Ang isang pagkilala sa email ay nagpapapaalam sa ibang tao na nakatanggap ka ng isang mensahe o kahilingan, kahit na hindi kaagad makapagbigay ng buong tugon. Habang hindi mo kailangang magpadala ng isang pagkilala para sa bawat personal na email na natanggap mo, dapat kang tumugon sa isang propesyonal o setting ng negosyo kapag direkta kang hinarap. Kung kailangan mo lamang sabihin sa ibang tao na natanggap mo ang kanilang email, magpadala ng isang maikling pagkilala upang ipaalam sa kanila. Kung ang tao ay humiling ng isang serbisyo o nag-order ng isang produkto, magbigay ng karagdagang impormasyon tungkol sa kung kailan aasahan ang isang tugon o kung paano lutasin ang anumang mga isyu.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 2: Pagkumpirma na Nakatanggap ka ng isang Email
Hakbang 1. Tumugon kung nakalista ka sa linya ng To: o pinangalanan sa mensahe
Suriin ang tuktok ng email upang makita kung nakalista ng nagpadala ang iyong email address sa linya na "To:". Kung hindi ka nakalista doon, i-scan ang nilalaman ng email upang makita kung lilitaw ang iyong pangalan saanman doon. Kung nakikita mo ang iyong pangalan, siguraduhing magpadala ng isang pagkilala dahil direkta kang nakatuon.
Kung nakalista lamang ang iyong email address sa linya na "CC" ng email ngunit hindi ka nabanggit sa katawan, hindi mo kailangang magpadala ng pagkilala dahil malamang na ipinadala ang mensahe sa isang malaking pangkat ng mga tao
Babala:
Iwasang kilalanin ang mga spam message dahil maaari silang magpatuloy sa pagpapadala sa iyo ng mga email kung tumugon ka.
Hakbang 2. Address ang nagpadala sa pamamagitan ng pangalan sa pagbati
Simulan ang iyong pagbati sa tuktok ng iyong email upang makita kaagad ng ibang tao kapag binuksan nila ito. Gumamit ng isang pormal na pagbati, tulad ng "Kamusta" o "Mahal," na sinusundan ng kanilang pangalan. Kung tumutugon ka sa isang nakahihigit o sa isang taong hindi mo pamilyar, gamitin ang kanilang pamagat na sinusundan ng kanilang apelyido. Kung kilala mo ang ibang tao, maaari mong gamitin ang kanilang unang pangalan.
Halimbawa, maaari mong sabihin na, "Kumusta Mrs Davis," o "Mahal na Jonathan," bilang iyong pagbati
Hakbang 3. Banggitin nang maikli na nabasa mo sa pamamagitan ng email
Gumamit lamang ng ilang mga pangungusap para sa iyong pagkilala kaya't tila hindi ito masyadong salita. Salamat sa tao sa pagpapadala ng email o ipaalam sa kanila na natanggap mo ang kanilang mensahe. Kung mayroong anumang mga tukoy na detalye, muling isulat ito sa iyong mga pambungad na pangungusap upang maipakita na nabasa ka sa kanilang mensahe.
- Halimbawa, maaari kang sumulat ng isang bagay tulad ng, "Salamat sa pagpapadala sa akin ng mensahe tungkol sa pulong sa susunod na linggo," o "Natanggap at nabasa ko ang iyong email tungkol sa aming bagong potensyal na kliyente."
- Kung wala kang oras upang basahin ang email, masasabi mo tulad ng, “Salamat sa pag-abot sa akin. Natanggap ko ang iyong mensahe at babasahin ko ito sa lalong madaling panahon na makakaya ko."
Hakbang 4. Magbigay ng isang tinatayang oras para sa isang tugon kung ang email ay may isang kahilingan o tanong
Kung may oras ka upang ganap na tumugon kaagad, gawin ito sa lalong madaling panahon upang makatulong na maipakita na mapagkakatiwalaan ka at maaasahan. Kung hindi man, magbigay ng isang timeframe kung saan ang ibang tao ay maaaring asahan ang isa pang mensahe mula sa iyo upang hindi nila isipin na hindi mo pinapansin ang mga ito. Mag-ingat na huwag mag-overpromise sa kung gaano ka kadaling makakatugon kung sa palagay mo ay mas matagal ito.
- Halimbawa, maaari mong sabihin na, "Makukuha ko sa iyo ang impormasyong iyon sa loob ng 2 araw," o, "Makikipag-ugnay ulit ako sa paglaon ngayon upang talakayin pa ang isyu."
- Kung hindi mo alam kung gaano katagal bago tumugon, gamitin, "Babalik ako sa iyo sa lalong madaling panahon sa anumang mga katanungan o komento."
- Kung walang kahilingan o isyu na kailangan mong tugunan sa email, hindi mo kailangang tumugon sa isang timeframe.
Hakbang 5. Tapusin ang email sa isang pagsasara at iyong pangalan bago ipadala ito
Gumamit ng isang pormal na pagsasara sa iyong email, tulad ng "Pinakamahusay," o "Salamat muli," upang matulungan ang mensahe na parang mas propesyonal. Isulat ang iyong pangalan pagkatapos ng iyong pagsara upang balutin ang iyong mensahe. Tiyaking nabaybay nang tama ang lahat bago i-click ang Send button.
- Halimbawa, maaari kang sumulat ng, "Pinakamahusay, Beth" o "Salamat muli, Travis."
- Maaari ka ring magbigay ng isang numero ng telepono o isang kahaliling email address pagkatapos ng iyong pangalan kung nais mong bigyan ang ibang tao ng ibang paraan upang makipag-ugnay sa iyo.
Hakbang 6. Mag-follow up ng isang buong email sa pagtugon sa lalong madaling panahon
Kung ang orihinal na email ay may isang hiling o isang katanungan, maglaan ng oras upang magsulat ng isang buong tugon kapag nagawa mo. Sagutin nang buo ang lahat ng mga alalahanin o katanungan sa mensahe upang maipakita na kumuha ka ng oras upang isaalang-alang ang kanilang mensahe. Panatilihin ang isang magalang at positibong tono sa buong mensahe upang mapanatili ang isang mahusay na repertoire sa kanila.
Kung kailangan mo ng mas maraming oras, tulad ng kung naghihintay ka sa isang ulat o dokumento, subukang magpadala ng isang follow-up na email na may isang pag-update at bagong timeframe upang hindi maisip ng ibang tao na nakalimutan mo ang tungkol sa kanila
Paraan 2 ng 2: Pagtugon sa Mga Serbisyo sa Negosyo at Mga Order
Hakbang 1. Ilagay sa itaas ng email ang pangalan ng tao na iyong maaabot
Magsimula sa isang pormal na pagbati, tulad ng "Kamusta" o "Mahal", upang mapanatili ang isang propesyonal na tono sa iyong mensahe. Kung hindi mo kilala ang tao, gamitin ang kanilang pamagat na sinusundan ng kanilang apelyido upang manatiling pormal. Kung mas pamilyar ka sa tao o ibibigay nila ang kanilang unang pangalan, maaari mo silang tugunan sa pamamagitan nito.
Halimbawa, maaari mong isulat ang, "Mahal na G. Christensan," o "Hello Dana," bilang iyong pagbati
Hakbang 2. Salamat sa tao at banggitin ang produkto o serbisyo na hiniling nila
Ipahayag ang tunay na pasasalamat sa tao sa pambungad na pangungusap ng iyong email. Sa parehong pangungusap, muling isulat ang produkto na iniutos ng tao o kung anong mga isyu o alalahanin ang nabanggit nila sa naunang pagsulat. Sa ganoong paraan, makikilala ng tao na naglaan ka ng oras upang basahin o iproseso ang kanilang mga nakaraang mensahe.
Halimbawa, maaari mong sabihin, "Salamat sa pag-order ng 2 kahon ng mga tsokolate mula sa aming tindahan," o, "Pinahahalagahan ka namin sa pag-abot tungkol sa pagbubukas ng trabaho na iyong na-apply."
Hakbang 3. Bigyan ang tao ng isang time frame kung kailan aasahan ang isang tugon o paghahatid
Nabanggit sa susunod na pangungusap kung gaano katagal bago makarinig ang ibang tao mula sa iyo upang hindi nila pakiramdam na nakalimutan mo ang tungkol sa kanila. Siguraduhin na ang timeframe na iyong ibinibigay ay tumpak at matapat, o kung hindi man ay maaaring magalit sila kung hindi ka nila marinig mula sa iyo.
Halimbawa, maaari mong sabihin na, "Maaari mong asahan ang iyong pakete sa 3 araw ng negosyo," o, "Mangyaring payagan ang 1-2 araw na may pasok upang tumugon kami."
Pagkakaiba-iba:
Kung hindi mo alam kung gaano katagal bago tumugon, sabihin ang isang bagay tulad ng, "Makakarating kami sa iyo sa lalong madaling panahon upang matugunan ang iyong mga alalahanin."
Hakbang 4. Magbigay ng mga mungkahi kung mayroong anumang mga isyu na hindi mo malulutas sa pamamagitan ng email
Kung hindi mo direktang malutas ang kanilang problema, subukang magrekomenda ng iba pang mga pagpipilian na maaaring maging mas kapaki-pakinabang. Panatilihin ang isang magalang at pag-unawa ng tono sa buong mensahe upang hindi ito tunog na negatibo o tila hindi taos-puso. Subukang magbigay ng maraming mga detalye hangga't maaari sa tao upang magawa nila ang mga susunod na hakbang upang malutas ang kanilang mga isyu.
Halimbawa, maaari mong sabihin, "Humihingi ako ng paumanhin na marinig na may isang isyu sa paglipat ng pera sa iyong account sa pag-check. Subukang tingnan ang aming mga FAQ upang makita kung ang iyong problema ay napunan. Kung hindi man, maaaring kailanganin mong bisitahin ang iyong bangko at kausapin ang iyong account manager upang kumpirmahin ang iyong mga transaksyon."
Hakbang 5. Iwanan ang impormasyon sa pakikipag-ugnay sa ilalim ng email
Tapusin ang iyong email sa isang pormal na pagsasara, tulad ng "Pinakamahusay" o "Salamat muli," upang wakasan mo ang mensahe sa isang magandang tala. Tiyaking isama ang iyong pangalan pagkatapos ng pagsasara. Kung nais mong bigyan ang ibang mga pagpipilian ng tao para sa pakikipag-ugnay sa iyo, maaari ka ring mag-iwan ng isang numero ng telepono, kahaliling email address, o website pagkatapos ng iyong pangalan.
