Ang pagsisimula ng isang email na may tamang pagbati ay maaaring maging nakakalito. Kapag nagpapadala ng isang propesyonal na email o pagsusulat sa isang taong hindi mo masyadong kilala, ang iyong pinakamahusay na mapagpipilian ay pumili ng isang simple, maraming nalalaman na pagbati tulad ng "Kumusta" bago mo tugunan ang tao sa kanilang apelyido. Kung nagsusulat ka sa isang kaibigan, miyembro ng pamilya, o ibang tao na mayroon kang mas kaswal na relasyon, okay lang na tingnan lamang sila sa kanilang unang pangalan.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 4: Pagpili ng isang Angkop na Pagbati
Hakbang 1. Sabihin ang "Kumusta" upang simulan ang iyong email sa isang maingat na tala
Ang isang simpleng "Kumusta" na sinusundan ng pangalan ng tao ay gagana nang maayos para sa isang karamihan ng mga email. Ito ay nakakarelaks at personal nang hindi pakiramdam ng sobrang pormal o kaswal. At dahil ito ay napakaikli at direkta, hindi nito maaabala ang iyong mambabasa o tumingin sa labas ng lugar.
Maaari mo ring gamitin ang “Hi” kapag tumutugon sa maraming tatanggap nang sabay-sabay, tulad ng sa “Kumusta kayong lahat.”
Tip:
Ang "Kumusta" ay gumawa ng isang mahusay na walang kabuluhan, lahat-ng-layunin pagbati, kung ang iyong email ay inilaan para sa isang kaibigan, isang superbisor, o isang hindi kilalang tao.
Hakbang 2. Buksan gamit ang "Mahal" para sa mas pormal na mga mensahe
Ang "Mahal" ay isang maraming nalalaman na pagbati - mas nararapat kaysa sa "Kumusta," ngunit mayroon pa ring mainit, kaaya-aya na makalumang singsing dito. Ginagawa itong isang perpektong paraan upang mag-imbita ng pagsusulatan sa parehong mga malalapit na mahal sa buhay at mga taong hindi mo masyadong kilala.
Ang pagbati na ito ay maaari ding gamitin para sa mga kaibigan at pamilya din
Hakbang 1.
- Ang salitang "Mahal" ay nagdadala din ng isang tala ng pagiging naaangkop at paggalang na hindi gaanong pormal na pagbati ay hindi.
- Ang isang kawalan ng opener na ito ay maaari itong maituring na medyo masyadong pormal para sa ilan, lalo na sa isang setting ng negosyo.
Hakbang 2. Gumamit ng isang hindi nagpapakilalang pagbati kung hindi mo alam ang pangalan ng iyong tatanggap
Ang "pagbati" at "Kung kanino ito maaaring alalahanin" ay dalawa sa pinakakaraniwan, hindi mabibigkas na hindi nagpapakilalang pagbati. Ligtas silang pusta para sa mga oras na iyon kung hindi ka sigurado kung sino ang magbabasa ng iyong mensahe.
- Maaari mo ring subukan ang isang bagay na hindi siguradong tulad ng, "Minamahal na Sir o Madam," kahit na ito ay maaaring magmula bilang medyo napuno sa lahat ngunit ang pinaka-pormal na mga email.
- Ang mga hindi nagpapakilalang pagbati ay madalas na nagtatrabaho kapag nagsusulat sa mga pangkat, tulad ng mga negosyo at organisasyon, kaysa sa mga indibidwal.
Hakbang 3. Ilagay ang pangalan ng tao nang mag-isa kung nais mong makakuha ng tama sa puntong ito
Kung natutuya ka tungkol sa kung aling pagbati ang gagamitin o mas gugustuhin mong hayaan ang iyong mensahe na maging sentro ng entablado, perpektong okay na sabihin ang pangalan ng iyong tatanggap at iwanan ito. Magdagdag lamang ng isang kuwit, laktawan ang isang linya, at sabihin kung ano ang nais mong sabihin.
- "MS. Thompson "ay hindi tunog ng anumang higit pa o mas mababa pormal kaysa sa" Kumusta Ms. Thompson, "at pinapayagan kang lampasan ang hindi pagpapasya ng pagpili ng pinakaangkop na pagbati.
- Ang paggamit ng pangalan ng tao bilang isang pagbati sa sarili nito ay maaari ding maging kapaki-pakinabang sa follow-up na pagsusulatan kapag hindi mo kinakailangang pumili ng isang bagong pagbati sa bawat oras.
Paraan 2 ng 4: Pagharap sa Iyong Tatanggap
Hakbang 1. Tawagan ang tao sa kanilang apelyido kung kilala mo sila
Ang panuntunang ito ay medyo simple: kung ikaw ay nasa batayan ng unang pangalan sa isang tao, tama na gamitin ang kanilang unang pangalan. Kung hindi man, magandang ideya na manatili sa kanilang apelyido upang maiwasan ang pagiging mapagmataas at potensyal na kuskusin ang mga ito sa maling paraan.f
Kapag sumusulat sa isang kilalang kakilala, maaari kang humantong sa kanilang pangalan nang mag-isa o maglakip ng isang mas kaswal na pagbati bilang isang pagpapakilala (ie "Hey Jackie")
Babala:
Huwag kailanman mag-refer sa isang tao na hindi mo pa nakikilala sa pamamagitan ng kanilang naibigay na pangalan maliban kung partikular na sinabi nila sa iyo na okay lang gawin ito. Hindi lang ito magalang!
Hakbang 2. Sumangguni sa propesyonal at hindi kilalang mga contact sa pamamagitan ng kanilang apelyido
Pumili ng isang naaangkop na pagbati (tandaan, "Kumusta," "Mahal," at "Pagbati" ay lahat kapaki-pakinabang para sa iba't ibang mga sitwasyon), pagkatapos ay i-tack sa pangalan ng pamilya ng tao. Karamihan sa mga email na ipinadala mo ay maaaring magsimula sa apelyido ng iyong tatanggap, lalo na kung nauugnay ito sa paggana.
- Kung ang taong nag-email ka ay babae, pumunta sa awtomatikong "Ms." sa halip na “Gng.” maliban kung alam mo para sa isang katotohanan na siya ay may asawa.
- Ang paggawa ng isang punto ng paggamit ng apelyido ng iyong tatanggap ay nagtatatag ng isang magalang at magalang na tono para sa pagsunod sa pagsusulat.
Hakbang 3. Gumamit ng isang term na tulad ng "Lahat" kapag binati ang higit sa isang tatanggap
Ang mga malalaking pangkat ay maaaring maglaman ng maraming iba't ibang mga uri ng tao, at hindi mo nais na gumawa ng anumang mga pagpapalagay tungkol sa kanilang kasarian o antas ng pamilyar. Dahil ang mga termino tulad ng "Mga Lalaki" at "Mga kababaihan at ginoo" ay maaaring ipakahulugan bilang paghihigpit sa kasarian, pinakamahusay na naipasa sila pabor sa isang bagay na mas kasama.
- Siguraduhin na iwasan ang labis-kaswal na mga pagbati tulad ng "mga tao" o "lahat," pati na rin.
- Ang pagtatapon ng maling kolektibong panghalip ay maaaring magparamdam sa isa sa iyong mga mambabasa na napamura o hindi pinansin ng buo.
Hakbang 4. Nabanggit ang pamagat o posisyon ng tao kung nauugnay ito sa iyong mensahe
Sa ilalim ng normal na mga pangyayari, maaaring parang kakaiba upang magsimula ng isang email na may "Pagbati sa Pinuno ng Serbisyo ng Customer sa Customer." Kung ang posisyon ng tao ay direktang nauugnay sa iyong dahilan sa pagsulat, bagaman, maaari itong maging isang mahusay na paraan upang pangunahin sila para sa isang katanungan, kahilingan, o reklamo.
- Ang pagtugon sa isang email sa "Direkta ng Mga Komunikasyon" sa halip na "Mr. Ipapaalam sa Everett sa iyong tatanggap na ang bagay na nasa kamay ay nagsasangkot ng pagganap ng kanilang mga indibidwal na tungkulin.
- Katulad nito, kapag nakikipag-ugnay sa pinuno ng isang samahan, maaari kang magtungo ng mga bagay sa isang pagbati tulad ng, "Mahal na Salt Lake City Union Organizer."
Paraan 3 ng 4: Pag-iwas sa Mga Karaniwang Pagkakamali sa Pagbati
Hakbang 1. Tandaan na laging isama ang isang pagbati
Ang bilang isang panuntunan para sa pagsusulat ng isang pagbati sa email ay upang matiyak na mayroong isa doon. Maaari itong maging nakakagulat upang buksan ang isang email at harapin ang isang bloke ng teksto na walang pagpapakilala o personal na kasiyahan, at tumatagal lamang ng ilang segundo upang mai-type ang ilang mga salita upang mabuo ang hangarin ng iyong komunikasyon.
Ang isang email na walang pagbati ay makikita ng marami bilang hindi kumpleto. Bilang isang resulta, maaari itong masasalamin nang mahina sa iyo o sa iyong kakayahang makipag-usap nang epektibo
Tip:
Huwag mag-overthink ito-kung hindi ka sigurado kung ano pa ang ilalagay, pumili para sa isang simpleng "Kumusta" at i-channel ang lakas ng iyong utak sa pagbuo ng natitirang iyong email.
Hakbang 2. Iwasan ang "Hoy" maliban kung malapit ka sa taong sinusulat mo
Ang "Hey" ay halos kaswal na rin. Para sa kadahilanang ito, ito ay isang katanggap-tanggap na paraan upang simulan ang isang email sa iyong matalik na kaibigan o isang katrabaho na may parehong pagraranggo, ngunit hindi isa sa isang mas mataas o sinumang nakikipag-usap ka sa unang pagkakataon.
- Bagama't hindi sila nakakapinsala, ang labis na impormal na mga pagbati tulad ng "Hey" ay hindi sinasadyang magsenyas ng kawalan ng respeto sa iyong tatanggap.
- Ang iba pang mga mode na tahimik na address, tulad ng "Ano na" o "Yo," ay hindi dapat gamitin sa mga email. Ang mga pagbati na ito ay mas mahusay na nakalaan para sa mga palitan ng text message.
Hakbang 3. Mag-ingat kapag gumagamit ng mga pagbati na tukoy sa oras tulad ng "Magandang Hapon
”Ang pagsangguni sa oras na sumusulat ka ay maaaring magbigay sa iyong email ng isang mas naisapersonal na pakiramdam at pahihintulutan kang higit na makipag-ugnay sa iyong tatanggap. Gayunpaman, dapat mo lang gawin ito kapag natitiyak mo na nasa parehong time zone sila. Kung hindi ka, maaari kang magtapos sa pagtingin sa clueless o walang konsiderasyon.
- Ang pagsasabi ng "Magandang Umaga" sa isang tao na nakatira sa kabilang panig ng mundo ay maaaring maging sanhi ng pagkalito, lalo na kung ang iyong email ay naglalaman ng impormasyong sensitibo sa oras.
- Kung natukoy mo ang iyong puso sa paggamit ng isa sa mga pagbati, hindi masasakit na maglaan ng ilang sandali upang makita kung anong oras (at petsa!) Nasa lugar kung saan babasahin ng iyong tatanggap ang iyong mensahe.
Hakbang 4. Panatilihing simple at naaangkop ang iyong bantas
Ang pinakamahusay na paraan upang mai-format ang anumang pagbati ay i-type ang iyong pagbati sa pagpipilian at pangalan mo ng tatanggap, pagkatapos ay magsingit ng isang kuwit upang matulungan ang kanilang mga mata na lumipat sa katawan ng email. Maaari mong isipin na ang isang tandang ay mas makahulugan, ngunit may isang pagkakataon na mabasa ito bilang bata o hindi propesyonal.
- Sa ilang mga kaso, maaari mo ring tapusin ang iyong pagbati sa isang colon o dash para sa isang mas pormal o kaswal na epekto, ayon sa pagkakabanggit.
- Ang paghahatid ng labis na kaguluhan ay maaaring kahit na inisin ang taong iyong sinusulat kung hindi nila ibinabahagi ang iyong sigasig.
Hakbang 5. Tiyaking binabaybay mo nang tama ang pangalan ng iyong tatanggap
Suriing muli ang pagbaybay ng pangalan ng tao tulad ng paglitaw nito sa isang nakaraang email o orihinal na dokumento bago mo ma-hit ang "ipadala." Ang isang inosenteng maling pagbaybay ay hindi ang katapusan ng salita, ngunit ang paggawa ng parehong error higit sa isang beses ay nagsasabi na wala kang sapat na pakialam upang maayos ito.
- Kung nakatagpo ka ng isang partikular na mapaghamong o hindi pangkaraniwang pangalan, tingnan kung maaari mong kopyahin at i-paste ito nang direkta sa iyong email mula sa isang labas na mapagkukunan.
- Pinatakbo mo ang peligro na ihiwalay ang iyong mambabasa sa pamamagitan ng pagbaybay ng kanilang pangalan sa maling paraan nang hindi pabago-bago.
Paraan 4 ng 4: Paggawa ng Linya sa Pagbubukas ng Iyong Email
Hakbang 1. Sabihin kaagad ang layunin ng iyong email
Gamitin ang iyong unang pangungusap upang sabihin sa eksaktong tatanggap sa iyong tatanggap kung bakit ka sumusulat. Sa ganoong paraan, hindi sila maiiwan na nakabitin. Karaniwan itong kasing simple ng paglilinis ng kung ano ang iyong tatalakayin sa katawan ng iyong mensahe sa isang sentral na ideya at gagawin itong isang maikling pagpapakilala.
- Ang isang solidong magbubukas para sa iyong email ay maaaring, "Sumusulat ako upang magtanong tungkol sa …" o, "Nais kong makuha ang iyong opinyon sa…"
- Huwag pakisamahan ang iyong tatanggap ng isang paunang naka-hangin na paunang salita o hindi kinakailangang impormasyon. Hindi na kailangang talunin ang paligid ng bush-tumalon lang doon.
Hakbang 2. Salamat sa iyong tatanggap kung nagsusulat ka ng isang tugon
Kapag nakakabalik ka sa isang tao tungkol sa isang mensahe na ipinadala nila sa iyo, kaugalian na maglaan ng ilang sandali upang magpasalamat. Ang pagiging nagpapasalamat para sa isang bagay ay maaaring maging napaka-kasiya-siya, at isang maliit na pagpapahayag ng pasasalamat ay makakatulong sa iyo na matiyak na ang iyong pagsusulat ay nagsisimula sa kanang paa.
- Habang binibigkas ang iyong unang pangungusap, tiyaking kilalanin o buod ang layunin ng orihinal na email, tulad ng sa "Salamat sa pakikipag-ugnay sa Acme Corporation tungkol sa iyong kamakailang karanasan", o, "Salamat sa mabilis na pagtugon."
- Kung ang iyong pagsusulat ay hindi nauugnay sa negosyo, maaari kang magbukas sa isang bagay tulad ng, “Salamat sa pag-abot. Napakatagal ng panahon nang hindi tayo magsalita!"
Hakbang 3. Batiin ang mga malapit na contact na may isang mas personal na tala
Kung alam mo nang maayos ang iyong tatanggap, maaari kang pumili na kumuha ng isang mas sentimental na diskarte sa pamamagitan ng pag-check in sa kanila o pagtatanong para sa mga update tungkol sa kanilang buhay. Ang mga personal na pagbati ay may isang matalik na pakiramdam at maglingkod upang maitaguyod ang isang palakaibigan, taos-pusong pabagu-bago.
- Maaari kang gumamit ng linya ng lead tulad ng, "Congrats on the new baby!" o "Nasa Brooklyn lang ako at nagdala ito ng maraming magagandang alaala" upang paalalahanan ang isang kamag-anak o chummy office mate na nasa iniisip mo.
- Siguraduhin na ang anumang personal na mga komento o tanong na isinasama mo ay naaangkop na ibinigay sa iyong relasyon sa iyong tatanggap. Nagtatanong, "Paano mo nagustuhan ang iyong bagong apartment?" maaaring gumapang sa isang taong nakilala mo lamang isang beses o dalawang beses.
Hakbang 4. Magtrabaho sa isang maliit na katatawanan bilang isang icebreaker na nakakakuha ng pansin
Habang ang katatawanan ay madalas na pinanghihinaan ng loob sa propesyonal na mundo, maaari itong magbigay ng isang sandali ng malugod na kaluwagan mula sa likas na katangian ng praktikal na pang-araw-araw na komunikasyon kapag ginamit nang matino. Karamihan sa mga tao ay ginagamit sa pag-sketch ng dry, to-the-point na mga email, kaya ang mga nakakatawang pagbati ay maaaring magkaroon ng epekto ng pag-hook sa iyong mambabasa at gawing mas nakikipag-ugnayan ang mga ito.
”Kung nais mong gumaan ng kaunti ang mga bagay, subukan ang isang pambungad na linya tulad ng,“Biyernes na ba?” o, "Alam ko kung gaano mo kagustuhan ang pakikinig mula sa akin ng una sa umaga."
Babala:
Ang isang mabilis na naisip na quip o kaunting mga hangal na pag-play ng salita ay maaaring maging kapaki-pakinabang para sa pagsasabuhay ng walang kulay na mga propesyonal na email, ngunit kapag tinawag ito ng sitwasyon.
Mga Tip
- Sa kabila ng pagiging maikli, ang pagbati ay isa sa pinakamahalagang bahagi ng isang email sa negosyo. Mahalagang ibinibigay nito sa iyong tatanggap ang kanilang unang impression sa iyo at propesyonal na kilos.
- Ang mga ibinigay o ginustong mga pangalan ng karamihan sa mga tao ay matatagpuan sa kanilang impormasyon sa nagpadala, o mismong kanilang email address.
- Kung sakaling malaman mo ang pangalan ng tatanggap nang hindi nagpapakilala pagkatapos ng iyong paunang email, tiyaking isama ito sa mga kasunod na mensahe upang kilalanin ang pagbabago at magwagi ng isang mas personal na kuwerdas.
