Kung nauubusan ka ng puwang sa iyong email sa IBM Notes, ngunit hindi ka handa na magtanggal ng mga email, isaalang-alang ang pag-archive sa kanila. Ang pag-archive ng mga email ay nangangahulugang pagkopya ng mga mensahe sa ibang lokasyon sa iyong computer. Pag-aaral kung paano i-archive ang Mga Tala ng IBM sa libreng puwang sa iyong account habang nai-save ang mga orihinal na email. Tinutulungan din nito ang iyong computer at software na tumakbo sa pinakamataas na pagganap.
Mga hakbang
Hakbang 1. Limitahan ang laki ng iyong file ng mail
Panatilihin ang laki ng iyong file ng mail na mas mababa sa 500MB. (Ang ilang mga organisasyon ay maaaring mangailangan ng isang mas mahigpit na limitasyon, tulad ng 200MB.)
- Suriin ang laki ng iyong data sa pamamagitan ng pagpunta sa File, Database, Properties. Sa Lotus 8, pumunta sa File, Applications, Properties.
- I-click ang tab na "i". Ang numero pagkatapos ng "Disk Space" ay kung magkano ang data na kasalukuyang mayroon ka sa Mga Tala ng IBM.
Hakbang 2. Alamin ang mga paunang natukoy na setting ng iyong samahan
Kung gumagamit ka ng IBM Notes para sa paaralan o trabaho, maaaring mayroon nang mga setting ng archive sa lugar. Tinutulungan nito ang mga samahan na kontrolin ang dami ng mga email bawat gumagamit, pati na rin ang pangkalahatang pagganap ng mga computer sa loob ng samahan. Kung ang mga setting ng archive ay naitatag na, kausapin ang iyong mga kawani ng teknikal na system upang makita kung maaari silang mabago.
Hakbang 3. Tukuyin ang iyong nais na mga setting ng archive
Maaari mong i-archive ang lahat ng mga email ng IBM Notes o pumili ng mga tukoy. Kakailanganin mo ring magpasya kung gaano kadalas mo nais na ma-archive ang IBM Notes.
- Buksan ang naaangkop na application (Mail).
- Pumunta sa Mga Pagkilos, Archive, Mga Setting.
- Pumunta sa tab na Mga Pamantayan at tiyaking napili ang "Default para sa huling binago".
- I-click ang "ok" upang makatipid ng mga pagbabago.
- Siguraduhin na ang Criteria ay pinagana.
Hakbang 4. Mag-iskedyul ng mga awtomatikong archive
Ang pag-iskedyul ng mga awtomatikong archive ay nagsisiguro na regular at pare-pareho ang iyong pag-archive. Makakatipid din sa iyo ng oras.
- Buksan ang naaangkop na application (Mail).
- Pumunta sa Mga Pagkilos, Archive, Mga Setting.
- Pumunta sa tab na Iskedyul. Tiyaking napili ang "Iskedyul ng pag-archive".
- Piliin ang naaangkop na oras at araw na nais mong i-archive ng iyong computer ang iyong mga file.
Hakbang 5. Manu-manong i-archive ang Mga Tala ng IBM
Kahit na nakaiskedyul ka ng awtomatikong pag-archive, maaari ka pa ring mag-archive nang manu-mano sa anumang oras.
- Buksan ang naaangkop na application (Mail).
- Buksan ang mail o folder na nais mong i-archive.
- Pumunta sa Mga Pagkilos, Archive, Archive Ngayon.
- I-click ang Oo upang i-archive alinsunod sa iyong paunang natukoy na mga setting.
Hakbang 6. I-archive gamit ang drag at drop na pamamaraan
Ito ay isa pang paraan upang manu-manong i-archive ang Mga Tala ng IBM.
- Buksan ang naaangkop na application (Mail).
- Buksan ang mail o folder na nais mong i-archive.
- Piliin ang naaangkop na (mga) mensahe.
- I-drag ang (mga) mensahe sa kinakailangang archive sa iyong Navigation pane.
Hakbang 7. Tingnan ang mga naka-archive na mensahe
Kahit na naka-archive ka ng isang email, maaaring kailangan mo pa ring i-access ito paminsan-minsan. Gagaya ng iyong archive file ang mga folder na na-set up mo sa iyong IBM Notes account. Ang lahat ay mananatiling organisado sa paraang idinisenyo mo ito.
- Buksan ang naaangkop na application (Mail).
- I-click ang Archive sa iyong Navigation pane.
- Piliin ang naaangkop na archive (ibig sabihin, Default para sa Huling Binago).
Mga Tip
- I-back up ang mahahalagang email. Kung mayroon kang mahahalagang email sa IBM Notes, tiyaking kopyahin ang mga ito sa ibang lokasyon, tulad ng isang CD o DVD. Nagbibigay ito sa iyo ng isang labis na kopya kung sakaling may mangyari sa server o sa kopya na nakaimbak sa iyong personal na computer.
- Tanggalin ang luma at hindi kinakailangang mga mensahe, lalo na kung naglalaman ang mga ito ng mga kalakip. Makakatulong din ito na bawasan ang laki ng iyong data at makakatulong sa pagganap ng iyong computer.
