Palaging nakakabigo kapag kailangan mong maghintay para sa isang tugon, maging para sa isang pakikipanayam sa trabaho, isang panukala sa negosyo, o paggawa lamang ng mga plano sa isang kaibigan. Ang pagpapadala ng isang follow-up na email ay maaaring maging napaka epektibo sa pagkuha ng tugon na iyon, lalo na kung gagawin mo ang iyong kahilingan pagkatapos ng isang makatuwirang paghintay at isulat ito nang malinaw, maikli, at magalang. Upang higit na mapagbuti ang iyong posibilidad ng tagumpay, gawin ang karamihan sa "leg work" hangga't maaari upang gawing mas madali ang mga bagay para sa iyong tatanggap.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 3: Pagpili Kung Kailan at Kung saan Magpapadala ng Mga Sumusunod
Hakbang 1. Maghintay ng hindi bababa sa 3 araw ng negosyo upang magpadala ng isang follow-up
Walang panuntunang panlahat kung gaano ka dapat maghintay bago magpadala ng isang follow-up na email. Ang isang mabuting panuntunan sa hinlalaki ay 3 araw ng negosyo, maliban kung ang iyong contact person ay nagbigay ng isang tukoy na petsa kung kailan sila tumugon. Sa kasong iyon, maghintay ng hindi bababa sa 1 araw ng negosyo pagkatapos ng petsang iyon.
- Halimbawa, kung sinabi ng tao na tutugon sila bago o sa Martes ng ika-19, maghintay hanggang hindi bababa sa Miyerkules ng ika-20 upang tumugon.
- Para sa mga follow-up na pakikipanayam sa trabaho, karaniwang mas mahusay na maghintay ng hindi bababa sa 5 araw ng negosyo.
- Hindi kinakailangan na bilangin lamang ang mga araw ng negosyo (iyon ay, paglaktaw sa mga katapusan ng linggo at pista opisyal) kapag sumusubaybay sa isang personal na kakayahan.
- Huwag ipagpalagay ang pinakapangit na tulad na hindi mo nakuha ang trabaho o na hindi sila interesado sa iyong panukala sa negosyo-dahil lamang sa hindi ka nakakakuha ng mabilis na tugon. Ang iyong contact person ay maaaring maging talagang abala!
Hakbang 2. Idirekta ang email nang direkta sa iyong contact person
Palaging ito ang kaso para sa mga personal na email, siyempre, at karaniwang ang pinakamahusay na diskarte para sa mga pag-follow up sa negosyo. Kung binigyan ka ng tao ng kanilang impormasyon sa pakikipag-ugnay o inanyayahan kang mag-follow up sa kanila, palaging ipadala ang mensahe nang direkta sa kanila (at sila lamang).
- Kung hindi binigyan ka ng taong iyon ng kanilang impormasyon sa pakikipag-ugnay o inanyayahan kang mag-follow up sa kanila, ipadala ang iyong email sa iyong nakadirektang taong makipag-ugnay (tulad ng isang administratibong katulong o recruiting coordinator). Humiling sa linya ng paksa na idirekta ang mensahe sa taong nakipag-usap ka dati.
- Kung mayroon kang paunang pakikipag-ugnay sa tao sa pamamagitan ng email, gumamit ng parehong "to" at "mula" sa mga email address tulad ng dati.
Hakbang 3. Magpadala ng hindi hihigit sa 2 mga follow-up na email sa kabuuan
Mahirap na malaman kung kailan magpapadala ng isang follow-up, kaya paano ang tungkol sa isang follow-up sa isang follow-up? Kung hindi nasagot ang iyong unang pag-follow up, maghintay ng hindi bababa sa 1-2 araw ng negosyo upang maipadala ang pangalawang follow-up. Kung ang pangalawang mensahe na ito ay hindi nasagot, alinman sa ihinto ang pag-follow up o makipag-ugnay sa ibang tao sa loob ng negosyo.
- Bagaman maaari kang lumikha ng isang bagong mensahe ng follow-up kung nais mo, okay din na magpadala ng parehong mensahe tulad ng iyong orihinal na pag-follow up, ngunit magdagdag ng tala sa itaas tulad ng sumusunod: "(Tom: Ipinadala ko ang follow-up na ito noong Martes at sabik akong makinig mula sa iyo tungkol sa oportunidad sa negosyo na tinalakay namin noong Huwebes. Salamat, Jan)”
- Bilang isang pangkalahatang tuntunin ng hinlalaki, huwag mag-alala sa lahat (tungkol sa hindi pagkuha ng trabaho, atbp.) Kung kailangan mong magpadala ng 1 follow-up. Mag-alala lamang ng kaunti kung kailangan mong magpadala ng 2 mga follow-up. Magsimulang mag-alala nang kaunti pa kung hindi mo na naririnig pagkatapos ng pangalawang follow-up!
Hakbang 4. I-pre-empt ang pangangailangan para sa isang follow-up na may isang salamat sa email
Palaging magalang na magpadala ng isang email ng pasasalamat sa araw pagkatapos ng anumang pagpupulong-lalo na, ngunit hindi lamang, isang pakikipanayam sa trabaho-pati na rin pagkatapos ng maraming mga personal na sitwasyon sa pakikipag-ugnay. Kung natitiklop mo ang isang follow-up na banggit sa salamat na ito, maaari mong hikayatin ang isang tugon nang hindi na kinakailangang magpadala ng isang hiwalay na follow-up pagkalipas ng ilang araw.
- Ang email ng pasasalamat ay maaaring gumamit ng halos parehong format at nilalaman bilang isang follow-up na email, na may kaunti pang puwang na nakatuon sa pagpapasalamat sa tao at medyo hindi gastusin na humihiling ng isang tugon.
- Hindi ito mabibilang bilang isang "opisyal" na follow-up, gayunpaman, upang maaari ka pa ring magpadala ng hanggang sa 2 "tunay" na mga follow-up kung kinakailangan!
Paraan 2 ng 3: Pag-format ng Mga Susunod na Email
Hakbang 1. Direktang sumangguni sa iyong dating pakikipag-ugnay sa linya ng paksa
Kung ang iyong linya ng paksa ay malabo o walang katuturan, ang iyong follow-up ay maaaring mapunta sa hindi nabasa o sa basurahan. Piliin ang iyong mga salita nang maingat upang ang linya ng paksa kaagad at tahasang kumokonekta sa iyong pakikipag-ugnay sa tatanggap.
- Ang isang diskarte ay upang idagdag ang "RE:" sa isang paglalarawan ng iyong dating pakikipag-ugnayan kaya't binabasa nito tulad ng pagpapatuloy ng kaganapang iyon: "RE: Pakikipanayam Biyernes 9/23 ng 11 am."
- Ang isa pang pagpipilian ay upang isama ang iyong pangalan, isang maikling at direktang tagapaglarawan, at ang dahilan para sa iyong email: "Terry Regula 9/23 Pagsubaybay sa Panayam."
- Huwag ipagpalagay na makikilala ng tao ang iyong email address at bubuksan ang mensahe. Gamitin ang linya ng paksa sa iyong kalamangan.
Hakbang 2. Pangalanan ang tatanggap sa iyong pagbati at pasalamatan sila sa iyong pagsara
Habang maaari kang maging naaangkop na impormal para sa isang personal na email na follow-up, dapat na balansehin ng isang follow-up na negosyo ang magalang na pormalidad at ang pamilyar na ginawa ng iyong dating pakikipag-ugnay. Sa karamihan ng mga kaso, halimbawa, maaari mong batiin ang tao sa kanilang unang pangalan-hangga't ipinakilala nila ang kanilang sarili bilang "Joe Selmon" o sinabing "tawagan akong Barb."
- Karaniwang magiging ganito ang iyong pagbati: "Mahal na Joe," o "Mahal na Barb," maliban kung sa palagay mo ay higit na pormalidad ang nararapat: "Mahal na G. Selmon," o "Minamahal na Dr Bennet."
- Para sa pagsasara, salamat sa kanila sa huling pagkakataon at gamitin ang iyong una at apelyido: "Salamat, Steve Caraway."
Hakbang 3. Gumamit ng hindi hihigit sa 3-4 na talata, bawat isa ay 2-3 pangungusap ang haba
Pagdating sa pagsusulat ng mga follow-up, magpunta sa punto at mabilis na makarating doon! Hindi ito nangangahulugang pagsulat lamang ng isang solong pangungusap, ngunit nangangahulugan ito ng paglikha ng isang naka-streamline na email nang walang labis na nilalaman. Lumikha ng sandalan, malinis na mga talata kasama ang mga sumusunod na linya (o katulad):
- Pagbati
- Talata 1: isang salamat at isang malinaw na pahayag na sinusundan mo.
- Talata 2: isang mabilis na muling pag-recap ng mga detalye ng iyong contact.
- Talata 3: isang mabilis na muling pagpapatibay ng iyong interes o pagkasabik.
- Talata 4: isang pahayag na "inaasahan mo" ang isang pag-update o "ito ay pahalagahan."
- Pagsara
Hakbang 4. Ibigay ang lahat ng may-katuturang impormasyon na kailangan ng tatanggap
Tiyaking kailangang gawin ng ibang tao hangga't maaari upang mabigyan ka ng isang follow-up. Ang tanging dahilan kung bakit hindi pa sila bumalik sa iyo ay marahil ay dahil naging abala sila. Kaya, kung kailangan nilang suriin muli ang kanilang mga tala o mga file upang makakuha ng impormasyon sa iyong dating pakikipag-ugnayan, mas malamang na magpasya silang hindi sulit ang kanilang oras upang makabalik sa iyo ngayon, alinman.
- Kung mayroon kang isang pakikipanayam, banggitin ang tiyak na petsa at oras, ang pangalan ng posisyon, at alinman sa napakabilis na muling pag-uusap ng isang panayam o isang napiling anekdota o yugto mula rito. Halimbawa: "Sumusulat ako upang mag-follow-up sa aming panayam noong nakaraang Lunes ng ika-23 ng tanghali. Marahil naalala mo na sabik na sabik akong pag-usapan ang posisyon ng sales manager na halos nabuhos ko ang iyong kape sa iyong lamesa!”
- Tiyaking magbigay ng malinaw na impormasyon para sa bawat anyo ng contact na nais mong magkaroon sila ng pagpipiliang magamit: email, telepono / text, mail, atbp.
Paraan 3 ng 3: Pagiging Malinaw, Maigsi, at Magalang
Hakbang 1. Salamat sa tatanggap at sabihin na sinusundan mo kaagad sa simula
Huwag ilibing ang katotohanan na nagsusulat ka ng isang follow-up sa gitna ng email. Sa halip, ipaalam kaagad sa tao kung bakit nakikipag-ugnay ka sa kanila-at ipakita sa kanila ang ilang pagpapahalaga habang nasa iyo ito!
Subukan ang isang bagay tulad nito: "Salamat muli sa paglalaan ng oras upang makipagkita sa akin noong nakaraang Huwebes. Sumusulat ako upang subaybayan ang pagpupulong na iyon at ang iyong mga saloobin sa aking panukala."
Hakbang 2. Muling takpan ang iyong pakikipag-ugnay at muling kumpirmahing mabilis ang iyong interes
Bigyan ang isang tao ng isang pag-refresh sa iyong dating pakikipag-ugnay, lalo na sa isang pangyayari sa negosyo kung alam mong ang iba pang tao ay humawak ng maraming mga panayam, pagpupulong, at iba pa. Siguraduhing naaalala nila kaagad kung sino ka at kung ano ang iyong tinalakay.
Halimbawa: "Nasiyahan na ipakita ang aking plano para sa streamlining ng iyong mga pagpapatakbo sa pagsingil, at inaasahan kong ibahagi mo ang aking sigasig sa pagtutulungan na ipatupad ito."
Hakbang 3. Maging direkta at magalang, hindi mapilit, humingi ng tawad, o mapusok-agresibo
Huwag kang mahiya na mag-follow-up! Mahusay na bagay na kumpirmahin ang iyong interes at iyong pagnanais na malaman kung saan ka tumayo, hangga't gagawin mo ito nang magalang at magalang. Tandaan na hindi ka utang ng isang tugon sa iyong mga tuntunin, gayunpaman, gumawa ng isang kahilingan, hindi isang kahilingan.
- Gumamit ng isang tono tulad nito: "Inaasahan ko ang pagdinig kung saan ako tumatayo patungkol sa posisyon ng pag-abot sa komunidad."
- Huwag kang mapilit: "Nangako ka ng isang tugon kahapon, at kailangan kong makarinig mula sa iyo sa lalong madaling panahon."
- Huwag maging passive-agresibo, alinman: "Sa palagay ko hindi ko nakuha ang trabaho dahil hindi ka na bumalik sa akin, ngunit nais kong kumpirmahin iyon."
Hakbang 4. Ipakita at sabihin sa tatanggap na pinahahalagahan mo ang kanilang oras
Ang paggamit ng isang malinaw na linya ng paksa at pagkuha sa punto ng iyong email kaagad ay nagpapakita ng paggalang sa oras ng ibang tao. Mabuting ideya din na partikular na sabihin ang isa o dalawang beses sa mensahe na pinahahalagahan mo ang oras na ilaan nila sa iyo. Ang labis na paggawa nito sa pambobola ay hindi kinakailangan o kapaki-pakinabang pa rin, ngunit ang pagpapakita ng paggalang ay laging nagpapabuti sa iyong mga pagkakataong mabilis na tumugon.
- Halimbawa: "Alam kong abala ka talaga sa oras ng taon na ito at pinahahalagahan ko ang oras na ginugol mo sa pakikipag-ugnay sa akin."
- O: "Salamat muli sa paglalaan ng oras upang sagutin ang aking mga katanungan noong nakaraang Huwebes. Isa pa lang ang mabilis kong hiling."
- Kung ang tao ay naging abalang-abala upang bumalik sa iyo, ang pagpapakita at pagsasabi sa kanila kung gaano mo pahalagahan ang kanilang oras ay isang mahusay na paraan upang suyuin sila na tumugon!
