Ang mga email ay isang mabilis at madaling paraan upang makipag-ugnay sa mga katrabaho at iba pang mga kasama sa negosyo, at isang mabisang tool para sa pag-iiskedyul ng lahat ng mga uri ng pagpupulong. Sinusubukan mo man bang magtakda ng isang appointment sa isang katrabaho, superior, o kumpletong estranghero, kailangan mo munang i-format ang email gamit ang isang malinaw na linya ng paksa at teksto ng katawan. Kapag na-sign off mo na ang iyong email at naipadala ang mensahe, maghintay ng 3-5 araw bago magpadala ng isang follow-up na tugon.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 2: Pag-format ng Email
Hakbang 1. Nabanggit sa linya ng paksa na nais mong matugunan
Malinaw na sabihin ang iyong layunin sa linya ng paksa ng email, upang malaman agad ng tatanggap na nais mong makipagkita sa kanila. Iwasang gumamit ng hindi malinaw na wika tulad ng "Pagpupulong" o "Posibleng Oras ng Pagpupulong." Sa halip, gumamit ng mga partikular na petsa at frame ng oras sa linya ng paksa upang malaman ng tatanggap mo kung ano ang aasahan kaagad.
Halimbawa, mag-type ng katulad nito: "Kahilingan sa Pagpupulong para sa 5/17 ng 11 AM."
Hakbang 2. Gumamit ng wastong pagbati upang simulan ang iyong email
Subukang gumamit ng isang pamantayan, pormal na pagbati kapag sinimulan mong isulat ang iyong mensahe. Kung nakakaabot ka sa isang pampublikong opisyal o ibang kilalang indibidwal na hindi mo pa nakikilala, gamitin ang kanilang buong pamagat sa heading. Kung nakikipag-ugnay ka sa isang katrabaho o nakatataas, gumamit ng isang marangal tulad ng "G.," "Gng," "Mx.," O "Miss." Bilang isang pangkalahatang tuntunin ng hinlalaki, subukang gamitin ang mga pagbati tulad ng "Mahal," "Kamusta," at "Kumusta" upang simulan ang iyong email.
- Kung tinutugunan mo ang isang pangkalahatang tanggapan o pangkat sa halip na isang indibidwal, gamitin na lang ang "Kung kanino ito maaaring patungkol".
-
Halimbawa, kung nakikipag-ugnay ka sa iyong nakahihigit, subukang balangkasin ang pagbati tulad nito:
"Mahal na G. Jackson, Inaasahan kong mahusay ka ng email na ito! Nais kong makipag-ugnay sa iyo tungkol sa isang posibleng pagpupulong."
Hakbang 3. Ipakilala ang iyong sarili kung nakikipagkita ka sa isang kumpletong estranghero
Italaga ang iyong unang talata sa isang maikling pagpapakilala kung sumusulat ka sa isang pampublikong opisyal o ibang tao na hindi mo pa nakikilala. Ituon ang iyong pangalan, posisyon, at koneksyon sa propesyonal, upang malaman ng tatanggap kung sino ka at kung bakit ka nakikipag-ugnay sa kanila. Kung nakikipag-ugnay ka sa isang taong alam mo na, tulad ng isang boss o katrabaho, huwag pakiramdam na obligado kang magsama ng isang pambungad na talata.
- Ang iyong pagpapakilala ay hindi dapat magtagal upang mabasa.
-
Subukang isulat ang isang bagay tulad nito:
Mahal na Ms. Atkins, Ang pangalan ko ay Sarah Clement, at nagtatrabaho ako sa Jones County Animal Shelter.
Hakbang 4. Ilarawan ang dahilan ng pagpupulong at ang pangkalahatang kahalagahan nito
Sa simula ng email (kasunod ng iyong pagpapakilala, kung pinili mo upang isama ang isa), sabihin ang uri ng pagpupulong na nais mong gawin sa tatanggap, at kung ito ay magiging pormal o kaswal na gawain. Kapag naipaliwanag mo na kung ano ang pagpupulong, palawakin kung bakit mahalaga ang pagpupulong sa gawaing sinusubukan mong kumpletuhin. Subukang panatilihing maikli ang iyong paliwanag, dahil ang iyong tatanggap ay maaaring walang maraming oras upang dumaan sa iyong email.
Halimbawa, subukang isulat ang isang bagay tulad nito: "Maaari mo ba akong makilala sa susunod na linggo upang pag-usapan ang darating na drive ng pag-aampon? Dahil ikaw ang kasalukuyang tagapayo sa pananalapi para sa tirahan ng hayop, naniniwala ako na maaari kang magbigay ng maraming pananaw sa badyet ng pagtatrabaho ng samahan para sa kaganapan."
Hakbang 5. Magmungkahi ng isang posibleng venue at oras para sa iyong pagpupulong
Subukang isipin ang isang lugar na kilalang-kilala at madaling ma-access ng tatanggap. Kung nagtatrabaho ka sa parehong gusali o pangkalahatang lokasyon tulad ng taong nag-e-email, tingnan kung maaari kang makilala sa panahon ng pahinga sa tanghalian. Kung ikaw at ang tatanggap ay hindi nakatira o nagtatrabaho sa isang kalapit na lokasyon, subukang imungkahi ang isang restawran o iba pang pampublikong lugar kung saan kayo maaaring magtagpo. Bilang karagdagan, banggitin ang isang saklaw ng mga oras na gagana para sa iyo, upang masabi sa iyo ng tatanggap ang kanilang kakayahang magamit.
- Kung pareho kayong abala sa mga iskedyul, isaalang-alang ang pag-iskedyul ng isang pagpupulong sa telepono o video conference.
- Halimbawa, mag-draft ng isang bagay tulad nito: Narito ako sa front desk araw-araw mula 9 hanggang 5."
Hakbang 6. Hilingin na tumugon ang tatanggap sa iyong mensahe
Dahil teknikal na nag-iiskedyul ka ng isang kaganapan, magalang na hilingin sa tumanggap na tumugon sa kanilang kakayahang magamit. Kung nakikipag-ugnay ka sa isang partikular na abalang indibidwal, tandaan na maaaring tumagal sila ng isang araw o 2 upang tumugon. bumalik
Halimbawa, sabihin ang ganito: "Kung maaari mong iparating sa akin ang iyong pagkakaroon para sa susunod na linggo, talagang pahalagahan ko ito!"
Hakbang 7. Gumamit ng maayos na wika ng pagsasara kapag tinatapos ang email
Mag-draft ng isang pangwakas na pangungusap na muling ibabalik ang layunin ng iyong email, kaya malinaw na nauunawaan ng tatanggap ang layunin ng pagpupulong. Gumamit ng isang maayang tono upang mag-sign off ang iyong email, gamit ang mga parirala tulad ng "Taos-puso," "Salamat," o "Pinakamahusay na mga pagbati." Matapos isulat ang pag-sign-off, mag-iwan ng lagda sa ibaba ng iyong pangalan, na nagsasaad muli ng iyong posisyon o kasalukuyang karera.
- Cater ang iyong wika sa tatanggap. Kung nakikipag-usap ka sa isang katrabaho, ang isang pag-sign-off tulad ng "Magkita tayo sa lalong madaling panahon" ay magiging mas may katuturan kaysa sa "Magalang ang iyo." Kung nakikipag-ugnay ka sa isang nakahihigit, ang "Taos-puso" o "Pinakamahusay na mga hangarin" ay mas naaangkop kaysa sa isang kaswal na pag-sign-off tulad ng "Kita mo."
-
Halimbawa, sumulat ng tulad nito:
Inaasahan kong makipagkita sa iyo sa lalong madaling panahon, dahil nais kong ang tagumpay ng pag-aampon na ito upang maging matagumpay hangga't maaari.
Taos-puso, Sarah Clement
Coordinator ng Mga Aktibidad, Shelter ng Hayop ng County ng Jones
Hakbang 8. Magsama ng anumang may-katuturang mga kalakip na nauugnay sa pagpupulong
Mag-attach ng anumang mga dokumento, spreadsheet, o iba pang nauugnay na mga file na maaaring makatulong na ihanda ang tatanggap para sa pagpupulong. Kung nakikipag-ugnay ka sa isang tao patungkol sa isang kumplikadong paksa, isama ang anumang mga polyeto o sheet ng data na kinakailangan upang matulungan ang tatanggap na maunawaan ang paksa ng pagpupulong.
Halimbawa, kung tinatalakay mo ang mga pagbabago sa badyet para sa paparating na kaganapan, baka gusto mong isama ang isang spreadsheet ng badyet ng nakaraang taon
Hakbang 9. Gumamit ng propesyonal na wika at wastong gramatika sa buong email
I-proofread ang iyong mensahe para sa anumang halatang mga error sa gramatika at mga pagkakamali sa pagbaybay, kaya't ang iyong pangwakas na draft ay mukhang pinakintab at malinis hangga't maaari. Bilang karagdagan, alisin ang anumang mga pagdadaglat o slang na ginagawang mas kaswal ang mensahe, o mas mahirap maintindihan. Kung ang iyong panghuling draft ay hindi mukhang at mukhang propesyonal, kung gayon ang tagatanggap ay maaaring hindi seryosohin ang iyong kahilingan.
Bagaman maaaring maging kasiya-siya ang mga emojis sa mga teksto at mga kaswal na email, hindi mo dapat gamitin ang mga ito upang humiling ng pagpupulong
Paraan 2 ng 2: Pagsusunod sa Tatanggap
Hakbang 1. Mag-draft ng isang follow-up na email kung hindi ka babalik sa iyo ang tatanggap sa loob ng 3-5 araw
Bigyan ang tatanggap ng ilang araw upang mabasa at tumugon sa iyong kahilingan. Kung hindi mo naririnig sa loob ng isang linggo ng negosyo, padalhan ang tao ng mabilis na email upang ipaalala sa kanila na naghihintay ka ng isang tugon. Stress na nagpapasalamat ka para sa pagkakataong makilala sila, at nagpapasalamat ka para sa kanilang oras.
- Ang mga follow up na tawag ay isa ring mahusay na paraan upang mag-check in sa taong sinusubukan mong makilala.
- Halimbawa, mag-draft ng isang bagay tulad nito: "Nais ko lamang na mag-follow up sa iyo patungkol sa aking kahilingan sa pagpupulong. Kapag mayroon kang ekstrang sandali, maaaring sabihin sa akin ang iyong kakayahang magamit para sa isang pagpupulong sa susunod na linggo?"
Hakbang 2. I-iron ang mga detalye ng pulong sa isang karagdagang email
Makipag-ayos sa iskedyul ng ibang tao sa tuwing tumugon sila. Itala ang kakayahang magamit ng ibang tao, at kumpirmahing ang oras ng pagpupulong sa isang petsa kapag pareho kayong magagamit. Subukang kumpirmahin ang isang petsa at oras sa loob ng 1-2 mga email upang maiwasan ang anumang pagkalito at kalat sa iyong inbox.
- Subukang maging kasing kakayahang umangkop hangga't maaari. Kung nakikipag-ugnay ka sa isang abalang tao, maaaring hindi ka agad sila makatagpo.
- Huwag mag-iskedyul ng pagpupulong sa huling minuto. Kung ang tatanggap ay abala, maaaring hindi ka sumang-ayon sa isang petsa upang matugunan.
Hakbang 3. Magpadala ng paalala o kumpirmasyon ilang araw bago ang pagpupulong
Kung nais mong maging labis na handa bago ang nakaiskedyul na pagpupulong, subukang magpadala ng isang email ng kumpirmasyon sa tatanggap bilang isang paalala. Huwag gawing masyadong mahaba ang email na ito, isasaad ang araw, oras, at lugar na balak mong pagpupulong upang suriin muli kung ang pagpupulong ay nasa iskedyul pa rin.
-
Halimbawa, sumulat ng tulad nito:
Nais ko lamang kumpirmahin na nagpupulong pa rin kami sa Mayo 17 ng 11 AM sa Jones County Animal Shelter.
