Ang pagsusulat ng isang email ng paalala sa paalala ay maaaring maging nakakalito. Hindi mo nais na makarating bilang mapilit o naiinip, ngunit mahalaga na maiparating ang iyong mensahe. Magtakda ng isang friendly na tono sa iyong email na may mga pagbati at pinalambot na mga expression. Takpan ang mga kinakailangan ng iyong paalalang email upang malinaw na malaman ng tatanggap kung ano ang gusto mo. Siguraduhin ang isang email na walang error sa gayon ay nakatagpo ka hindi lamang bilang magiliw, ngunit propesyonal din.
Mga hakbang
Bahagi 1 ng 3: Pagtatakda ng isang Maligayang Tono
Hakbang 1. Batiin ang tatanggap
Sa mga sitwasyon sa negosyo, maaaring kailanganin mong gumamit ng isang karaniwang pagbati, tulad ng "Mahal na so-and-so." Gayunpaman, higit pa at higit pa, ang mga isinapersonal na email ay nagiging pamantayan. Ang ilang mga pagbati sa email na makakatulong sa iyo na makagawa ng isang maibiging tono mula sa simula ay kasama ang:
- Kumusta John
- Kumusta
- Matagal na hindi nakikita
- Hoy!
Hakbang 2. Sanggunian ang iyong koneksyon sa tatanggap
Kung mananatili ka lang sa paalala, maaaring malamig ang iyong mensahe. Sanggunian ang iyong personal na koneksyon sa tatanggap sa pamamagitan ng pagsasama ng mga parirala na sumasalamin sa iyong pagkakaibigan at pagbabahagi ng mga karanasan. Maaaring kabilang dito ang:
- Kumusta ang paaralan?
- Kaibigan ko, kamusta ka na?
- Napakagandang oras ko sa iyo noong huling linggo.
- Kailan ang huli nating pag-usapan, isang buwan na ang nakakalipas?
- Ang biyahe naming magkasama ay isang pagsabog! Kakailanganin natin itong gawin muli.
Hakbang 3. Palambutin ang iyong mga expression
Ito ay lalong mahalaga para sa paalala bahagi ng email. Kung medyo matagal na mula nang makipag-ugnay ka sa tatanggap, maaaring angkop na mag-alok ng isang magaan na paghingi ng tawad o dahilan para makipag-ugnay lamang alang-alang sa isang paalala. Ang ilang mga halimbawa ng pinalambot na mga expression ay kinabibilangan ng:
- Alam kong matagal na mula nang mapag-usapan, ngunit nais kong ipaalala sa iyo ang tungkol sa…
- Napaka-hectic ng mga bagay sa bagong sanggol, naalala ko lang na paalalahanan ka…
- Alam kong naging abala ka, kaya hindi kita ginugol, ngunit nais kong magpadala ng isang paalala …
Hakbang 4. Maging magalang
Kung ang paalala ay mahalaga, madali itong makatagpo ng napakalakas. Tandaan na ang tatanggap ay may mga bagay na nangyayari sa kanilang buhay. Tandaan na sabihin ang "pakiusap" at "salamat" at mga katumbas na expression din. Maaari kang magsama ng magagalang na parirala tulad ng:
- Paumanhin na abalahin ka, ngunit nais kong tiyakin …
- Kung maaari mong mangyaring tumugon sa email na ito sa sandaling mayroon kang oras …
- Salamat sa paglalaan ng oras upang mabasa ang anumang tugon sa paalala na ito. Pinapahalagahan ko ito.
- Inaasahan ko ang iyong tugon.
Bahagi 2 ng 3: Saklaw ang mga Kinakailangan
Hakbang 1. Gumamit ng isang linya ng paksa
Hindi mo kailangang magsulat ng isang matalino na linya ng paksa. Ang mga malinaw at hanggang sa punto ay magiging pinaka kapaki-pakinabang. Papayagan nito ang tatanggap na malaman ang layunin ng email nang isang sulyap. Ang ilang mga karaniwang pagpipilian para sa isang maayang paalala sa email ay maaaring magsama ng:
- Pagcheck in
- Mabilis na paalala tungkol sa…
- Paparating na paglalakbay / kaganapan / atbp.
- Headcount para sa paglalakbay / kaganapan / atbp.
Hakbang 2. Tandaan na isama ang iyong paalala
Kapag sinusubukan mo nang husto upang maging magiliw at magalang, madali itong iwanan ang isang bagay na mahalaga, tulad ng aktwal na paalala. Ilagay ang iyong paalala malapit sa simula ng email, ilang sandali pagkatapos ng pagbati at isang maikling personal na koneksyon. Halimbawa:
- "Kumusta, Medyo matagal na rin simula ng mapag-usapan natin, Ben. Kumusta ang iyong asawa at mga anak? Ang minahan ay naging abala ako, ngunit nais kong mag-check in sa iyo tungkol sa…"
-
Hoy!
Lola, napakahulugan kong magpadala ng mensahe sa iyo. Pasensya na sa sobrang abala ko. Nais ko lamang ipaalala sa iyo ang tungkol sa aming tanghalian …"
Hakbang 3. Gumamit ng maiikling wika
Karaniwan itong totoo na ang magalang na wika ay gumagamit ng mas mahahabang expression. Halimbawa, ang pariralang "Mas masipag ka" ay magiging politer bilang "Maaaring magandang ideya kung masipag ka." Habang magalang, ang mga mahahabang expression na ito ay maaaring maging mahirap na tukuyin ang pokus ng iyong email.
Gumamit ng isang pinasimple na istraktura para sa iyong email. Maaari itong magmukhang: Pagbati (pagbubukas) → Personal na Koneksyon → Paalala → Valediksyon (pagsasara)
Hakbang 4. I-edit ang hindi kinakailangang impormasyon
Para sa bawat pangungusap at bawat bahagi ng bawat pangungusap, tanungin ang iyong sarili, "Kailangan ba ito?" Sa ilang mga kaso, ang "kinakailangan" ay maaaring mangahulugan ng isang malawak na bilang "Kailangan ito upang ang aking email ay hindi malamig." Alisin ang mga hindi kinakailangang bahagi ng email.
Sa pangkalahatan, ang mga pang-abay (tulad ng "napaka," "talaga," "tunay," "labis," at "tiyak") ay maaaring alisin upang mas maikli ang iyong mensahe
Hakbang 5. Isara ang email gamit ang isang valediction
Ang "Valediction" ay isang magarbong salita na nangangahulugang "pamamaalam." Kasama sa mga Valedication ang mga expression tulad ng "Best," "Regards," "Yours Truly," at "Taos-puso." Dapat sundin ng iyong lagda ang iyong valediction. Ang mga karaniwang valedikasyong ito, gayunpaman, ay maaaring magkaroon ng impersonal. Maaari mong subukan ang isang bagay tulad ng:
- Ang kaibigan mo
- Cheers
- Lahat ng pinakamahusay
- Magandang araw
- Tag, ikaw na yan
- Inaasahan ang pagdinig mula sa iyo
Bahagi 3 ng 3: Pagtiyak sa isang Email na Walang Error
Hakbang 1. Proofread ang iyong email
Kahit na ang pagsulyap sa iyong email nang isang beses o dalawang beses nang mabilis ay aalisin ang maraming mga simpleng error na maaaring nakalusot habang sinusulat ito. Pagkatapos mong mag-compose, i-proofread ang iyong email para sa spelling at grammar.
- Maraming mga serbisyo sa email ang mayroong isang libreng grammar at spelling checker. Ang kalidad ng mga ito ay nakasalalay sa iyong email provider. Sa ilang mga kaso, ang mga pamato na ito ay maaaring hindi masyadong tumpak.
- Tandaan na suriin ang iyong linya ng paksa, ang iyong pagbati, at ang iyong valediction (pagsasara). Madali itong tingnan at itutuon lamang ang nilalaman ng iyong email.
Hakbang 2. Basahin nang malakas ang iyong email
Kung nagsusulat ka ng isang mahalagang email, o kung talagang nais mong maging partikular na magiliw o magalang sa isang tao, basahin ang iyong email mula umpisa hanggang sa matapos nang malakas. Nakakausap ba ito? Kung gayon, handa nang ipadala ang iyong email.
Isulat muli ang mga pangungusap o daanan na parang clunky. Gamitin ang iyong pinakamahusay na paghuhusga kapag sinusuri ito. Mag-iiba ito sa bawat tao, depende sa iyong istilo ng pagsasalita
Hakbang 3. Magpatingin sa ibang tao sa email
Para sa mahahalagang komunikasyon, tulad ng mga inilaan para sa negosyo, maaaring gusto mo ng ibang tao na suriin ang paalala bago ipadala ito. Kung nakasulat ka ng isang maigsi na email, sa pangkalahatan ito ay tumatagal ng kaunting oras at makakatulong na mahuli kahit ang pinakamaliit na mga error.
- Suriin ang iyong serbisyo sa pagmemensahe sa online. Magpadala ng isang mensahe sa isang kaibigan online na humihiling ng isang bagay tulad ng, "Hoy, maaari mo bang basahin ang isang maikling email na kailangan kong ipadala? Magtatagal lamang ito."
- Alalahaning ipahayag ang iyong pasasalamat sa sinumang magbasa sa iyong email. Ginagawa ka nila ng isang pabor, pagkatapos ng lahat.
