Ang pagbukas ng iyong email inbox ay maaaring maging tulad ng pagbubukas ng kahon ng Pandora ng hindi sapat na grammar, hindi magandang pagbaybay, at masamang lasa. Isaalang-alang kung ano ang mga impression na ginawa ng iyong mga email sa iba; palaging ito ang tamang oras upang itakda ang iyong mga email na hiwalay sa pack. Sundin ang mga hakbang na ito at pagbutihin ang iyong pag-uugali sa email.
Mga hakbang
Hakbang 1. Panatilihing maikli, makausap, at nakatuon ang iyong email
Mas mahirap basahin ang mga titik sa isang computer screen kaysa sa isang sheet ng papel, kaya't panatilihing maikli ang mga email at sa puntong ito. Habang walang perpektong haba ng email, panatilihing maikli ang mga pangungusap, tungkol sa 8-12 mga salita at mag-iwan ng puwang sa pagitan ng mga talata.
Sa isang email sa trabaho, dumiretso sa puntong: "Inaasahan kong gagawin mo …" "Sa palagay ko dapat tayo ….." atbp sa harap mismo, ginagawa ang kaso sa mga sumusunod na linya. Nabasa lamang ng maraming tao ang mga unang ilang linya bago magpasya na tumugon o mag-save para sa paglaon. Ang linya na iyon ay dapat magbigay ng sapat na "karne" upang payagan ang isang may kaalamang desisyon. Para sa mga personal na email, madalas na isang magandang ideya na buksan gamit ang isang maikling personal na tala bago makuha ang pangunahing punto ng iyong email
Hakbang 2. Iwasan ang magarbong pag-format
Ang pagbabago ng mga font at kulay, pagpasok ng mga listahan ng bala, o paggamit ng HTML ay maaaring gawing kakaiba ang hitsura ng isang email o i-render itong hindi nababasa para sa tatanggap, kahit na mukhang maayos ang pag-format sa iyong computer. Panatilihing simple.
Hakbang 3. Limitahan ang mga kalakip
Huwag magdagdag ng isang kalakip maliban kung talagang kinakailangan. Panatilihing maliit ang mga kalakip hangga't maaari. Karamihan sa mga aplikasyon ng email ay maaaring magpadala at makatanggap ng mga kalakip hanggang sa 1 MB, ngunit ang anumang bagay na maaaring maging isang abala para sa iyo o sa tatanggap, at kahit na ang mas maliit na mga file ay maaaring tumagal ng mahabang oras upang buksan kung ang koneksyon sa email ng tatanggap ay mabagal. Kung kailangan mong magpadala ng isang mas malaking file, i-compress o i-zip ito o gumamit ng mga serbisyong online na makakatulong sa iyong magpadala ng malalaking mga file tulad ng YouSendIt.com. Kung kailangan mong magpadala ng maraming mga pahina, tulad ng mga plano sa pagpupulong o malalaking pagwawasto ng teksto, magpadala ng isang fax o isang na-type na hanay ng mga pahina sa isang liham.
- Huwag mag-zip ng mga kalakip na email maliban kung kinakailangan. Maliban kung ang isang kalakip ay masyadong malaki upang ipadala kung hindi man, ipagsapalaran mo ang pag-aaksaya ng oras ng iyong tatanggap at posibleng hadlangan ang mga ito mula sa pag-access sa iyong mga kalakip. Maraming mga mobile device ang hindi nagawang mai-compress ang mga zip file. Bilang karagdagan ito ay kalabisan dahil maraming mga karaniwang mga file tulad ng.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word at Powerpoint) ay nasa isang naka-compress na format.
- Tandaan na maraming tao o negosyo ang hindi magbubukas ng mga kalakip mula sa isang taong hindi nila kakilala, at ang ilang mga email account ay na-set up upang awtomatikong magpadala ng mga email na may mga kalakip sa folder ng spam, kaya't kung nag-a-apply ka para sa isang trabaho, halimbawa, tiyaking sinusunod mo ang mga tagubilin ng tatanggap tungkol sa mga kalakip. Kung walang ibinigay na tagubilin, magpadala ng isa pang email upang ipaalam sa tatanggap na magpapadala ka ng isang email na may isang kalakip.
Hakbang 4. Mag-isip bago magpadala
Huwag magpadala ng mga e-mail kapag ikaw ay emosyonal. Huwag mag-atubiling isulat ang paksa at teksto ng email, pagkatapos ay i-save ito. Idagdag lamang ang mga tatanggap at ipadala ito pagkatapos na magkaroon ka ng oras upang isipin ang tungkol sa iyong ipinapadala; maaari mong baguhin ang iyong isip at maging mas mahusay para dito.
Ang email ay naging isang tool din upang tanungin o sabihin sa mga tao ang mga bagay na hindi mo karaniwang sasabihin nang harapan (kailanman nagtataka kung bakit ka naging isang iba't ibang tao na likas na online?). Kung nagpapadala ka ng isang tao anumang bagay, basahin muli ito at tanungin ang iyong sarili kung sasabihin mo ito sa kanila kung sila ay nasa tabi mo mismo, o harap-harapan. Kung ito ay nasa isang madaling kabuluhan na paksa, basahin ito nang dalawang beses.
Hakbang 5. Mag-ingat sa paggamit ng mga pagpapaikli at emoticon
Maaari itong tanggapin sa isang impormal na e-mail tulad ng sa isang kaibigan. Gayunpaman, sa isang pormal na liham hindi mo sasabihin sa isang tao na "tumatawa ka ng malakas," maaaring makita ng mga tao na hindi naaangkop, at maramdaman na ikaw ay walang kabuluhan.
Ang ilang mga pagpapaikli, tulad ng "BTW" para sa "By the Way," ay karaniwang ginagamit sa mga email at sa pangkalahatan ay katanggap-tanggap maliban sa pormal, propesyonal na mga email
Paraan 1 ng 3: Pagsulat ng Mga Bagong E-mail
Hakbang 1. Gamitin nang tama ang mga patlang ng tatanggap
Inaasahan na kumilos ang mga dumadalo sa "to" na larangan, at ang mga nasa "CC" ay para sa pagpapaalam sa mga kasamahan o boss.
- Mag-ingat tungkol sa paghiling ng ACTION mula sa higit sa isang tao sa patlang na "To:". Maaari itong humantong sa maraming mga pagsisikap para sa parehong gawain, o walang pagsisikap dahil ipinapalagay na may ibang tao na humawak sa kahilingan.
- Kung nagpapadala ng isang e-mail sa isang listahan ng mga tao na ang mga address ay nais mong panatilihing pribado, ilagay ang lahat sa patlang ng BCC at ilagay ang iyong sariling address sa patlang na "to".
- Kung nais mong i-phase out ang isang tao sa thread (halimbawa, kung ipinakilala ka nila sa ibang tao, at ngayon ikaw at ang taong iyon ay gumagawa ng ilang mga detalye at hindi mo nais na ilabas ang inbox ng nagpapakilala) ilipat ang address ng tao mula sa "to" o CC na patlang hanggang sa patlang ng BCC.
Hakbang 2. Gawing kapaki-pakinabang ang linya ng paksa
Ang isang mahusay na linya ng paksa ay nagbibigay ng isang kapaki-pakinabang na buod ng nilalaman ng email, na mabilis na inihahanda ang mambabasa. Ang mga inbox ng email ay madalas na nakabalot, kaya't ang isang mahusay na linya ng paksa ay tumutulong sa tatanggap na matukoy ang priyoridad ng iyong email. Nakatutulong din ito upang maiwasan ang iyong email na matanggal bago pa ito mabasa. Dahil ang paksa ay ang unang bagay na nakikita ng iyong tatanggap, panatilihin itong walang error, maikli, at iwasan ang mga pangkalahatang linya tulad ng "Kumusta," "Ano na," o ang pangalan ng tatanggap (ang huli ay maaaring ma-block ng mga filter ng anti-spam).
Iwasang unahin ang iyong mga mensahe para sa tatanggap. Umalis mula sa ugali ng pagmamarka sa bawat email bilang "Kagyat na!" o "High Priority" o ang iyong mga email ay magtatapos na tratuhin tulad ng batang lalaki na sumigaw ng lobo at lahat sila ay papansinin. Nakakairita at mapangahas na ipalagay na ang iyong kahilingan sa e-mail ay mas mataas sa pila kaysa sa iba, lalo na sa isang konteksto sa trabaho. Maging sapat na mapagbigay upang bigyan ang credit ng tatanggap para sa pagtatrabaho para sa kanilang sarili kung paano unahin ang iyong mensahe
Paraan 2 ng 3: Tumugon sa E-mail
Hakbang 1. Mag-ingat sa kung sino ang iyong kinopya sa mga tugon
Kung tumugon ka sa isang mensahe at pagkatapos ay CC: isang third-party na hindi isinasama ng orihinal na nagpadala, tiyaking sa iyong isipan na ang orihinal na nagpadala ay hindi magagalit tungkol dito. Ang impormasyong ito ay maaaring "para sa iyong mga mata lamang". Ito ay lalong mahalaga kung ang orihinal na nagpadala ay ang iyong superbisor sa trabaho. Mag-ingat tungkol sa paggamit ng BCC:. Maaari itong mag-backfire kung ang tao na BCC: ay tumugon pabalik, hindi nakita na ang kanilang kopya ay isang bulag.
Hakbang 2. Tukuyin kung kanino ka dapat tumugon
Sa pangkalahatan ay hinihiling ng mga email na ipinadala sa iyo na tumugon ka lamang sa nagpadala, ngunit para sa mga email na ipinadala sa maraming tao, maaaring kailanganin mong piliin ang opsyong "Tumugon sa Lahat" upang maipadala ang iyong tugon sa lahat. Maging matalino; gamit ang "Tugon Lahat" sa lahat ng oras ay lumilikha ng mga pagbabalik ng kasaganaan at nag-iiwan ng mga mensahe na nakalulungkot sa mga in-box ng maraming tao. Isaalang-alang ang mga kahihinatnan ng pagtanggap ng isang email, pagpindot sa lahat ng tugon at lumalabas ito sa dalawampung tao at pagkatapos ang dalawampung taong iyon ay tumama sa tugon sa lahat; maaari itong mabilis na mag-compound sa daan-daang libu-libong mga email at nararamdaman ng lahat na pinipilit na pindutin ang "tumugon sa lahat" bilang isang paraan ng pagpapanatili sa bawat tao sa loop dahil walang nakakaalam kung sino ang sinadya na basahin ito at kung sino ang hindi.
Hakbang 3. Mag-isip ng dalawang beses bago tumugon upang magpasalamat lamang
Ang ilang mga tao ay hindi nais ng isang email na nagsasabing "Salamat." Tumatagal ito ng karagdagang oras upang buksan ang email at mabasa ito upang mabasa lamang ang alam mo. Ang ilang mga tao ay nagsasama ng isang linya na nagsasabing "NTN" - "Hindi Kailangan ng Salamat."
Hakbang 4. Ibuod ang mahabang mga talakayan
Nakakainis ang pag-scroll sa mga pahina ng mga tugon upang maunawaan ang isang talakayan. Sa halip na magpatuloy na magpasa ng isang string ng mensahe, maglaan ng isang minuto upang ibuod ito para sa iyong (mga) mambabasa.
Hakbang 5. Siguraduhing isama ang impormasyon na tumutugon ka
Maraming tao, at kumpanya, ang sumusulat at tumutugon sa daan-daang mga email araw-araw. Iwasang magpadala ng isang hindi malinaw na email na nagsasabing 'Oo' lamang. Isama ang tanong na tinanong ng tatanggap upang malaman nila kung ano ang iyong tinutugon. Iwasang gawin ang tatanggap na mag-scroll pababa nang higit pa sa isang solong mensahe sa kasaysayan.
Hakbang 6. Sumagot kaagad
Kung kailangan mong gumawa ng ilang pagsasaliksik o ilang pag-iisip bago ka tumugon sa isang email, o kung masyadong abala ka upang sumulat kaagad ng isang buong tugon, magpadala ng isang maikling tugon na ipapaalam sa nagpadala na nakuha mo ang email at nagpapayo kung kailan ka tutugon.
Hakbang 7. Maging maagap
Kapag tumutugon sa isang email, makakapagtipid ka sa lahat ng oras sa pamamagitan ng pag-asa sa anumang mga katanungan o alalahanin na maaaring makuha ng iyong tugon. Tugunan ang mga ito sa iyong tugon bago ang isang tao ay kailangang magpadala ng isang bagong email upang magtanong tungkol sa kanila.
Paraan 3 ng 3: Ilang Pangunahing Hindi dapat gawin
Hakbang 1. Huwag ipasa ang mga email na pribado
Halimbawa, iwasang ipasa ang isang email na naglalaman ng isang lihim, lalo na kung ayaw ng tao na iyong e-mail. Ang paggawa nito ay maaaring maging sanhi upang mawalan ng tiwala sa iyo ang tatanggap, at maaari mong guluhin ang iyong relasyon. Tiyak na ayaw mong mangyari iyon.
Hakbang 2. Huwag ikalat ang mga alingawngaw tungkol sa mga tao
Kung sa tingin mo ay natutuksong gawin ito, ilagay ang iyong sarili sa sapatos ng ibang tao, at isipin kung ano ang mararamdaman mo kung ang taong iyon ay nagkalat ng mga alingawngaw tungkol sa iyo. Halimbawa Hindi ka naman magiging masaya, di ba?
Hakbang 3. Iwasang talakayin ang pribadong negosyo ng mga tao
Halimbawa, iwasang ipaalam sa iyong kaibigan na ang kanyang kaibigan ay nakipaghiwalay sa isang dating kasintahan. Ang email ay hindi ganap na pribado, kaya't posible na ang taong ang iyong negosyong tinatalakay ay maaaring makakita ng mga email at magalit sa iyo at / o mapahiya, at maaari nitong sirain ang iyong relasyon sa tao.
Hakbang 4. Iwasang mag-apoy
Karaniwang mga insulto ang ipinapadala sa online upang mapahamak ka, kaya mahalaga na huwag magpadala ng apoy sa ibang tao o magsimula ng mga giyera sa apoy. Maaari nitong magalit ang ibang tao, at maaari mo ring suspindihin ang iyong account para dito.
Hakbang 5. Iwasang ibahagi ang personal na impormasyon ng iba nang walang pahintulot
Maaari itong maging anuman, mula sa edad ng isang tao hanggang sa pangalan ng paaralan na pinapasukan niya. Ilagay ang iyong sarili sa sapatos ng ibang tao - ano ang mararamdaman mo kung may nagbigay sa iyong kaibigan ng address ng iyong bahay? Hindi ka magiging napakasaya, kaya siguraduhing makakuha ng pahintulot bago ibahagi ang personal na impormasyon ng isang tao sa iba sa pamamagitan ng email, o huwag gawin ito.
Hakbang 6. Huwag magpadala ng isang email kapag nagalit ka
Ipapakita nito na ikaw ay galit at maaari mong mapataob ang tao. Halimbawa Ito ang parehong bagay sa pagtugon sa mga email; kung nagagalit ka sa isang tao para sa pagpapadala sa iyo ng isang partikular na mensahe, huwag nang sagutin hanggang sa huminahon ka.
Mga Halimbawang Email
Halimbawa ng Email ng Paalala sa Tawag sa Kumperensya
Suportahan ang wikiHow at i-unlock ang lahat ng mga sample.
Sample ng Email na Nagpapakita ng Bagong Patakaran
Suportahan ang wikiHow at i-unlock ang lahat ng mga sample.
Sample na Propesor ng Email Tungkol sa isang Katanungan
Suportahan ang wikiHow at i-unlock ang lahat ng mga sample.
Video - Sa pamamagitan ng paggamit ng serbisyong ito, maaaring ibahagi ang ilang impormasyon sa YouTube
Mga Tip
- Ginagawa ang mga karaniwang font para sa mas madaling pagbasa. Halimbawa, Arial, Cambria at Narrow. Panatilihing normal ang laki ng font, sa pangkalahatan ay hindi hihigit sa 15. Kung kailangan mong kumuha ng pansin sa isang espesyal o bigyang diin, gumamit ng mga naka-bold o italic na font. Ito ay walang hanggan na mas mahusay kaysa sa pagsisigaw sa lahat ng mga kapitol.
- Kung pinadalhan ka ng apoy, tanggalin ito kaagad upang maiwasan ang pagsisimula ng isang giyera sa apoy.
- Tandaan na ang iyong tono ay hindi maririnig sa e-mail. Nasubukan mo na bang magmura sa isang e-mail, at tinanggap ito ng tatanggap sa maling paraan? Nabigong maiparating ng pagmemensahe ng e-mail ang mga nuances ng pandiwang komunikasyon. Sa pagtatangka na mapaghihinala ang tono ng boses, ang ilang mga tao ay gumagamit ng mga emoticon, ngunit matipid na ginagamit ang mga ito upang hindi ka lumitaw na hindi propesyonal.
Gayundin, huwag ipalagay na ang paggamit ng isang smiley emoticon ay makapaamo ng isang mahirap na mensahe.
- Iwasang gumamit ng e-mail bilang isang paraan upang maiwasan ang personal na contact. Ang "Kami ay pinadalhan ka namin ng isang email" ay maaaring maging pinaka-nakakagalit na pangungusap sa sinuman. Ang e-mail ay hindi dapat umiwas sa ideya ng harap-harapan na pakikipag-ugnay o kahit na mga pag-uusap sa telepono. Iwasan din ang paggamit ng e-mail upang maiwasan ang hindi komportable na sitwasyon tulad ng paghingi ng paumanhin o upang pagtakpan ang isang pagkakamali.
- Tapusin ang iyong email nang magalang. Ang pagsasara ng isang pahayag tulad ng "Pinakamahusay na mga pagbati," "Good luck," o "Salamat nang maaga para sa iyong tulong," ay maaaring mapahina kahit ang isang matitigas na email at maaaring makakuha ng mas kanais-nais na tugon.
- Mag-ingat sa paghahanap ng mga resibo. Habang may ilang mga pagkakataong maaaring kailanganin ang resibo para sa mga layunin ng pag-iingat ng rekord o katibayan ng pagtanggap, ang karamihan ng mga oras na ito ay nakakainis lamang at pinipilit ang mambabasa na magsagawa ng karagdagang mga pagkilos upang harapin ang iyong email. Kung talagang may kagyat, o talagang kailangan mong tiyakin na ang tatanggap ay mayroong mensahe, kunin ang telepono at gamitin ito sa halip.
- Kung pinadalhan ka ng isang bagay na ginagawang hindi komportable ka, tulad ng isang na-forward na tsismis, tanggalin ito. Hindi mo dapat nais na maging bahagi ng ito.
Mga babala
- Iwasan ang cyberbullying. Ito ay labag sa batas, at maaari itong makaapekto sa ibang mga tao, lalo na sa mga kabataan (maaari itong maging sanhi ng pagpapakamatay, halimbawa).
- Huwag gamitin ang lahat ng takip. Ito ay isang hindi kinakailangang kasanayan at maaari nitong inisin ang iyong tatanggap, na kumikita sa iyo ng isang sulat ng apoy bilang kapalit. Ang lahat ng mga capitals ay itinuturing na katumbas ng "pagsisigaw".
- Huwag pigilan ang pagpapasa ng Chain Mail. Kakaunti ang mga tao na masisiyahan sa pagtanggap ng patuloy na hindi kinakailangang mga mensahe. Ang mga uri ng e-mail na ito ay kilalang-kilala sa pagmantssa ng mapanganib at nakakapinsalang mga virus na maaaring ilipat sa at mula sa mga computer. Hangarin na ipasa lamang ang mga mensahe na natanggap mo nang direkta mula sa mga nakikipag-usap.
- Huwag gamitin ang iyong pirma sa trabaho para sa mga personal na email - gagawing hindi ka magiliw.
