Halos lahat ng nagtatrabaho ay gumagamit ng email, ngunit madali itong mapuspos sa amin. Ang ilan sa atin ay nakakatanggap ng higit pang email kaysa sa mabisa nating makitungo. Ang kakayahang tumugon sa isang email nang mabilis at maayos ay maaaring makatulong sa amin na makatipid ng oras at magmukhang mas propesyonal. Tandaan:
Hindi lahat ng mga hakbang at mungkahi na ito ay gumagana sa lahat ng mga serbisyo sa email, gayunpaman gumagana ang lahat sa Gmail.
Mga hakbang
Hakbang 1. Maunawaan ang dahilan kung bakit gumagamit ng email ang mga tao
Ang email ay para sa pakikipag-usap sa pagitan ng mga tao; ito ay para sa pagpapadala ng impormasyon ng teksto at visual mula sa isang tao patungo sa iba pa / marami pang iba. Hindi ito para sa:
- Pag-iimbak ng impormasyon; mas mahusay na makatipid ng impormasyon bilang isang dokumento sa iyong computer o sa cloud
- Paalala sa iyo kung ano ang kailangang gawin; sa halip ay gumamit ng isang listahan ng dapat gawin o kalendaryo para dito
Hakbang 2. Gumamit ng mga label o folder upang panatilihing maayos ang mga email, at wala sa iyong inbox
- Gumamit ng label na ‘follow up’ o ‘respond’ para sa mga bagay na dapat mong gawin. Pagkatapos ay dapat mong idagdag ang mga ito sa iyong talaarawan o ‘to do’ list.
- Gumamit ng 'naghihintay na tugon' kapag naghihintay ka para sa iba
- Gumamit ng 'kagyat' para sa mga bagay na dapat gawin sa lalong madaling panahon
Hakbang 3. I-save ang kapaki-pakinabang na impormasyon, pagkatapos ay i-archive ang email
- Mag-download ng anumang mga kalakip at i-save ang mga file sa tamang lugar
- Kung gayon, kung hindi ka tutugon sa email, i-archive ito
Hakbang 4. I-archive ang mga email na tapos ka na
Huwag matakot sa Pag-archive; Karaniwan nitong inililipat ang email mula sa iyong inbox sa isang kahon na 'walang pangalan' (sa teknikal, tinatanggal nito ang label na 'inbox')
- Hindi ito nawala - iyon ang para sa pagtanggal
- Palagi itong nahahanap at nahahanap
Hakbang 5. Tanggalin ang mga email ng pagkakamali, pagkatapos ay mag-unsubscribe mula sa kanilang pinagmulan
Mapapanatili nitong malaya ang iyong inbox mula sa hindi kinakailangan at hindi kanais-nais na mga email.
- Tanggalin ang mga email na hindi mo dapat natanggap sa una
- Hindi na mahahanap o mahahanap ang mga ito pagkatapos na makasama sa ‘bin’ nang ilang sandali
- Kung hindi mo nais na makatanggap muli ng ganoong uri ng email, siguraduhing mag-unsubscribe ka mula sa pagkuha nito sa pamamagitan ng paghahanap para sa 'unsubscribe' na impormasyon sa ilalim ng email
- Kung hindi ka maaaring mag-unsubscribe mula rito, italaga ang email bilang spam
Hakbang 6. Gumamit ng mga bituin para sa mga espesyal at napakahalaga o kagyat na mga email
Gumamit ng mga bituin nang matipid, dahil ang pagkakaroon ng masyadong maraming mga naka-star na email ay magiging hindi nakakatulong tulad ng walang mga naka-star na email.
Mga Tip
- Palaging tandaan ang layunin ng email, at subukang huwag itong gamitin para sa anumang higit pa.
- Gumamit ng email bilang bahagi ng iyong 'daloy ng trabaho ng pagiging produktibo', kasama ang isang listahan ng dapat gawin, isang kalendaryo o talaarawan, at anumang iba pang tool na sa tingin mo kapaki-pakinabang.
