Ang Excel ay isang napaka kapaki-pakinabang na programa, ngunit ang iba't ibang mga pag-andar nito ay maaaring mukhang napakalaki! Huwag kang magalala. Maraming mga tip at trick na maaari mong magamit upang matulungan kang makumpleto nang mabilis ang iyong trabaho. Maaari mong dagdagan ang iyong hanay ng kasanayan sa pamamagitan ng pag-aaral ng isang bagong hanay ng mga trick. Maaari mo ring matutunan na gumamit ng mga talahanayan ng pivot upang mas mahusay na pag-aralan ang iyong data. Panghuli, gumugol ng ilang oras sa pagtuklas ng mga bagong pag-andar. Maraming mga paraan upang mabilis na maging isang excel master!
Mga hakbang
Paraan 1 ng 4: Mga Trick sa Pag-aaral at Timesavers
Hakbang 1. Gumamit ng mga keyboard shortcut upang mag-navigate nang mas mabilis
Ipatupad ang mga keyboard shortcut at gupitin ang oras na kinakailangan upang magamit ang iyong mouse. Halimbawa, kung pinipigilan mo ang ctrl key habang nag-click sa isang arrow button, pipiliin mo ang lahat ng mga cell sa pagtatapos ng spreadsheet. Suriin kung gaano ka mas mabilis magtrabaho nang wala ang iyong mouse!
- Gawing pera ang mga numero sa pamamagitan ng pagpindot sa ctrl, shift, at $ nang sabay-sabay.
- I-convert ang mga numero sa mga petsa sa pamamagitan ng pagpindot sa ctrl, shift, at # nang sabay.
- Mabilis na baguhin ang mga pahina sa pamamagitan ng pagpindot sa ctrl habang pinindot ang pahina pataas o pahina pababa, na matatagpuan sa kanang sulok sa itaas ng iyong keyboard.
- Pangkalahatan, ang Excel para sa Mac ay na-update upang malapit na maging kahawig ng Excel para sa Windows. Kung nagkakaroon ka ng mga problema sa paggamit ng mga shortcut na ito, maaari mong suriin ang mga tagubilin para sa iyong partikular na programa.
Hakbang 2. Pumunta sa menu ng Pagsunud-sunurin na may isang shortcut:
utos, shift, r. Nag-aalok ang Excel ng mga pasadyang listahan sa menu ng Pag-uri-uriin. Maaari kang pumili upang ayusin ang iyong ani sa paghahatid ng linggo, buwan, o priyoridad, halimbawa. Matapos mong ipasok ang menu na ito, maaari mong i-click ang buksan ang drop-down na kahon na "Pagbukud-bukurin Ayon". Doon, maaari mong makita ang isang malawak na hanay ng mga pagpipilian batay sa iyong sariling spreadsheet. Gaano ito katulong?
Hakbang 3. Pindutin ang alt="Imahe" at ang Down Arrow upang makapunta sa menu ng filter
Papayagan ka ng shortcut na ito na makapunta sa filter menu nang mas mabilis! Makakakita ka ng mga drop-down na menu na magbibigay-daan sa iyong pumili at pumili kung ano ang nais mong i-highlight sa iyong spreadsheet. Maaari mo ring gamitin ang maraming iba pang mga keyboard shortcut upang magamit nang mas mahusay ang mga filter:
- Pindutin ang ctrl, shift, L upang i-on o i-off ang mga filter.
- Pindutin ang ALT, pababang arrow upang maipakita ang Filter Drop Down Menu.
Hakbang 4. Hanapin ang Mabilis na Pagsusuri sa ibabang sulok
Mas mabilis mong makakagawa ng pangunahing pagsusuri nang hindi kinakailangang maghanap para sa tampok na gusto mo. Ang Mabilis na Pagsusuri ay may isang maliit na menu sa kanang sulok sa ibaba ng iyong spreadsheet. Sa menu na ito, mahahanap mo ang maraming mga tool na maaaring magamit upang mahila ang iba't ibang mga bahagi ng iyong data. Pinipigilan ka ng tagatipid ng oras na ito na maghanap para sa mga tukoy na tampok - marami sa kanila ang nasa menu na ito.
Hakbang 5. Pumunta sa Ipasok> Mga Tsart upang makahanap ng mga bagong tsart
Ang mga tsart ay maaaring gawing mas kawili-wili ang iyong data! Huwag makaalis sa isang rut ng paggamit ng parehong lumang mga chart ng pie. Mapahanga ang iyong boss at buhayin ang iyong data sa pamamagitan ng paggamit ng mga hierarchical chart tulad ng tree map. Ipapakita nito ang iyong data bilang isang parisukat (ang kabuuan ng iyong data) na binubuo ng mas maliit na mga parihaba na kumakatawan sa mga indibidwal na bahagi ng iyong data.
Ang isa pang mas bagong tsart ay ang talon, na naglalarawan kung paano nag-aambag ang mga bahagi ng data sa kabuuan. Maaari mo ring makita ang isang ito sa Mga Tsart
Hakbang 6. Gumawa ng matatag na mga hula gamit ang One-Click Forecasting
Ang tool na ito ay magpapadama sa iyo ng isang pro. Piliin ang data na nais mong pag-aralan. Pumunta sa tab na Data at ipasok ang pangkat ng Pagtataya. Piliin ang Forecast Sheet at galugarin ang mga pagpipilian sa dialog box.
- Halimbawa, maaari kang pumili na ipakita ang iyong impormasyon bilang alinman sa isang linya o tsart ng bar.
- Maaari mo ring piliin ang pagpipilian ng forecasting depende sa pana-panahon.
Paraan 2 ng 4: Paggamit ng Mga Table ng Pivot
Hakbang 1. Pumunta sa Data sa Excel at piliin ang Mga Tables ng Pivot
Ang pag-master ng mga talahanayan ng pivot ay maaaring maging isang real changer ng laro para sa mga gumagamit ng Excel. Tutulungan ka ng mga talahanayan ng pivot na isaayos muli ang iyong data at tingnan ito sa iba't ibang paraan. Awtomatiko na ipupuno ng Excel ang iyong data, ngunit maaari mo itong ilipat ayon sa gusto mo. Kapag nilikha mo ang talahanayan, maaari mong piliin kung paano mo nais itong ayusin sa pamamagitan ng pagpili ng isa sa apat na pagpipilian:
- I-ulat ang Filter, na magpapahintulot sa iyo na tumingin lamang sa ilang mga hilera.
- Mga Label ng Haligi, na maaaring gumana bilang iyong mga header.
- Mga Row Labels, na maaari mong gamitin upang pangalanan ang iyong mga row.
- Halaga, na nagbibigay-daan sa iyo upang pumili kung nais mong bilangin o kabuuan ang iyong data at nag-aalok ng iba't ibang iba pang mga manipulasyon.
Hakbang 2. Magdagdag ng maraming mga hilera at haligi nang sabay
Kapag tinitingnan ang iyong talahanayan, maaari kang pumili kung aling mga hilera o haligi ang nais mong idagdag. I-highlight ang mga hilera / haligi na nais mong ipasok, mag-right click, at piliin ang "Ipasok." Makakatipid ito ng oras, dahil mas mabilis ito kaysa sa pagdaragdag ng mga indibidwal na haligi o hilera.
Hakbang 3. I-down ang iyong data sa mga filter
Kapag nag-click ka sa tab na Data sa iyong spreadsheet, piliin ang "Filter." Maaari mong piliin kung nais mong tingnan ang iyong mga haligi sa pababang o pataas na pagkakasunud-sunod sa pamamagitan ng pag-click sa arrow sa tabi ng iyong header ng haligi. Maaari mo ring gawin ito upang pumili kung aling mga hilera ang nais mong tingnan.
Hakbang 4. I-highlight ang haligi na nais mong baguhin
Sa ilang mga kaso, baka gusto mong baguhin ang iyong data mula sa mga row sa mga haligi, o kabaligtaran. I-highlight ang hilera o haligi na nais mong baguhin at mag-right click. Pagkatapos piliin ang "Kopyahin." Piliin ang cell kung saan mo nais simulan ang iyong bagong hilera o haligi. Susunod, mag-right click at piliin ang "I-paste ang Espesyal." Lilitaw ang isang bagong pagpipilian at maaari mong i-click ang "Transpose."
Hakbang 5. I-highlight ang isang hilera o haligi upang alisin ang mga duplicate
Kung nagtatrabaho ka sa isang malaking hanay ng data, maaari kang magkaroon ng maraming pag-uulit sa iyong data. Piliin ang hilera o haligi na nais mong pinuhin at i-highlight ito. Sa tab na Data, tumingin sa ilalim ng "Mga Tool" at piliin ang "Alisin ang Mga Duplicate."
Hihilingin sa iyo ng isang pop-up na kumpirmahin kung aling data ang nais mong manipulahin. Muli, piliin ang "Alisin ang Mga Duplicate."
Paraan 3 ng 4: Pagdaragdag ng Mga Bagong Formula at Pag-andar sa Iyong Repertoire
Hakbang 1. Gamitin ang tool na Ipasok ang Formula
Huwag matakot na subukan ang ilang mga bagong formula. Upang magpasok ng isang pagpapaandar, i-highlight ang cell na maglalaman ng pagpapaandar. Susunod, i-click ang tab na Formula sa Ribbon sa tuktok ng iyong spreadsheet at piliin ang "Ipasok ang Pag-andar." Kung alam mo ang eksaktong pormula na nais mong gamitin, maaari mo itong mai-type. Maaari mo ring i-type ang mga keyword tulad ng "bilangin ang mga cell". Matutulungan ka ng Excel na makita ang pormula na kailangan mo, na talagang kapaki-pakinabang.
Hakbang 2. Magsanay gamit ang SUMPRODUCT sa Excel
Ang pagpapaandar na ito ay ginagamit upang maparami ang mga arrays o saklaw at bigyan ka ng kabuuan ng produkto. Ang syntax ay: = SUMPRODUCT (array1, [array 2],…)
Mayroong iba't ibang mga pag-andar sa loob ng SUMPRODUCT. Halimbawa, kung kailangan mong idagdag ang mga ibabang halaga ng iyong data, maaari mong piliin ang maliit na pag-andar sa loob ng pagpapaandar ng SUMPRODUCT
Hakbang 3. Gamitin ang pagpapaandar ng COUNTIF
Kapaki-pakinabang ito kung nais mong matukoy kung gaano karaming beses lumilitaw ang isang numero o salita sa iyong spreadsheet. Ang formula ay = COUNTIF (saklaw, pamantayan).
Halimbawa, kung nais mong malaman kung gaano kadalas lumilitaw ang salitang "California", magta-type ka = COUNTIF (B: B, "California")
Hakbang 4. Gumamit ng VLOOKUP upang pagsamahin ang data
Maaari mong isipin ang VLOOKUP na katulad sa paggamit ng isang libro sa telepono upang magamit ang pangalan ng isang tao upang mahanap ang kanilang numero ng telepono. Pinapayagan ka ng pagpapaandar na ito na tumingin sa isang piraso ng impormasyon at hanapin ang kaukulang halaga nito sa pareho o magkakaibang hilera o haligi.
- Maaari mong malaman na nais mong pagsamahin ang 2 o higit pang mga spreadsheet sa 1. Una, tiyaking mayroon kang hindi bababa sa 1 haligi na ganap na magkapareho sa parehong mga spreadsheet. Ang pormula ay: = VLOOKUP (halaga ng paghahanap, hanay ng talahanayan, numero ng haligi, [pagsasaayos ng saklaw]).
-
Halimbawa, kapag nag-input ka ng iyong sariling mga variable maaaring ganito ang hitsura:
- = VLOOKUP (C2, Sheet2! A: B, 2, FALSE)
- Makatutulong ito kung mayroon kang isang numero ng bahagi para sa isang piraso ng kagamitan at kailangan mong malaman ang presyo ng bahagi.
Paraan 4 ng 4: Pagkonsulta sa Ibang Mga Mapagkukunan upang Matuto Nang Higit Pa
Hakbang 1. Bumaling sa Mr Excel para sa mga nakakalito na problema
Kahit na ang isang eksperto sa Excel ay maaaring magkaroon ng mga isyu. Ayos lang iyon! Maraming mga tampok ang Excel, medyo mahirap matiyak silang lahat. Kung nakita mo na natigil ka, pumunta lamang sa www.mrexcel.com. Una, maaari mong subukang hanapin ang sagot sa iyong katanungan sa mga board ng mensahe. Ang iba pang mga paggamit ay maaaring maging kapaki-pakinabang sa pagtulong sa iyo.
Kung kailangan mo ng tulong ng dalubhasa, maaari kang mag-sign up para sa isang konsulta mula kay G. Excel. Maaaring gumastos ka ng kaunting pera, ngunit malamang na makakuha ka ng isang pasadyang solusyon na makakatulong sa iyo
Hakbang 2. Kumuha ng isang libreng online tutorial
Naghahanap ka man ng mga bagong mga shortcut, o naghahanap lamang upang wow ang iyong boss ng mga bagong kasanayan, ang isang tutorial ay makakatulong sa iyo na makakuha ng isang leg up. Nag-aalok ang GCF Learn Free ng isang talagang masusing kurso na tumatalakay sa iba't ibang mga isyu sa Excel. Maaari mong malaman kung paano mas mabilis na gumamit ng pagsusuri ng Ano-Kung, at makita ang mga halimbawa kung paano gumamit ng maraming iba't ibang mga formula.
Hakbang 3. Gumawa ng isang mabilis na paghahanap sa internet upang makahanap ng isang klase sa iyong lugar
Sa iyong search engine i-type lamang ang "excel class" at kung saan ka nakatira. Halimbawa, maaari mong i-type ang "excel class sa Chicago". Para sa isang bayad, maaari kang magrehistro para sa mga personal na klase o online. Magagawa mong tanungin ang isang dalubhasang nagtuturo na ipakita sa iyo ang pinakabagong mga trick.
Mga Tip
- Maaari kang kumuha ng mga klase sa Excel online o personal sa iyong lokal na kolehiyo sa pamayanan.
- Maaari mo ring makita na kapaki-pakinabang upang mag-download ng ilang mga template ng Excel at magsanay gamit ang iyong bagong kasanayan.
