Kung nagtatrabaho ka nang ilang sandali, marahil malalaman mo kung gaano kahalaga ang mga email. Dahil walang paraan upang maiparating ang tono ng wika o katawan sa internet, madali itong maling intindihin ang mensahe ng isang tao kapag nakita mo ito sa isang screen. Patuloy na basahin upang malaman kung paano ka maaaring magsulat ng mga email na malinaw, maikli, at epektibo sa isang propesyonal na setting.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 10: Sumulat ng mga email kung maaari kang tumuon
Hakbang 1. Kung nakagagambala ka, maaaring hindi magkakasama ang iyong email
Kapag mayroon kang isang email na susulat, subukang umupo nang walang patid kapag hindi mo iniisip ang tungkol sa isang milyong iba pang mga bagay. Mas magiging malinaw ang iyong pagsusulat at magagawa mong ituon ang iyong grammar, tono, at pangkalahatang mensahe.
- Ito ay lalong mahalaga kung ang iyong email ay lalabas sa maraming tao.
- Sumulat ng mga email sa isang tahimik na silid at itago ang iyong telepono at iba pang mga nakakagambala.
Paraan 2 ng 10: Itakda ang tono sa iyong unang ilang mga salita
Hakbang 1. Ang iyong pambungad na parirala ay maaaring magkaroon ng malaking epekto
Kung nais mong ang iyong tono ay maging magaan at kaswal, magbukas ng isang bagay tulad ng, “Hi Jessica! Inaasahan kong nagkaroon ka ng magandang katapusan ng linggo.” Kung nais mong panatilihin itong medyo propesyonal, sabihin lamang ang isang bagay tulad ng, "Kumusta David."
Subukang iwasan ang anumang bagay na masyadong maselan, tulad ng "Mahal na Robert." Parang medyo impersonal
Paraan 3 ng 10: Panatilihing maikli ang iyong mga email
Hakbang 1. Ang mga mensahe na mahaba ang hangin ay madalas na lituhin ang iyong tatanggap
Subukang maging maikli at maikli, kung maaari. Panatilihing maikli ang iyong mga pangungusap, at huwag magdagdag ng labis na detalye-kung nakita mo ang iyong sarili na nagsusulat ng higit sa 1 o 2 talata, malamang na bigyan mo ang mga tao ng impormasyon sa video chat o personal.
- Subukang makarating sa puntong mabilis, at iwasang magsulat ng isang toneladang kasiyahan.
- Ang mga tao ay may posibilidad na basahin ang mga email sa maikling pagsabog. Kung nagdagdag ka ng labis na impormasyon, malamang, ang ilan ay mawawala.
- Panatilihing maikli ang iyong mga email, ngunit subukang iwasan ang mga mapurol na pangungusap o mga sagot na isang salita. Ang mga iyon ay maaaring mukhang isang bastos, lalo na sa isang computer screen.
Paraan 4 ng 10: Sabihin kung ano ang kailangan mong malinaw
Hakbang 1. Kung humihiling ka ng isang bagay, tiyaking naiintindihan ito
Huwag talunin sa paligid ng bush-state kung ano ang kailangan mong malinaw at direkta upang walang hindi pagkakaunawaan. Kung mayroong isang timeline, tiyaking isama mo rin iyon. Siguraduhing panatilihing magaan ang iyong tono. Halimbawa:
- "Kailangan ko ang buwanang ulat sa pag-unlad sa aking inbox sa Lunes ng gabi."
- "Kung makukuha mo ang form ng feedback ng koponan sa akin sa pagtatapos ng linggo, magaling iyon."
Paraan 5 ng 10: Isaayos ang iyong mga saloobin sa mga talata
Hakbang 1. Tutulungan nito ang mga tao na madaling mabasa ang impormasyon
Kapag lumipat ka sa isang bagong paksa, paghiwalayin ito ng isang bagong talata upang ang iyong email ay mabagsak. Tutulungan nito ang iyong mambabasa na i-scan ang mensahe nang mabilis upang makita ang mga bahagi na pinaka-kaugnay sa kanila.
Gumamit ng mga salitang kagaya ng "din," "susunod," at "panghuli" upang simulan ang iyong mga talata
Paraan 6 ng 10: Magdagdag ng isang tukoy na linya ng paksa
Hakbang 1. Ipaalam sa mga tao kung ano talaga ang tungkol sa email
Tiyaking tiyak ang iyong paksa; halimbawa, sa halip na isulat ang “Iulat,” subukan ang isang bagay tulad ng, “Buwanang ulat sa pagpaplano: Hunyo 2021.” Mas malamang na buksan ito ng iyong mga kasamahan at basahin ito kung alam nila na ito ay mahalaga at nauugnay sa kanila.
Nakakatulong din ito na panatilihin ang iyong mga email mula sa folder ng spam
Paraan 7 ng 10: Proofread para sa mga typo
Hakbang 1. Maaaring itapon ng mga pagkakamali ang iyong mensahe
Habang ang karamihan sa mga spell-checker ay mahuhuli ang mga maling nabaybay na salita, hindi nila mahuhuli ang maling pagpili ng salita o maling pangalan ng binaybay ng isang tao. Dapat mo ring basahin ang para sa nawawalang bantas o mga pagkakamali sa gramatika, dahil maaaring ipalagay sa mambabasa na wala kang pakialam. Gumugol ng 2 hanggang 3 minuto sa pagbabasa ng iyong email bago mo ito ipadala upang matiyak na walang anumang maliwanag na mga error.
Sa isang propesyonal na setting, napakahalaga na baybay nang tama ang pangalan ng isang tao. Maglaan ng isang minuto upang i-double check na mayroon ka nito bago mo ipadala ito upang maiwasan ang anumang kakulitan sa hinaharap
Paraan 8 ng 10: Basahin muli ang iyong mga email para sa tono
Hakbang 1. Pag-isipan kung paano basahin ng iyong mga tatanggap ang iyong mensahe
Isang bagay tulad ng, "Mag-usap tayo mamaya," ay maaaring mukhang inosente sa iyo, ngunit ang iyong kasamahan sa pagbabasa nito ay maaaring isipin na sila ay nasa problema o na galit ka. Palitan ito sa isang bagay tulad ng, "Mayroon ka bang oras upang makipag-chat sa ibang pagkakataon tungkol sa mga paparating na pagbabago sa ulat?" upang maging isang malinaw na mas malinaw.
- Huwag kailanman gamitin ang lahat ng mga takip sa iyong mga email! Ang pagsulat ng isang pangungusap sa takip ng takip ay karaniwang nakikita bilang pagsigaw sa isang tao sa pamamagitan ng isang computer screen.
- Sa halip na isang bagay tulad ng, "Isumite ang iyong mga pagbabago bukas ng umaga." subukan ang isang bagay tulad ng, "Dahil ang deadline ay bukas ng hapon, kakailanganin ko ang iyong mga pagbabago sa bukas ng umaga. Ipaalam sa akin kung ang timeline na iyon ay gumagana para sa iyo."
Paraan 9 ng 10: I-pause bago tumugon sa isang nagpapasiklab na email
Hakbang 1. Kung nakakakuha ka ng isang email na sa tingin mo ay galit, kumuha ng isang segundo upang huminga
Sa halip na gumawa ng isang tugon sa paggupit, bilangin sa 10 (o 1, 000) hanggang sa maging kalmado ka. Pagkatapos, basahin muli ang email upang makita kung talagang nakakainsulto o hindi. Malamang, maaaring mali ang pagkakamali mo ng pagpapakita ng mensahe, at hindi ito talagang masama.
Kung nararamdaman mo pa rin ang pangangailangan na gumawa ng isang galit na tugon, maghintay ng 24 na oras bago ito maipadala. Pagkatapos, muling bisitahin ang iyong tugon makalipas ang isang araw upang makita kung nais mo pa ring ipadala ito o hindi
Paraan 10 ng 10: Bigyan ang mga tao ng benepisyo ng pagdududa
Hakbang 1. Mahirap ihatid ang isang positibong tono sa isang email
Kung may nabasa kang isang bagay na ipinadala sa iyo ng isang kasamahan at agad kang nasaktan, kumuha ng isang hakbang pabalik at basahin muli ang kanilang isinulat. Subukang tanungin ang iyong sarili kung may anumang iba pang paraan na maaaring bigyang kahulugan ang tono-ay talagang masungit ang email na ito, o sila ba ay pagiging prangka lang?
Halimbawa, maaaring may sumulat ng, "Kailangan ko ang ulat na ito ngayong gabi." Sa unang tingin, ito ay tila isang malamig at hindi emosyonal. Gayunpaman, hindi ito kinakailangang bastos, totoo lamang ito at maikli
Mga Tip
Ang mga email ay madalas na nakikita bilang hindi kagyat. Kung kailangan mo ng isang sagot kaagad, subukang makipag-usap sa iyong kasamahan nang personal o sa pamamagitan ng video chat sa halip
Mga babala
- Kahit na ang mga emoji at emoticon ay nagpapahiwatig ng tono, huwag gamitin ang mga ito para sa isang propesyonal na email.
- Huwag magpadala ng mga nakakainsulto o nagpapaalab na email, lalo na sa isang taong hindi mo masyadong kilala.
