Ang email ay isa na sa pinakakaraniwang ginagamit na uri ng komunikasyon, kasama ang mga text message, tawag sa telepono, at mga instant-messaging application. Ang pagkakatugma sa email ay naging pangkaraniwan na maraming tao ang nakalimutan kung paano maayos na lumikha ng isa. Ang isang mahusay na binubuo ng email ay sumasalamin sa propesyonalismo at pagiging totoo sa mensaheng ipinaparating nito, kaya't kinakailangan na malaman ng isang tao kung paano mag-format ng isang mensahe sa email.
Mga hakbang
Hakbang 1. Bumuo ng paksa ng iyong email
Ang linya ng paksa ng isang mensahe sa email ay nagsisilbing isang maikling buod ng kung ano ang tungkol sa mensahe. Ang iyong linya ng paksa ay dapat na prangka at maikli na nagagawa nitong bigyan ang tatanggap ng isang ideya tungkol sa kung ano ang paksa ng iyong email sa ilang simpleng mga salita lamang.
- Halimbawa, kung nagsusulat ka sa isang tao tungkol sa ilang negosyo, huwag pahirapan ang linya ng paksa ng masyadong maraming mga detalye tulad ng "Gusto ko ang kotse na iyong minamaneho. Gustung-gusto ko ang asul na kulay nito at ang mga gulong ay napakarilag."
- Malinaw na sabihin ang iyong motibo nang direkta sa linya ng paksa. Halimbawa: "Interesado ng mamimili ng iyong asul na sedan."
Hakbang 2. Isama ang tamang mga pagbati
Huwag agad na simulan ang email sa kung ano ang kailangan mong sabihin. Magsama ng mga karaniwang pagbati tulad ng "Pagbati" o "Magandang araw." Hindi mo gugustuhin na umakyat ang isang random na tao at kaagad kausapin nang hindi ka binabati, hindi ba? Pareho ito sa mga email.
Upang gawing mas personal ang iyong pagbati, isama ang apelyido ng iyong tatanggap sa iyong pagbati
Hakbang 3. Isulat ang katawan ng iyong mensahe
Nakasalalay sa uri ng mensahe na sinusulat mo at kung kanino mo ito ipinapadala, maaari mo itong isulat subalit nais mo.
- Kung nagsusulat ka sa isang taong malapit sa iyo, maaari mong gawing personal ang iyong email; ngunit kung nagsusulat ka ng isang liham sa negosyo, kailangan mong panatilihing propesyonal ang email na maaari mong gawin.
- Kailangan mo ring tandaan ang format ng iyong mensahe. Huwag gumamit ng mga hard-to-read na istilo ng font, laki, at format, at iwasang gumamit ng mga malalaking titik. Ang mga malalaking titik, sa digital na mundo, ay kahawig ng pagsigaw.
Hakbang 4. Magsama ng isang pangwakas na pangungusap
Huwag lamang tapusin ang iyong email kung saan nagtatapos ang iyong mensahe. Sumulat ng mga pagsasara tulad ng "Taos-puso," "Pinakamahusay na pagbati," o anumang bagay na sa palagay mo ay magiging pinakamahusay sa email na iyong binubuo.
Ang pagsasara ng mga pangungusap ay tiyak na magiging maayos sa iyong email. Bakit? Dahil kung nagsusulat ka ng isang mensahe sa negosyo, hindi mo nais na isulat ang "Mapagmahal sa iyo" bilang mga pangwakas na pangungusap para sa iyong liham; hindi ito nararapat
Hakbang 5. Magdagdag ng isang lagda
Bagaman isinasama na ng iyong email address ang iyong pangalan sa bawat email na ipinadala mo, inirerekumenda pa rin na magsama ka ng isang lagda kasama ang bawat mensahe na iyong binubuo. Ang mga lagda ay maaaring simpleng teksto o, kung nais mong maging malikhain, mga larawan (tulad ng mga logo, marka ng tatak, atbp.).
Gamitin ang pagpipiliang Lagda ng anumang webmail o email client application na mayroon ka upang lumikha ng iyong sariling lagda
Mga Tip
- Bukod sa pag-format ng mga mensahe sa email, dapat mo ring gamitin nang maayos ang pangalan ng mga email address. Ang pagmemensahe sa iyong kaibigan sa pagkabata na gumagamit ng "[email protected]" ay okay, ngunit hindi ito isang mahusay na ideya kapag nagpapadala ka ng mga email sa negosyo sa iyong boss.
- Gumamit ng wastong etiketa sa Internet kapag lumilikha ng mga email. Huwag magpadala ng mga spam mail o mensahe sa hindi kilalang mga contact.
- Palaging suriin ang iyong email message bago ipadala ito upang maiwasan ang pagpapadala ng maraming mensahe sa isang tatanggap. Ang iyong mga mensahe ay maaaring minarkahan bilang SPAM kung gagawin mo ito.
