."
Hakbang 4. Magtanong sa mambabasa ng isang katanungan para sa isang alternatibong paraan upang makatawag pansin
Ang isang katanungan ay maaaring maging isang mahusay na paraan ng pagpapahiwatig kung ano ang nasa loob ng iyong email. Ang tanong ay dapat na may kaugnayan sa mambabasa. Dapat itong sumangguni sa isang kagyat na kaganapan o isang paksa na kailangang malaman ng mambabasa, hinihimok sila na basahin agad ang email.
- Halimbawa, masasabi mo tulad ng, "Huling pagkakataon - nag-order ka na ba ng iyong mga tiket?"
- Ang isa pang halimbawa ay, "Paano ka magiging mas produktibo ngayon?"
Bahagi 2 ng 3: Pagbubuo ng Teksto ng Email
Hakbang 1. Humantong sa isang solusyon sa isang kaugnay na problema
Sa teksto, ipaliwanag kung bakit mo pinapadala ang email. Ipakita sa mambabasa kung ano ang nagpapadali sa email na ito at kung bakit dapat silang tumugon dito sa lalong madaling panahon. Maging kasing tukoy hangga't maaari upang magmungkahi ng kung ano ang makukuha ng ibang tao sa pagbabasa ng iyong email.
- Halimbawa, maaari mong sabihin ang isang bagay tulad ng, Ang aming benta ay may mga sapatos na may tatak na pambatang presyo."
- Maaari mong isulat, "Tumawag sa kliyente ngayon upang makapasok sa ilalim ng deadline."
Hakbang 2. Ilarawan ang layunin ng email sa mga maiikling pangungusap
Iwasan ang paggawa ng isang agarang email na mahaba at nakalilito. Limitahan ang iyong sarili sa isang pares ng mga maikling pangungusap o talata. I-relay ang iyong mensahe sa isang paraan na madaling maunawaan at wastong gramatika.
- Upang maiwasang masyadong mahaba ang iyong mensahe, subukang gumawa ng isang listahan ng mga pinakamahalagang puntos na kailangan mong gawin.
- Maraming mga negosyo ang nagsasama ng isang imahe sa email. Ipinapaliwanag nang mahusay ng isang ad sa pagbebenta ang layunin ng email nang mahusay.
Hakbang 3. Gumamit ng banayad at di-komprontasyong tono
Sa pamamagitan ng pagsubok na tunog ng kagyat, maaari kang magmula bilang mapilit o nakakatakot. Iwasang hingin na magbayad ng pansin ang mambabasa at tumugon, dahil mas madalas itong nag-backfr sa hindi. Sa halip, ipares ang mga salitang nauugnay sa oras sa mga mungkahi ng mga aksyon na dapat gawin ng mambabasa.
- Halimbawa, sabihin, "May 5 mga natitirang mga spot sa eroplano. Mangyaring tawagan ngayon upang ireserba ang iyong puwesto."
- Upang maiwasan ang tunog ng pananakot, maging medyo hindi direkta. Halimbawa, sabihin, "Ang pagnanakaw ng pagkakakilanlan ay tumataas ng 5% bawat taon, na ginagawang mas mahalaga kaysa dati upang protektahan ang iyong personal na impormasyon."
Hakbang 4. Magsama ng isang call to action sa dulo
Gamitin ang huling pangungusap ng iyong email upang gabayan ang mambabasa patungo sa aksyon na nais mong gawin nila. Kailangan itong maging tiyak, kaya isama ang anumang impormasyon na kailangan nila upang tumugon sa iyong email. Maaari itong maging isang pindutan upang pindutin, isang link sa website, o isang numero ng telepono.
- Halimbawa, kung nais mong may tumawag, sabihin, "Mangyaring tawagan ako ngayon" at subaybayan ang iyong numero ng telepono.
- Ibigay ang eksaktong link ng website. Kung nais mong makita ng isang tao ang isang tukoy na produkto, i-post ang link sa pahina ng produkto, hindi ang pangkalahatang website.
- Kung nais mong idirekta ang isang tao sa isang pisikal na lokasyon, makakatulong itong magbigay ng mga direksyon, mapa, at iba pang mga sanggunian.
Bahagi 3 ng 3: Pagpino ng Email
Hakbang 1. Gumamit ng isang email address na madaling makilala
Maraming tao ang nakakakita muna ng email address, at kung hindi ito makikilala, maaari nilang laktawan ang email. Tiyaking iminungkahi ng iyong email address kung ano ang maaaring asahan ng ibang tao na makita sa email. Isapersonal ang iyong email address upang gawing mas nakikita ang iyong email.
- Halimbawa, gamitin ang iyong pangalan. Ang email ay dapat magmukhang kagaya ng, "John Smith, wikiHow" o "[email protected]."
- Iwasang gumamit ng mga random na numero at simbolo, dahil hindi ito propesyonal at ginagawang spam ang iyong email.
Hakbang 2. Lumikha ng isang deadline para sa isang tugon sa email
Upang tunog kagyat, ibigay ang impression na ang mambabasa ay kailangang kumilos ngayon. Kahit na wala kang isang tukoy na deadline, magpanggap na mayroong isa. Tiyaking na-refer mo ang deadline na ito nang madalas hangga't maaari sa buong email.
- Halimbawa, maaari mong sabihin na, "Nagtatapos ang deal na ito bukas."
- Kung wala kang isang tukoy na deadline, subukang sabihin, "Mangyaring tumugon sa Martes" o "Gusto ko itong pahalagahan kung tumugon ka ng 5:00 PM."
Hakbang 3. Basahin muli ang email upang matiyak na mayroon itong pare-parehong layunin
Ang lahat ng impormasyon sa email ay dapat na nauugnay sa iyong layunin sa pagpapadala nito. Ang layuning ito ang dapat bigyang diin sa linya ng paksa at sa buong teksto. Ang bawat detalye ay kailangang humantong sa layuning iyon, na sinasabi sa mambabasa kung ano ang kailangan nilang malaman upang kumilos ito. I-edit ang anumang mga detalye na hindi umaangkop, dahil nakakaalis ang mga ito mula sa kagyat na tono.
- Kung nagbebenta ka ng isang produkto, isasama mo ang mga tampok ng produkto at pinakamalaking pakinabang. Ang mga mahahabang kwento o maliliit na detalye ay maaaring nakagagambala.
- Halimbawa, kung umaabot ka sa isang customer, baka gusto mong sabihin sa kanila, "Makatipid ng 20% kapag namimili ka sa aking bagong website."
- Isipin kung ano ang kailangang malaman ng tao. Kung nakipag-ugnay ka na sa isang tao, hindi mo na kailangang ulitin ang sinabi mo dati.
Hakbang 4. Iwasang mag-type ng malalaking titik o maikling salita
Mahusay na mga diskarte sa pagta-type at kahulugan ng gramatika na ginagawang mas madali maintindihan ang iyong email. Iwasang gumamit ng maraming mga tandang padamdam o hindi kinakailangang malalaking titik. Gumamit ng wastong wika at magalang.
- Iwasan ang mga maiikling salita tulad ng "u," "ur," "plz," at emojis.
- Maraming mga tandang pananalita, malalaking titik, o numero ay maaari ring magpalitaw ng isang filter ng spam, nangangahulugang maaaring hindi man makita ang iyong email.
Mga Tip
- Panatilihin ang iyong email na pare-pareho at naaaksyunan mula sa linya ng paksa hanggang sa huling pangungusap.
- Tiyaking nakatuon ang email sa kung ano ang nais mong ipahayag. Tanggalin ang anumang tumututol sa iyong mensahe.
- Palaging basahin muli at i-edit ang iyong email bago ipadala ito. Madalas kang mahahanap ang mga spot na kailangang maging mas maigsi at kagyat.
