Bagaman ang mga tao ay nagpo-fax ng mga dokumento na may mas kaunting dalas kaysa sa dati nilang ginawa, maaaring kailangan mo pa ring magpadala ng fax paminsan-minsan. Marami pa ring magagandang dahilan upang magpadala ng isang fax, partikular kung nagpapadala ka ng mga kontrata o kung ang iyong tatanggap ay walang teknolohiya o kagamitan na kinakailangan upang magpadala ng mga papel sa anumang ibang paraan. Sa kabutihang palad, maaari kang mag-fax ng mga dokumento sa pamamagitan ng paggamit ng isang fax machine, isang computer, o kahit isang smart phone.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 3: Paggamit ng Fax Machine
Hakbang 1. Itakda ang iyong fax machine
Upang maipadala at makatanggap ng mga fax gamit ang isang fax machine, kakailanganin mong tiyakin na ang iyong fax machine ay naka-plug in at nakakonekta sa iyong koneksyon sa teleponong landline.
- Inirerekomenda ang isang nakalaang linya kung plano mong madalas sa pag-fax dahil hindi mo magagamit ang fax machine at ang telepono nang sabay.
- Dapat mo ring tiyakin na ang iyong fax machine ay may toner at papel kung plano mong makatanggap ng mga fax.
- Kung wala kang isang fax machine sa bahay o sa trabaho, maaari kang magpadala ng isa nang libre mula sa iyong lokal na pampublikong silid-aklatan. Maaari ka ring pumunta sa isang tindahan tulad ng Kinko's o Ang UPS Store upang i-fax ang iyong mga dokumento para sa isang bayad. Ang mga pagpipiliang ito ay pinakamahusay na gagana kung hindi mo inaasahan na magpadala ng mga fax nang madalas.
Hakbang 2. Ayusin ang iyong mga setting
Ang lahat ng mga fax machine ay magkakaiba, ngunit karaniwang may pagpipilian ka upang ayusin ang ilang mga setting. Basahin ang iyong manwal ng gumagamit upang matuto nang higit pa tungkol sa mga tukoy na tampok na magagamit sa iyong machine.
- Kung nais mong malaman sigurado na ang iyong fax ay matagumpay na naipadala, i-on ang setting ng pahina ng kumpirmasyon. Kapag ang tampok na ito ay naka-on, ang makina ay mag-print ng isang pahina pagkatapos mong magpadala ng isang fax, na magpapabatid sa iyo kung ito ay matagumpay na naipadala o hindi.
- Maaari ka ring mag-set up ng isang fax header, na isang linya ng teksto na lilitaw sa tuktok ng bawat dokumento na iyong ipinadala. Karaniwan itong may kasamang pangunahing impormasyon tungkol sa kung kanino galing ang fax.
- Kung plano mong makatanggap din ng mga fax, maaari kang pumili sa pagitan ng awtomatikong mode na pagtanggap o manu-manong mode na pagtanggap, na kung saan ay hihilingin mong tanggapin ang bawat papasok na fax.
Hakbang 3. Ipunin ang iyong mga dokumento
Ang paggamit ng mga orihinal na dokumento sa halip na mga photocopie ay magbibigay sa tatanggap ng isang dokumento na mas malinis at madaling basahin.
Gumamit ng isang cover sheet sa tuktok ng mga pahina na iyong i-fax. Ang sheet ng takip ay dapat maglaman ng impormasyon tulad ng pangalan ng nagpadala at numero ng fax, pangalan ng tatanggap at numero ng fax, ang petsa, at ang bilang ng mga pahina na kasama sa fax
Hakbang 4. Ilagay ang iyong mga dokumento sa makina
Maraming mga machine ang may parehong isang feeder ng papel at isang flatbed screen. Kung mayroon ka lamang isang pahina, maaari mong gamitin ang alinman sa pagpapaandar. Kung mayroon kang maraming mga pahina, ang feeder ng papel ay karaniwang gumagana nang mas mahusay.
- Kapag ginagamit ang feeder ng papel, maaari mong ipasok ang lahat ng iyong mga pahina nang sabay-sabay. Ang iyong fax machine ay dapat magkaroon ng isang icon na nagsasaad kung aling direksyon ang dapat nakaharap sa mga papel sa feeder ng papel. Nag-aalok din ang ilang mga fax machine ng pagpipilian upang i-scan at i-fax ang magkabilang panig ng isang dokumento, kaya suriin ang iyong manwal ng gumagamit upang makita kung posible ito sa iyong machine.
- Kapag ginagamit ang flatbed screen, iangat ang takip sa tuktok ng makina at ilagay ang iyong dokumento sa screen ng salamin. Siguraduhing linya ang iyong dokumento sa mga marka na ibinigay sa screen at isara ang takip bago magpatuloy.
Hakbang 5. Ipasok ang numero ng fax
Kapag ipinasok ang numero, tiyaking isama ang area code, country code, at anumang mga numero na kailangan mong i-dial out. Dapat mong ipasok ang numero nang eksakto sa paraang nais mong tawagan ang numero gamit ang isang telepono.
Hakbang 6. Pindutin ang pindutan ng ipadala
Pagkalipas ng ilang segundo, maririnig mo ang makina na nagsimulang magpadala ng fax at ang mga papel ay magsisimulang magpakain sa fax machine.
Ang pindutan sa iyong machine ay maaaring sabihin na "go" o "fax" sa halip na "ipadala."
Hakbang 7. Maghanap para sa isang mensahe ng kumpirmasyon
Ang ilang mga machine ay magpapakita ng isang mensahe sa screen upang ipaalam sa iyo kung ang iyong fax ay matagumpay na naihatid. Kung na-configure mo ang iyong mga setting upang makatanggap ng mga naka-print na kumpirmasyon, ang iyong machine ay mag-print ng isang pahina na nagdedetalye sa katayuan ng iyong fax.
Paraan 2 ng 3: Pag-fax Sa Isang Computer
Hakbang 1. Pumili ng isang programa
Kapag nagpapadala ng isang fax mula sa isang computer, magkakaroon ka ng pagpipilian na gumamit ng software na naka-install sa iyong computer o isang serbisyong online.
- Ang ilang mga operating system ay mayroong mga programa na nagbibigay-daan sa iyo upang magpadala ng mga fax. Ang Windows 7, halimbawa, ay may isang tool na tinatawag na Fax at Scan, na nagbibigay-daan sa iyo upang magpadala ng isang fax nang walang isang fax machine.
- Upang magamit ang computer software, kakailanganin mong ikonekta ang iyong computer sa isang linya ng telepono. Kung hindi ito posible, subukang gumamit ng isang serbisyong online sa halip.
- Mayroong maraming mga serbisyong online na magagamit, kabilang ang MyFax, eFax at FaxZero. Ang ilan ay libre, ang ilan ay nangangailangan ng isang subscription o pagiging miyembro, at ang ilang mga serbisyo ay hihilingin sa iyo na magbayad bawat fax.
Hakbang 2. Buksan ang programa at lumikha ng isang bagong fax
Ang bawat programa ay natatangi, ngunit dapat mong makita ang isang pagpipilian na tinatawag na "lumikha ng bagong fax" o isang bagay na katulad.
Hakbang 3. Ikabit ang iyong mga dokumento
Upang mai-fax ang mga dokumento gamit ang isang computer, kakailanganin mong i-upload ang mga ito sa iyong mensahe. Dapat mong makita ang isang pindutan na nagsasabing "mag-upload ng mga dokumento" o isang bagay na katulad.
- Kung mayroon kang mga elektronikong dokumento, maaari kang maghanap para sa mga ito sa iyong computer at ilakip ang mga ito sa iyong mensahe.
- Kung mayroon kang mga dokumento sa papel, kakailanganin mong gumamit ng isang scanner upang i-digitize ang mga ito. Kung wala kang isang scanner, maaari ka ring kumuha ng larawan ng mga dokumento at maaaring i-email ito sa iyong sarili o i-upload ang larawan nang direkta sa iyong computer.
Hakbang 4. Ipasok ang numero ng fax at isang mensahe
Mag-type ng isang maikling mensahe sa iyong tatanggap sa puwang na ibinigay sa screen, tulad ng gagawin mo kung nagpapadala ka ng isang email. Magsisilbi itong iyong sheet ng takip, kaya hindi na kailangang maglakip ng isang hiwalay na sheet ng takip. Kakailanganin mo ring ipasok ang numero ng fax ng tatanggap sa patlang TO.
Maaari ka ring hilingin na mag-type ng isang code sa kumpirmasyon upang patunayan na hindi ka isang robot
Hakbang 5. Pindutin ang ipadala
Kapag na-attach mo na ang iyong mga dokumento, nai-type ang iyong mensahe, at ipinasok ang numero ng fax ng tatanggap, pindutin ang pindutang ipadala, at tapos ka na.
Paraan 3 ng 3: Paggamit ng isang Mobile Phone o Tablet
Hakbang 1. Mag-download ng isang app
Mayroong iba't ibang mga mobile app na magagamit para sa mga telepono at tablet na nagbibigay-daan sa iyo upang magpadala ng mga fax tulad ng gagawin mo mula sa iyong computer. Ang ilang mga app, libre, habang ang iba ay maaaring singilin ng singil. Kasama sa mga sikat na app ang Files Anywhere, Fax Burner, at JotNot Fax.
Ang ilang mga app ay magbibigay sa iyo ng isang pansamantalang numero ng fax, na maaaring hindi perpekto kung balak mong magpadala at tumanggap ng madalas
Hakbang 2. Buksan ang app at piliin ang iyong dokumento
Kapag binuksan mo ang app sa iyong mobile device, sasabihan ka upang lumikha ng isang bagong fax. Ang unang bagay na kailangan mong gawin ay piliin ang dokumento na nais mong i-fax.
- Kung ang iyong dokumento ay nai-save nang lokal sa iyong aparato, sa iyong email, o sa isang serbisyo ng cloud storage tulad ng DropBox, dapat mong maghanap at mai-upload ang iyong dokumento mula sa app.
- Kung mayroon kang isang dokumento sa papel, maaari mong gamitin ang iyong telepono o tablet upang kumuha ng larawan ng iyong dokumento at ilakip ito sa iyong mensahe.
Hakbang 3. Ipasok ang numero ng fax at isang mensahe
Mag-type ng isang mensahe sa iyong tatanggap, tulad ng gagawin mo kung nagpapadala ka ng fax mula sa isang computer. Tiyaking ipasok ang numero ng fax ng tatanggap sa patlang TO ng iyong mensahe.
Hakbang 4. Pindutin ang ipadala
Kapag na-attach mo na ang iyong mga dokumento, nai-type ang iyong mensahe, at naipasok ang numero ng fax ng tatanggap, pindutin ang pindutan ng ipadala, at ipapadala ang iyong fax.
Mga Tip
- Mag-upgrade sa isang all-in-one na printer kung nais mong makapag-fax mula sa iyong bahay o opisina nang hindi nagda-download ng software, pag-upload ng mga dokumento sa isang website, o pagbili ng isang hiwalay na fax machine. Kakailanganin mo pa rin ang isang koneksyon sa telepono.
- Kung mayroon kang isang account na may serbisyo sa online na fax tulad ng RingCentral o eFax, maaari mong gamitin ang iyong account upang magpadala ng mga fax nang direkta mula sa Gmail. Ang kailangan mo lang gawin ay ipasok ang numero ng fax na nais mong ipadala upang sundan ng @ domainname.com sa patlang TO. Halimbawa, kung gumagamit ka ng eFax, papasok ka sa [email protected].
- Ang mga makina ng fax minsan ay nakakakuha ng jam at kung minsan ay magkadikit ang mga pahina. Kung nangyari ito, kakailanganin mong ipadala muli ang iyong dokumento.
