Ang isang email sa pagbabahagi ng kaalaman ay isang email na idinisenyo upang magbahagi ng impormasyon, partikular sa lugar ng trabaho o ibang setting ng propesyonal. Ang pagbabahagi ng kaalaman ay isang mahusay na paraan upang maipakita sa iyong mga kasamahan na nagmamalasakit ka sa kanila at nais mong ibahagi ang alam mo sa kanila, sa pag-asang maaari itong makatulong sa kanila sa hinaharap. Maaari rin itong makatulong na palakasin ang iyong mga koneksyon sa propesyonal. Subukang gawing malinaw at natutunaw hangga't maaari ang iyong pagbabahagi ng mga email na posible. Gagawin nitong madali para sa iba na maunawaan at maunawaan.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 2: Pagbubuo ng Iyong Email
Hakbang 1. Sabihin nang malinaw at maikli ang layunin ng iyong email sa linya ng paksa
Sumulat ng isang linya ng paksa na nagbibigay sa iyong madla ng isang malinaw na preview ng kung ano ang aasahan kapag binuksan nila ang iyong email. Subukang panatilihin ang haba ng linya ng paksa sa halos 7 mga salita.
- Halimbawa, kung nais mong ibahagi ang kaalamang nakuha mo habang dumadalo sa isang kumperensya sa pag-coding, maaari mong gawin ang linya ng paksa tulad ng: "Mga Key Takeaway mula sa Miami Coders Conference 2020."
- Ang mga email na may malabo o sobrang haba ng mga linya ng paksa ay mas malamang na mabuksan. Umiwas sa mga maikling linya ng paksa ng 1-2 salita lamang na hindi mabisang isinasaad kung ano ang tungkol sa email.
Tip: Kung nais mong basahin ng mga tao ang iyong email sa pagbabahagi ng kaalaman sa loob ng isang tiyak na timeframe, magsama ng isang petsa sa linya ng paksa. Halimbawa, maaari mong ilagay ang "Mga Pag-unlad sa industriya upang Talakayin sa Pagpupulong Agosto 2."
Hakbang 2. Simulan ang email sa isang pagbati na nakadirekta sa iyong tukoy na madla
Mag-isip tungkol sa madla na plano mong ipadala ang iyong pagbabahagi ng email ng kaalaman at pumili ng isang pagbati na may naaangkop na antas ng pormalidad. Gawing kasama ang pagbati sa lahat na makakatanggap ng email.
- Halimbawa, kung nagpapadala ka ng email sa isang maliit na pangkat ng mga programmer na katrabaho mo nang malapit at alam mong mabuti, maaari mong simulan ang email sa isang bagay na sobrang kaswal at palakaibigan tulad ng: "Magandang hapon, aking kapwa naka-coding na ninjas."
- Kung nagpapadala ka ng isang email sa pagbabahagi ng kaalaman sa mas mataas o ilang uri ng pangkat na naglalaman ng mga indibidwal na hindi mo personal na kilala, maaari kang pumili ng isang mas pormal na pagbati sa mga linya ng: "Minamahal na mga miyembro ng executive board," o " Magandang umaga, koponan sa marketing."
- Kung nagbabahagi ka ng kaalaman sa 1 o 2 tao lamang, maaari mo silang tugunan sa kanilang pangalan sa pagbati ng iyong email.
- Kapag may pag-aalinlangan, maaari mo lamang gamitin ang isang bagay na generic tulad ng: "Kumusta, lahat," o "Magandang hapon."
Hakbang 3. Sumulat ng ilang maikling background o konteksto sa simula ng email
Magsimula sa isang maikling talata, sa ilalim mismo ng iyong pagbati, na nagpapaliwanag kung ano ang iyong ibabahagi sa iyong email. Bibigyan nito ang mga mambabasa ng higit na konteksto para sa kung ano ang kanilang babasahin kaysa sa linya ng paksa.
Halimbawa, kung nagbabahagi ka ng mga natututo mula sa isang coding conference, maaari kang sumulat ng isang bagay tulad ng: "Noong nakaraang linggo, nagkaroon ako ng magandang kapalaran na dumalo sa edisyon ng Miami ng Miami Coders noong 2020. Nais kong ibahagi sa iyo ang ilan sa mga pangunahing takeaway mula sa 2-araw na kumperensya, kung saan nalaman namin ang tungkol sa artipisyal na katalinuhan at mga trend sa pag-coding para sa 2021. Inaasahan kong ang kaalamang ito ay magiging kapaki-pakinabang at kawili-wili sa iyo tulad ng sa akin."
Hakbang 4. Paghiwalayin ang katawan ng email sa mga seksyon
Hatiin ang mga pangunahing puntong nais mong ibahagi sa mga cohesive na seksyon, kaya mas madaling sundin at digest. Ilagay ang mga heading sa simula ng bawat seksyon ng impormasyon upang linawin kung ano ang tungkol sa teksto sa ibaba. Paghiwalayin ang mga mahahabang seksyon sa maraming mas maiikling talata upang paghiwalayin ang impormasyon, sa halip na magtapon lamang ng maraming impormasyon sa 1 mahabang bloke ng teksto.
- Siguraduhin na ang bawat isa sa iyong mga talata ay naglalaman ng mga magkakaugnay na puntos. Kung nagsisimula ka ng isang bagong pag-iisip, simulang magsulat ng isang bagong talata.
- Halimbawa, kung nais mong ibahagi ang natutunan tungkol sa artipisyal na intelligence at pag-coding sa isang kamakailan-lamang na pagpupulong na iyong dinaluhan, maaari mong buuin ang iyong email na tulad nito: isang heading ng seksyon na nagsasabing, tungkol sa paksa, sinundan ng isa pang heading ng seksyon na nagsasabing, "Mga Pag-coding ng Trends para sa 2021," na sinusundan ng ilang iba pang mga talata.
Hakbang 5. Tapusin ang katawan ng email gamit ang isang talata sa buod
Sumulat ng isang maikling talata bago ang iyong pag-sign off na muling binibigkas ang ilan sa pangunahing impormasyon na nilalaman ng iyong email. Ipaalam sa iyong mga mambabasa kung ano ang inaasahan mong makuha mula sa ibinahaging kaalaman at isama ang anumang nauugnay na mga item sa pagkilos.
- Halimbawa, maaari mong sabihin ang isang bagay tulad ng: "Tulad ng nakikita mo, maraming mga kapanapanabik na mga bagong pagpapaunlad sa AI na nauugnay sa marketing at maraming mga kagiliw-giliw na mga bagong kalakaran sa pagprograma na dapat abangan noong 2021. Inaasahan kong mailalapat mo ang impormasyong ito sa aming mga proyekto sa pag-unlad at iniisip ang mga paraan na mapapabuti namin ang aming mga produkto sa susunod na taon."
- Ang isang halimbawa ng item ng pagkilos ay magiging tulad ng: "Magplano tayo na ibahagi ang ilan sa aming mga iniisip sa lahat ng impormasyong ito sa pulong sa Biyernes. Mangyaring dumating handa na may hindi bababa sa 1 point upang talakayin."
Hakbang 6. Tapusin ang iyong email sa isang pag-sign off na susundan ng iyong pangalan at pamagat
Pumili ng isang pag-sign off na maikli at magiliw na may naaangkop na antas ng pormalidad para sa iyong madla. Isama ang iyong pangalan at pamagat sa pinakadulo, upang malaman ng eksakto ng mga tao kung kanino nanggaling ang email, na lalong mahalaga kung hindi mo personal na kilala ang lahat ng mga miyembro ng iyong madla.
- Ang mga halimbawa ng mga kaswal na pag-sign off na gumagana para sa halos anumang email ay: "Salamat," "Regards," at "Lahat ng pinakamahusay."
- Ang ilan pang mga pormal na pag-sign off ay: "Taos-puso," at "Magalang ang iyo."
- Ang ilang mga ideya para sa higit pang mga kaswal na mga pag-sign off, na maaari mong gamitin para sa isang email sa mga tao upang gumana o makita araw-araw, ay: "Makita tayong lahat bukas," at "Cheers."
- Kung nagbabahagi ka ng kaalaman sa labas ng iyong samahan, isama ang pangalan ng iyong samahan pagkatapos ng iyong pangalan at pamagat din, upang malaman ng mga tao kung saan mo isinulat ang mga ito.
Paraan 2 ng 2: Ginagawa ang Iyong Email Reader-Friendly
Hakbang 1. Panatilihing maikli ang iyong email hangga't maaari
Subukang isama ang lahat ng impormasyong nais mong ibahagi sa ilang mga salita hangga't maaari. Kung mas matagal ang iyong email, mas malamang ang mga taong nais mong ibahagi ang iyong kaalaman ay basahin ang buong bagay.
- Kung nagsusulat ka tungkol sa isang partikular na kumplikadong paksa, maaari mong palaging isama ang mga link sa mga mapagkukunan sa labas o mga kalakip upang magbigay ng mas detalyadong impormasyon. Sa ganoong paraan, ang mga interesado sa iyong ibinabahagi ay maaaring sumisid nang malalim sa paksa.
- Walang itinakdang panuntunang bato kung gaano dapat katagal ang isang email sa pagbabahagi ng kaalaman, at depende ito nang malaki sa uri ng impormasyong ibinabahagi mo at ang pagiging kumplikado ng paksa. Ang isang mabuting tuntunin ng hinlalaki ay upang hindi magsulat ng isang email na mas mahaba kaysa sa nais mong basahin ang iyong sarili.
Hakbang 2. I-highlight ang mahalagang impormasyon sa mga puntos ng bala o mga may bilang na listahan
Ulitin ang mga pangunahing piraso ng impormasyon mula sa iyong mga talata ng teksto sa mga puntos ng bala o mga may bilang na listahan. Nakakatulong ito na ulitin ang kaalamang ibinabahagi mo at binibigyan ang mga mambabasa ng isang bagay upang mabilis na masulyap upang makakuha ng ilan sa mga pangunahing punto ng iyong email.
Halimbawa, maaari kang gumawa ng isang listahan na may pamagat tulad ng "Nangungunang 5 Mga Trend sa Marketing para sa 2021" at isulat ang mga trend mula sa 1-5 sa isang may bilang na listahan sa ibaba nito. Madaling makita ng mga mambabasa kung ano ang mga kalakaran, pagkatapos ay basahin ang teksto ng iyong email kung nais nila ng higit na malalim na impormasyon
Hakbang 3. Gumamit ng simple, madaling maunawaan na wika hangga't maaari
Iwasang gumamit ng malalaking salita at jargon upang ipaliwanag ang iyong mga puntos maliban kung kailangan mong ganap. Gagawin nitong mas madali ang iyong email na mabasa at maunawaan ng isang mas malawak na madla na marahil ay hindi gaanong pamilyar sa paksang sinusulat mo tulad mo.
Isaalang-alang ang iyong madla kapag pinipili mo kung anong wika ang gagamitin din. Kung nagsusulat ka sa isang maliit na pangkat ng mga programmer, halimbawa, marahil ay maaari kang makawala sa paggamit ng higit pang jargon ng pag-coding sa iyong email kaysa sa pagsusulat mo sa iba't ibang madla
Tip: Kung talagang kailangan mong gumamit ng isang salita na maaaring hindi alam ng mga tao upang ipaliwanag ang isang punto, magbigay ng isang kahulugan sa unang pagkakataon na ginamit mo ang salita sa nilalaman ng iyong email.
Hakbang 4. Sumulat sa isang propesyonal na tono
Maging magalang, gumamit ng wastong grammar at bantas, at maingat na piliin ang iyong mga salita. Iwasan ang pagsusulat sa isang kaswal na tono at huwag gumamit ng slang o hindi propesyonal na wika. Tutulungan ka nitong makilala bilang propesyonal at may kaalaman sa paksang pinagbabahagi mo ng impormasyon.
- Halimbawa, huwag sumulat ng mga salita sa lahat ng takip at gumamit ng pait na marka ng tandang, upang hindi ka makatagpo tulad ng pagsigaw mo sa iyong madla.
- Huwag gumamit ng mga salitang balbal o parirala tulad ng "yo," "ano na," o "lahat," upang pangalanan ang ilan.
Hakbang 5. Dumikit sa karaniwang mga font, character, at pag-format ng email
Huwag gumamit ng anumang mga font o espesyal na character na wala ang ilang mga system. Gumamit ng isang karaniwang font ng system na built-in sa iyong email server, manatili sa paggamit ng mga character na nasa isang karaniwang keyboard, at huwag makagulo sa default na pag-format ng iyong email.
Titiyakin nito na halos ang sinumang tumatanggap ng iyong email sa ibang computer o sa pamamagitan ng ibang email server ay makakakita mismo ng iyong nakita noong isinulat mo ang iyong email
Mga Tip
- Palaging isaalang-alang ang iyong madla kapag nagsusulat ka ng isang email sa pagbabahagi ng kaalaman. Tutulungan ka nitong matukoy ang antas ng pormalidad, tono, at kung anong wika ang gagamitin.
- Tiyaking nagpapadala ka ng isang email sa pagbabahagi ng kaalaman sa mga taong higit na makikinabang dito. Halimbawa, ang isang programmer ay maaaring hindi interesado sa mga trend at pagpapaunlad ng industriya ng marketing, ngunit maaaring may isang tao sa serbisyo sa kliyente.
- Bago ka gumawa ng isang email sa pagbabahagi ng kaalaman, tanungin ang iyong sarili kung ito ang pinakamahusay na paraan upang ibahagi ang impormasyon. Sa ilang mga kaso, maaari kang magpasya na ang isang personal na pagpupulong o isang pagtatanghal sa video conference ay magiging mas epektibo.
- Lumikha ng isang balangkas ng kung ano ang nais mong ibahagi bago mo isulat ang iyong email. Halimbawa, kung nais mong magbahagi ng ilang mga diskarte sa marketing na natutunan mo sa isang webinar na napuntahan mo, maaari mong isulat ang mga pangunahing puntong tulad ng "bagong mga diskarte sa SEO," "mga diskarte sa marketing ng email," at "mga pinakamahusay na kasanayan sa marketing ng nilalaman."
Mga babala
- Tiyaking ang wikang ginagamit mo sa iyong email ay maiintindihan ng lahat sa iyong madla. Halimbawa, huwag gumamit ng isang bungkos ng jargon sa programa kung nagsusulat ka sa iyong buong kumpanya.
- Palaging i-proofread at baybayin suriin ang iyong mga email bago mo ipadala ang mga ito. Kung naglalaman ang iyong email ng mga error, hindi ka mahahanap bilang isang maaasahang mapagkukunan ng kaalaman.
