Mukha itong simple, ngunit hindi ba? Tama ba ang iyong ginagawa? Mayroong isang paraan upang pamahalaan ang email gamit ang Mga Folder ng Microsoft Outlook Mail, ngunit hindi palaging halata kung paano ito gawin nang mabisa.
Mga hakbang
Hakbang 1. Kilalanin ang mga indibidwal o pangkat ng mga tao na madalas mong makuha ang email
Hakbang 2. Mula sa Outlook Mail, Mga Pagkilos, Panuntunan at Alerto, lumikha ng mga bagong patakaran para sa bawat indibidwal na pangkat o tao na regular mong natatanggap ang email at idirekta ang mga email na ito upang ilipat sa isang tukoy na folder sa ilalim ng folder ng Inbox
Hakbang 3. Tukuyin kung nais mong A) maalerto kapag nakatanggap ka ng isang espesyal na mensahe mula sa indibidwal o pangkat na ito at / o B) markahan ito bilang binasa kaagad
Suriin ang iba pang mga pagpipilian sa pagkilos upang makita kung makakatulong pa sila sa iyo.
Hakbang 4. Lumikha ng mga bagong panuntunan para sa bawat indibidwal na pangkat o tao na regular mong pinapadalhan ng email at ididirekta ang mga email na ito na ilipat bilang isang kopya ng email na ipinapadala mo sa isang tukoy na folder sa ilalim ng Naipadala na folder
Hakbang 5. Batay sa priyoridad, magpasya kung kailan at sa anong pagkakasunud-sunod ang nais mong ihinto ang pagproseso ng isang panuntunan
Partikular itong mahalaga kapag nagtatrabaho sa mga panuntunan na nakikipag-usap sa mga email sa iyo magpadala - kung hindi man ay nagse-save ka ng maraming mga kopya ng parehong email.
Hakbang 6. Ipadala ang isang panuntunan sa ilalim ng lahat ng ipinadalang mga panuntunan sa Itigil ang pagproseso
Mahuhuli ng panuntunang ito ang lahat ng mga email na hindi inilagay sa mga indibidwal na subfolder.
Hakbang 7. Sa isang patuloy na batayan, suriin ang Naipadala na mga email na papunta sa Naipadala na folder na hindi maililipat sa isa pang subfolder
Ang bilang ng mga mensahe sa Ipinadala maaaring ipahiwatig ng folder kung oras na upang lumikha ng mga bagong subcategory ng naipadala na email.
Hakbang 8. Sa isang patuloy na batayan, suriin ang mga email ng Inbox na pupunta sa Inbox at hindi maililipat sa ibang subcategory
Ang bilang ng mga mensahe sa pangunahing Inbox matutukoy ng folder kung kailan oras na upang lumikha ng mga bagong subcategory ng natanggap na email.
Video - Sa pamamagitan ng paggamit ng serbisyong ito, maaaring ibahagi ang ilang impormasyon sa YouTube
Mga Tip
- Ang susi sa pamamahala ng email gamit ang Microsoft Outlook ay pag-alam kung paano lumikha ng mga kategorya ng email at unahin ang iyong mga email - isipin ito bilang pruning at weeding ng iyong hardin sa email - upang makinabang ka mula sa pag-unlad ng impormasyon na iyong magagamit.
- Isaalang-alang ang pagbabago ng mga pag-aari ng mga folder upang maipakita ang Kabuuang Bilang ng mga Item sa halip na ang Kabuuang Bilang ng Mga Hindi Nabasang Item, lalo na, kung nakakakuha ka na ng mga alerto para sa mahahalagang bagong mensahe na natanggap.
- Para sa mga folder na iyong nilikha para sa Ipinadala mail, ayusin ang view (pag-right click sa display / sort bar ng folder, Ipasadya ang Kasalukuyang View, Fields, atbp) upang alisin ang Mula sa at Natanggap at idagdag ang Sa at Ipinadala patlang
- Kapag ang Ipinadala at Natanggap ang mga email ay ikinategorya, mas madaling makita kung saan nagmumula ang "paglago ng email" at magpasya kung saan puputulin at lumikha ng mga bagong sangay.
- Halimbawa, ang mga email sa pag-a-advertise ay maaaring suliting suriin noong una silang dumating, ngunit sa kalaunan ay hindi na sila lipas at matanggal. Mga paunawa at resibo sa bangko na maaaring gusto mong hawakan nang mas matagal.
- Maaari mo ring idagdag ang iba pang mga kapaki-pakinabang na patlang sa view ng iyong folder. Sukat ay nagbibigay-daan sa iyo upang makita at pag-uri-uriin ayon sa laki ng mensahe. Maaari kang magpasyang alisin ang iyong mga folder ng email ng mas malalaking mga email at pamahalaan ang mga ito sa labas ng email (ibig sabihin, i-save ang mahahalagang mga kalakip o i-save ang isang buong email sa lokasyon sa labas ng Outlook).
- Kailangan mo ng tulong sa spam sa Outlook? spambayes Ang bilis naman Madali lang. Ito'y LIBRE.
Mga babala
- Kapag ang bilang ng mga mensahe sa isang folder ay papalapit sa isang tiyak na numero (50? 100? 200?), Oras na upang suriin ang pag-aalis ng damo, pruning, sub-kategorya ang iyong mga email sa folder na iyon.
- Dapat mong gawin ang iyong bersyon sa home ng Outlook na iyong case sa pagsubok para sa paglikha ng mga alituntunin sa email ng Outlook bago ka gumawa ng mga pagbabago sa iyong bersyon ng trabaho ng Outlook (o kabaligtaran, depende sa kung saan higit ang iyong pinapahalagahan).
