Itinuturo sa iyo ng wikiHow na ito kung paano gamitin ang Microsoft Word upang lumikha ng isang invoice ng pagsingil. Ang isang invoice ay isang listahan ng itemized ng mga produktong ibinebenta o mga serbisyo na naibigay na maaari mong gamitin upang singilin ang iyong mga kliyente. Ang pinakasimpleng paraan upang makapagsimula ay ang paggamit ng isa sa mga libreng template ng invoice ng Microsoft, ngunit maaari ka ring lumikha ng isa mula sa isang blangkong dokumento.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 2: Pag-download ng isang Libreng Template
Hakbang 1. Buksan ang Microsoft Word para sa Windows o macOS
Mahahanap mo ito sa Start menu sa ilalim Microsoft Office sa isang PC, at sa Mga Aplikasyon folder sa isang Mac.
- Gamitin ang pamamaraang ito upang mabilis at madaling makabuo ng isang invoice mula sa isang paunang ginawa na template. Ang mga template ay nai-save ka ng problema sa pagkakaroon upang malaman kung ano ang isasama, ngunit maaaring ipasadya upang umangkop sa iyong mga pangangailangan.
- Maaari ka ring mag-download ng mga libreng template ng Word mula sa site ng template ng Microsoft Office. Mahusay na huwag mag-download ng mga template mula sa ibang mga website, dahil ang ilan ay maaaring maglaman ng mga virus.
Hakbang 2. Hanapin ang template bar sa paghahanap at piliin ang Bago
Ang Opening Word ay dapat na awtomatikong ipakita ang "Bago" na screen-ang screen na ito ay nagsasabing "Bago" sa itaas at nagpapakita ng isang search bar na may teksto na "Maghanap para sa mga online na template" sa loob. Kung hindi mo nakikita ang search bar na ito, i-click ang File menu sa kaliwang tuktok, pagkatapos ay piliin ang Bago upang ilabas ito.
Hakbang 3. I-type ang invoice sa Search bar at pindutin ang ↵ Enter
Lilitaw ang isang listahan ng mga tumutugmang resulta.
Hakbang 4. Mag-click sa isang invoice upang makita ang isang preview
Lilitaw ang isang mas malaking bersyon ng invoice, kasama ang isang maikling paglalarawan.
- Kung magpasya kang hindi gamitin ang template, i-click ang X sa tuktok ng window upang bumalik sa listahan.
- Ang ilang mga magaling, simpleng pagpipilian ay Invoice (Walang Oras) at yung tawagan lang Invoice.
Hakbang 5. I-click ang Lumikha upang magamit ang template
Nasa window ng preview ang template. Ina-download nito ang template at awtomatiko itong binubuksan.
Hakbang 6. Palitan ang iyong paunang napuno na impormasyon sa iyong sarili
Karaniwang naglalaman ang bawat patlang ng ilang teksto na sinadya upang gabayan ka sa pamamagitan ng pagpunan ng invoice. Maaari mo lamang i-click ang mouse bago ang kaunting impormasyon, pindutin ang sp Backspace o Tanggalin upang matanggal ang mayroon doon, at i-type ang iyong sariling impormasyon.
Bilang karagdagan sa pagpunan ng mga blangko, maaari ka ring magdagdag ng higit pang mga detalye sa invoice, tulad ng isang logo, dagdag na patlang, o mga espesyal na linya at kulay
Hakbang 7. I-save ang iyong nakumpletong invoice
Upang magawa ito, i-click ang File menu, piliin ang I-save bilang, at pagkatapos ay i-save ang file sa nais na lokasyon sa iyong computer. Sa sandaling nalikha mo ang invoice, maaari mong i-print o i-email ito sa iyong (mga) kliyente.
Paraan 2 ng 2: Lumilikha ng isang Invoice mula sa Scratch
Hakbang 1. Buksan ang Microsoft Word para sa Windows o macOS
Mahahanap mo ito sa Start menu sa ilalim Microsoft Office sa isang PC, at sa Mga Aplikasyon folder sa isang Mac.
- Gamitin ang pamamaraang ito kung nais mong magdisenyo ng isang invoice mula sa simula. Ang pamamaraang ito ay pinakamahusay para sa mga may husay sa paggamit ng mga tampok sa Word, kabilang ang paglikha ng mga header at talahanayan.
- Bago lumikha ng iyong sariling template, tingnan ang ilang mga halimbawa ng online na invoice bago ka magsimula. Kung ang iyong invoice ay tukoy sa iyong negosyo, subukang hanapin ang iyong uri ng negosyo at ang mga salitang "sample invoice" para sa mga tukoy na halimbawa (hal. Sample na invoice ng doktor, sample ng invoice ng manunulat na freelance).
Hakbang 2. I-click ang Blank Document sa "Bago" na screen
Kung hindi mo makita ang "Bago" na screen, i-click ang File menu at piliin Bago ngayon
Hakbang 3. Lumikha ng heading ng invoice
Ang isang heading na may kasamang pangalan ng iyong negosyo, impormasyon sa pakikipag-ugnay, at salitang "Invoice" ay dapat na lumitaw sa isang lugar malapit sa tuktok ng dokumento. Maaari mong idisenyo at gawing istilo ang impormasyong ito sa anumang paraan na nais mo, ngunit subukang panatilihing simple at pare-pareho sa iyong iba pang mga materyales sa negosyo.
Hakbang 4. Ipakita ang (mga) petsa ng invoice
Ang petsa ng pag-isyu at takdang panahon (kung naaangkop) ay dapat na makita malapit sa tuktok ng dokumento, mas mabuti na malapit sa salitang "Invoice."
Upang maipasok nang mabilis ang petsa ngayon, i-click ang INSERT tab sa tuktok ng Word, i-click Petsa at Oras, at pagkatapos ay pumili ng isang format ng petsa. Tiyaking aalisin ang marka ng tseke mula sa kahon na "Awtomatikong i-update" upang hindi mabago ang petsa sa tuwing may magbubukas ng file.
Hakbang 5. Bilangin ang invoice
Ang bawat invoice ay dapat maglaman ng isang natatanging numero (sa isang pagkakasunud-sunod) para sa iyong mga talaan. Ang pagkakasunud-sunod ay maaaring maging pandaigdigan (para sa lahat ng mga kliyente) o bawat kliyente. Maaari mong idagdag ito sa header kung nais mo, ngunit maaari talaga itong mailagay kahit saan.
Kung ang bawat kliyente ay magkakaroon ng kanilang sariling pagkakasunud-sunod ng pag-numero ng invoice, baka gusto mong isama ang pangalan ng kliyente bilang bahagi ng numero (hal., WikiHow1, wikiHow2 kung ang client ay wikiHow)
Hakbang 6. Idagdag ang address ng client o impormasyon sa pakikipag-ugnay
Ipauna ito sa salitang "To" (o katulad na bagay) na ginagawang malinaw kung sino ang sinisingil.
Maaari mong hilinging direktang i-address ang invoice sa isang tukoy na tao sa isang kumpanya, o sa kagawaran na Maaaring Bayaran ng Mga Account
Hakbang 7. Lumikha ng isang nakalistang listahan ng mga produktong ipinagbibili o naibigay na mga serbisyo
Ang pinakamahusay na paraan upang gawin ito ay sa pamamagitan ng paglikha ng isang talahanayan na may maraming mga hilera at pinangalanan na mga haligi. Tingnan Kung Paano Lumikha ng isang Simpleng Talahanayan sa Microsoft Word upang makapagsimula sa mga talahanayan.
Lumikha ng mga haligi para sa dami, item / pangalan ng serbisyo o paglalarawan, presyo ng presyo / rate, at kabuuang presyo para sa dami na binili. Tiyaking lagyan ng label ang mga haligi na ito sa mga header upang maunawaan ng kliyente ang mga singil
Hakbang 8. Ipakita ang kabuuang halaga ng singil
Ito ay dapat na lumitaw sa ibaba mismo ng listahan ng mga naka-item na singil, mas mabuti sa isang naka-bold na mukha upang madali itong makita.
- Kung naniningil ka ng buwis sa pagbebenta, dapat kang magpakita ng isang subtotal ng mga naka-item na singil, kasama ang buwis na nakalista sa ilalim nito, na may porsyento sa kaliwa ng halagang dolyar ng buwis, pagkatapos ay ang nababagay na kabuuan sa ibaba nito.
- Suriing muli ang iyong matematika upang matiyak na tumpak ito.
Hakbang 9. Isama ang mga tuntunin ng pagbabayad
Maaari mong ipakita ang mga tuntunin ng pagbabayad alinman sa itaas o sa ibaba ng impormasyon sa pagsingil. Ang mga karaniwang tuntunin sa pagbabayad ay "Dahil sa resibo," "Dapat sa loob ng 14 na araw," "Dahil sa loob ng 30 araw," o "Dapat bayaran sa loob ng 60 araw."
Maaari mo ring nais na isama ang isang memo sa ibabang mga paraan ng pagbabayad, pangkalahatang impormasyon, o isang pasasalamat lamang sa kliyente para sa paggamit ng iyong mga serbisyo
Hakbang 10. I-save ang iyong nakumpletong invoice
Upang magawa ito, i-click ang File menu, piliin ang I-save bilang, at pagkatapos ay i-save ang file sa nais na lokasyon sa iyong computer. Sa sandaling nalikha mo ang invoice, maaari mong i-print o i-email ito sa iyong (mga) kliyente.
Mga Tip
- Kapag na-save mo na ang isang dokumento ng invoice, maaari mo itong magamit bilang isang template para sa paglikha ng iba pang mga invoice sa pamamagitan ng paggamit ng opsyong "Bago mula sa umiiral na" kapag lumilikha ng isang bagong invoice. Maaari mo ring mai-save ang dokumento bilang isang.dot o.dotx template para sa paggamit ng template sa hinaharap.
- Ang isa pang paraan upang maipakita ang pagsingil at kabuuang impormasyon ay upang mai-set up ito sa isang workbook ng Microsoft Excel at pagkatapos ay i-paste ang isang link dito sa iyong Word invoice. Tuwing na-update mo ang spreadsheet, i-right click ang naka-embed na spreadsheet at piliin ang "I-update ang Link" upang makita ang mga pagbabago.
