Kung hindi ka masyadong pamilyar sa Microsoft Excel, maaaring mukhang isang nakakatakot na programa ang gagamitin. Sa kabutihang palad, madali itong magsimula. Maaari mong i-type ang data, kopyahin at i-paste ito mula sa iba pang mga dokumento, at mai-format ito sa ilang mga pag-click lamang. Sa isang maliit na kasanayan, mabilis mong mailalagay, mai-edit at mapamahalaan ang data sa Microsoft Excel.
Mga hakbang
Bahagi 1 ng 3: Pagpasok at pagpili ng Data
Hakbang 1. Ilunsad ang Microsoft Excel
Maaari mong hanapin ang Excel sa pamamagitan ng pag-click sa menu na "Start", piliin ang "Lahat ng Program," pagpili ng "Microsoft Office" at pagkatapos ay piliin ang "Microsoft Excel." Ang Excel ay kasama ang suite ng mga produkto ng Microsoft Office na pangkalahatang nakabalot sa mga Windows computer at notebook.
Mahahanap ng mga gumagamit ng Mac na bumili ng Excel para sa Mac ang program na matatagpuan sa kanilang Dock o kabilang sa pamamagitan ng pagbubukas ng "Finder" at pagkatapos ay piliin ang "Mga Aplikasyon."
Hakbang 2. Magbukas ng isang spreadsheet
Ang isang blangkong "workbook" ay maaaring awtomatikong lilitaw sa pagbubukas ng Excel. Kung hindi man, makakakita ka ng isang "Gallery ng Template" kung saan maaari kang pumili ng isang bagong blangkong workbook o isang espesyal na na-format na template.
Maaari kang palaging magbukas ng isang bagong spreadsheet habang nagtatrabaho sa isa pang workbook sa Excel. Mag-click lamang sa "File" mula sa menu bar at piliin ang pagpipiliang "Bagong Workbook"
Hakbang 3. Ipasok ang data sa nais na mga cell
Maaari kang mag-type ng mga numero, salita, equation, formula o pag-andar sa anumang cell pagkatapos piliin at i-click ito.
- Kapag natapos sa isang naibigay na cell, pindutin ang ↵ Enter o Tab ↹ upang awtomatikong lumipat sa susunod na cell nang pahalang.
- Maaari ka ring lumikha ng isang bagong linya sa loob ng isang cell kung saan magdagdag ng higit pang teksto. Ipasok lamang ang isang "Line Break" sa pamamagitan ng pagpindot sa Alt + ↵ Enter.
Hakbang 4. Lumikha ng mga heading para sa iyong mga haligi
Ipasok ang teksto sa Hilera 1 upang lumikha ng mga heading ng haligi para sa iyong data. Halimbawa, ipasok ang "Pangalan" sa cell A1 at "Petsa" sa cell B1 at payagan ang mga ito na magsilbing iyong mga header ng haligi para sa pagsubaybay sa impormasyon ng pangalan at petsa.
Hakbang 5. Lumikha ng isang sunud-sunod na serye ng data
Malalaman ng Excel ang mga pattern na pinagbabatayan ng iyong data at pagkatapos ay punan ang data batay sa pattern na iyon upang makatipid sa iyo ng oras at lakas. Magsimula sa pamamagitan ng pagtataguyod ng isang pattern sa magkasunod na mga cell (hal. Pag-type ng "Enero" sa isang cell at "Pebrero" sa susunod). Pagkatapos piliin ang mga naka-cell na cell at i-click at i-drag ang kanang sulok sa ibaba ng iyong napiling rektanggulo upang palawakin ang pattern sa mga bagong cell. Awtomatikong makikilala ng Excel ang iyong itinatag na pattern at pupunan ang mga kasunod na cell ng "Marso", "Abril" at iba pa.
Makikilala ng Excel ang maraming mga karaniwang pattern tulad ng mga araw ng linggo, pantay-pantay na mga petsa, magkasunod na numero at marami pang iba
Hakbang 6. Pumili ng isang hanay ng mga cell
Upang pumili ng isang hanay ng mga cell gamit ang iyong mouse (upang mai-format o mai-edit ang mas malaking dami ng data), i-click lamang ang simula o pagtatapos ng isang saklaw ng data at i-drag ang iyong cursor sa iyong nais na direksyon upang i-highlight ang naaangkop na teksto. Mayroon ding isang bilang ng mga kapaki-pakinabang na mga keyboard shortcut na naisaayos sa ibaba.
- Ang pagpindot sa Ctrl at ang spacebar ay nagpapalawak ng isang pagpipilian sa buong haligi kung saan matatagpuan ang orihinal na cell.
- Ang pagpindot sa ⇧ Shift at ang spacebar ay nagpapalawak ng isang pagpipilian sa buong hilera kung saan matatagpuan ang orihinal na cell.
- Ang pagpindot sa Ctrl + ⇧ Shift at ang spacebar o Ctrl + A ay pipiliin ang buong worksheet.
Hakbang 7. Ipasok ang (mga) hilera
Magsimula sa pamamagitan ng pag-click sa isang numero ng hilera (pipiliin nito ang buong hilera). Piliin ang hilera na nais mong puntahan sa itaas ng iyong bagong hilera. Mag-right click (Control + click sa Mac) at piliin ang "Insert" mula sa lilitaw na menu.
- Magagamit din ang pagpapaandar na ito mula sa tab na "Home" sa pamamagitan ng pagpili ng "Ipasok" mula sa "Mga Cell" pagkatapos ay "Ipasok ang Mga Hilera ng Sheet."
- Ang pagpasok ng maraming mga hilera ay nangangailangan sa iyo upang pumili ng maraming mga hilera sa itaas ng lokasyon kung saan nais mong maglagay ng mga bagong hilera. Piliin lamang ang parehong bilang ng mga hilera na nais mong ipasok sa ibaba.
Hakbang 8. Ipasok ang (mga) haligi
Magsimula sa pamamagitan ng pag-click sa isang titik ng haligi (pipiliin nito ang buong haligi). Piliin ang haligi na nais mong mapunta sa kaliwa ng iyong bagong haligi. Mag-right click (Control + click sa Mac) at piliin ang "Insert" mula sa lilitaw na menu.
- Magagamit din ang pagpapaandar na ito mula sa tab na "Home" sa pamamagitan ng pagpili ng "Ipasok" mula sa "Mga Cell" pagkatapos ay "Ipasok ang Mga Hilera ng Sheet."
- Ang pagpasok ng maraming mga haligi ay nangangailangan sa iyo upang pumili ng maraming mga haligi sa kanan ng lokasyon kung saan nais mong maglagay ng mga bagong haligi. Piliin lamang ang parehong bilang ng mga haligi na nais mong ipasok sa kaliwa.
Bahagi 2 ng 3: Pag-edit ng Data
Hakbang 1. Kopyahin ang isa o higit pang mga cell
Matapos piliin ang (mga) cell na nais mong kopyahin, i-right click at piliin ang "Kopyahin" mula sa lilitaw na menu. Halili pindutin ang Ctrl + C (o ⌘ Command + C para sa mga gumagamit ng Mac). Idaragdag nito ang napiling data sa iyong clipboard.
Hakbang 2. Gupitin ang isa o higit pang mga cell
Matapos piliin ang (mga) cell na nais mong i-cut, i-right click at piliin ang "Gupitin" mula sa lilitaw na menu. Halili pindutin ang Ctrl + X (o ⌘ Command + X para sa mga gumagamit ng Mac). Idaragdag nito ang napiling data sa iyong clipboard.
Hakbang 3. I-paste ang isa o higit pang mga cell
Matapos piliin ang (mga) cell kung saan mo nais na i-paste ang iyong data, mag-right click at piliin ang "I-paste" mula sa lilitaw na menu. Bilang halili, pindutin ang Ctrl + V (o ⌘ Command + V para sa mga gumagamit ng Mac). Idi-paste nito ang mga nilalaman ng kinopya o pinutol na (mga) cell.
Kung ang iyong cell ay naglalaman ng isang pormula, i-paste ng "I-paste" ang formula na hindi kinakalkula na halaga ng formula. Upang "I-paste" ang mga halaga ng cell, gamitin ang "I-paste ang Espesyal"
Hakbang 4. I-paste ang mga halaga ng cell sa halip na mga formula
Magsimula sa pamamagitan ng pagpili ng "I-edit" mula sa tab na "Home" at pag-click sa "I-paste ang Espesyal." Piliin ang "Mga Halaga" mula sa listahan ng mga katangian na mai-paste.
Nakasalalay sa iyong bersyon ng Excel, ang iba pang mga pagpipilian sa "I-paste ang Espesyal" ay maaaring may kasamang "Mga Komento" (mga komento sa teksto na maaaring idagdag sa mga indibidwal na cell), "Mga Format" (lahat ng pagpipilian ng pag-format ng teksto), o "Lahat" upang i-paste ang lahat sa sabay
Hakbang 5. Tanggalin ang nilalaman ng cell
Piliin lamang ang (mga) cell kung saan mo nais na tanggalin ang teksto at pindutin ang Del o mag-right click at piliin ang "Tanggalin" mula sa lilitaw na menu.
Hakbang 6. Ilipat ang mga cell, row o haligi
I-highlight ang iyong napiling mga cell at buhayin ang "ilipat ang pointer" (lumilitaw bilang apat na direksyong mga arrow para sa mga gumagamit ng Windows o bilang isang icon ng kamay para sa mga gumagamit ng Mac). I-drag sa iyong ginustong lokasyon upang mapalitan ang anumang umiiral na data doon ng mga cell na napagpasyahan mong ilipat
Hakbang 7. Gumamit ng isang formula
Gumagamit ang Excel ng "mga formula" upang gumawa ng mga kalkulasyon sa loob ng isang cell at maaaring tukuyin ang iba pang mga cell bilang bahagi ng pagkalkula na iyon. I-click ang cell kung saan mo nais na ipasok ang formula at pagkatapos ay magsimula sa pamamagitan ng pagta-type ng "=". Mag-type ngayon ng isang formula sa matematika at i-click ang "Enter". Ipapakita ng Excel ang mga resulta (hindi ang formula mismo).
Maaari mo ring malaman ang higit pa tungkol sa Paano Mag-type ng Mga Formula sa Microsoft Excel
Hakbang 8. Mga halaga ng sanggunian mula sa iba pang mga cell
Maaaring sumangguni ang mga formula sa iba pang mga cell at kanilang mga halaga. Habang nagta-type ng isang pormula, i-click lamang ang isang solong cell o isang saklaw ng mga cell at awtomatikong ilalagay ng Excel ang pangalan ng cell (hal. B2, D5) sa iyong pormula. Ngayon ang iyong formula ay tumutukoy sa tukoy na cell at magkakaroon ng isang halaga mula rito nang tuloy-tuloy. Kung nagbago ang halaga sa isinangguni na cell, ang mga resulta ng iyong formula ay magbabago rin.
Maaari ka ring mag-refer ng mga halaga mula sa iba pang mga worksheet. Magsimula sa pamamagitan ng pagpili ng cell kung saan mo nais na sumangguni sa isang halaga, mag-type ng isang "= 'sa formula bar at pagkatapos ay i-type ang iyong nais na formula kaagad pagkatapos ng" =. "Matapos i-type ang formula, mag-click lamang sa tab para sa worksheet na iyong nais na sumangguni at pagkatapos ay piliin ang nais na saklaw ng data na nais mong ipasok sa formula
Hakbang 9. Subaybayan ang iyong mga pagbabago
Maaari mong subaybayan ang mga pagbabago sa pamamagitan ng pagpili ng "Mga Tool" mula sa menu bar at pagkatapos ay pag-click sa "Subaybayan ang Mga Pagbabago." Panghuli, piliin ang "I-highlight ang Mga Pagbabago."
Kung ang opsyong ito ay hindi magagamit, ikaw ay nasa isang Read-Only na format. Sa ilalim ng "Mga Pagbabago ng Subaybayan," suriin ang pagpipilian sa tabi ng "Subaybayan ang mga pagbabago habang ini-edit. Ibinabahagi din nito ang iyong workbook." Kapag napili ang opsyong ito, maaari kang gumawa ng mga pagbabago at tingnan ang mga pagbabagong iyon sa pamamagitan ng pagpili muli sa opsyong ito at lagyan ng tsek ang kahon sa tabi ng "I-highlight ang Mga Pagbabago."
Hakbang 10. Magdagdag ng mga komento
Maaari itong maging isang kapaki-pakinabang na paraan upang talakayin ang mga pag-edit na ginawa sa isang spreadsheet ng Excel. Magsimula sa pamamagitan ng pagpili ng (mga) cell kung saan mo nais na magbigay ng puna. Pagkatapos piliin ang "Ipasok" mula sa menu bar at i-click ang "Ipasok ang Komento" mula sa lilitaw na menu. Lilitaw ang isang text box sa iyong nais na lokasyon at papayagan kang mag-iwan ng komento.
Hakbang 11. I-save ang iyong mga pagbabago
Piliin ang "File" mula sa menu bar at i-click ang "I-save." Pagkatapos piliin ang pindutang drop-down na listahan ng "I-save Sa" at piliin ang iyong ginustong folder. Kung susubukan mong lumabas sa Excel bago i-save ang iyong pinakabagong mga pagbabago, lilitaw ang isang kahon ng diyalogo at tanungin kung nais mong i-save ang iyong mga pagbabago. Maaari kang mag-click sa "I-save" o "Huwag I-save" depende sa iyong kagustuhan.
Bahagi 3 ng 3: Data ng Pag-format
Hakbang 1. Tingnan ang laso na "Format"
Tiyaking nakikita ang laso na "Format" upang madali at mabilis mong ma-access ang iba't ibang mga pagpipilian sa pag-format. I-click lamang ang pababang-nakatuon na arrow sa kanang bahagi ng ribbon na "Format" upang palawakin ito. Papayagan ka nitong ayusin ang istilo ng font at laki habang gumagawa din ng italicized, naka-bold o may salungguhit na teksto. Binibigyan ka din nito ng access sa shortcut sa maraming mga pagpapaandar na tinalakay sa mga hakbang sa pag-format na nakabalangkas sa ibaba.
Ang isang pag-right click sa isang cell o pangkat ng mga cell ay nagdadala din ng mga pagpipilian sa pag-format. Pagkatapos ng pag-right click sa (mga) cell, piliin ang "Format Cells." Bibigyan ka nito ng isang bilang ng mga pagpipilian patungkol sa Bilang (istilo), Pagkahanay, Font, Hangganan, Mga pattern at Proteksyon
Hakbang 2. Ibalot ang iyong teksto
Magiging sanhi ito ng pambalot ng teksto at mananatiling nakikita sa loob ng isang cell sa halip na mahuli at maging natakpan ng susunod na cell. Magsimula sa pamamagitan ng pag-highlight ng mga cell na nais mong ayusin. Pagkatapos, sa ilalim ng tab na "Home", tingnan ang pangkat na "Alignment" ng mga pindutan at piliin ang pagpipiliang "Wrap Text".
Maaari mo ring ayusin ang iyong teksto upang magkasya sa mga cell upang ang mga haligi at hilera ay awtomatikong ayusin ang kanilang lapad o taas (ayon sa pagkakabanggit) upang mapaunlakan ang nilalaman sa loob ng isang cell. Sa ilalim ng tab na "Home", tingnan ang "Mga cell" na pangkat ng mga pindutan at i-click ang "Format." Mula sa menu na "Format", piliin ang "Laki ng Cell" at i-click ang alinman sa "AutoFit Column Width" o "AutoFit Row Height."
Hakbang 3. Ihanay ang iyong teksto
Ito ay magiging sanhi ng iyong teksto na maging makatarungan sa kaliwa, kanan o gitnang bahagi ng mga cell. Magsimula sa pamamagitan ng pag-highlight ng mga cell na nais mong ayusin. Pagkatapos, sa ilalim ng tab na "Home", piliin ang naaangkop na pagkakahanay. Makakakita ka ng tatlong mga pindutan na may oriented na mga linya upang maipakita ang gilid ng (mga) cell kung saan magsisimula ang teksto.
Hakbang 4. Baguhin ang istilo ng bilang ng data
Mahahanap mo ang maraming pangunahing mga istilo ng pagnunumero sa toolbar na "Format" mismo. Piliin lamang ang (mga) cell na nais mong i-format at pagkatapos ay i-click ang naaangkop na istilo ng bilang na matatagpuan sa toolbar. Upang ma-access ang mga karagdagang istilo, mag-right click sa mga napiling (mga) cell, i-click ang "Format Cells" at pagkatapos ay piliin ang tab na "Numero". Makakakita ka ng iba't ibang mga pagpipilian na nakalista sa ilalim ng "Kategoryo."
Hakbang 5. Baguhin ang kulay ng iyong teksto
Piliin ang (mga) cell kung saan mo nais na ayusin ang kulay ng teksto. Pagkatapos, mula sa toolbar na "Format", i-click ang pababang nakaturo na arrow sa tabi ng "Kulay ng Font." Ito ang pagpipilian na mukhang isang letrang "A" na may kulay na linya sa ilalim nito. Ang pag-click sa arrow na may pagpapakita ng isang menu na may iba't ibang mga pagpipilian sa kulay.
Hakbang 6. Baguhin ang iyong kulay sa background
Piliin ang (mga) cell kung saan mo nais na ayusin ang kulay ng background. Pagkatapos, mula sa toolbar na "Format", i-click ang pababang nakaturo na arrow sa tabi ng "Punan ang Kulay." Ito ang pagpipilian na mukhang isang pinturang letra na maaaring may isang kulay na linya sa ilalim nito. Ang pag-click sa arrow na may pagpapakita ng isang menu na may iba't ibang mga pagpipilian sa kulay.
Mga Tip
- Ang pagpindot sa Ctrl + ⇧ Shift at ang naaangkop na arrow ng direksyon ay nagpapalawak ng isang pagpipilian sa huling pinuno ng cell sa parehong haligi o hilera tulad ng orihinal na cell.
- Ang pagpindot sa Ctrl + ⇧ Shift + ⇱ Home ay nagpapalawak ng isang pagpipilian sa pinakadulo simula ng worksheet.
- Ang pagpindot sa Ctrl + ⇧ Shift + ⇟ PgDn ay nagpapalawak ng isang pagpipilian sa pamamagitan ng kasalukuyang sheet at sa susunod na sheet na susunod pagkatapos nito.
- Ang pagpindot sa Ctrl + ⇧ Shift + ⇞ Ang PgUp ay nagpapalawak ng isang pagpipilian sa pamamagitan ng kasalukuyang sheet at ang nakaraang sheet na darating bago ito.
- Maaari mo ring manu-manong ayusin ang lapad ng mga haligi at taas ng mga cell. Mag-click lamang sa linya na naghihiwalay sa dalawang mga cell at hawakan ito hanggang sa lumitaw ang dalawang magkasalungat na mga arrow. Pagkatapos ay i-drag ang mga arrow na iyon sa ginustong direksyon upang mapaliit o mapalawak ang isang hilera o haligi.
- Maaari ka ring lumikha ng kondisyunal na pag-format para sa mga tukoy na cell (o mga kategorya ng mga cell). Sa ilalim ng tab na "Home", piliin ang "Conditional Formatting" mula sa pangkat na "Mga Estilo" ng mga pindutan.
