Ang access ay isang pamanggit na tagapamahala ng database na nagbibigay-daan sa iyo upang mag-import ng isa o maraming mga database ng Excel sa system nito upang maaari mong maitugma ang mga karaniwang larangan sa pagitan o kabilang sa kanila. Dahil ang isang solong file ng Pag-access ay maaaring maglaman ng maraming mga spreadsheet ng Excel, ang programa ay isang mahusay na paraan din upang pagsamahin o pag-aralan ang maraming impormasyon. Gayunpaman, una, kailangan mong i-import ang spreadsheet ng Excel sa Access. Nangangailangan lamang ito ng ilang mahahalagang hakbang.
Mga hakbang
Bahagi 1 ng 3: Paghahanda sa Pag-import ng Excel sa Pag-access
Hakbang 1. Buksan ang parehong mga programa sa iyong computer
Kakailanganin mong bumili at mag-download ng isang pakete ng Microsoft Office na may kasamang kapwa Excel at Access. Maaari mo itong gawin sa online sa pamamagitan ng site ng Microsoft.
- Kapag na-download na ang mga programa, i-click ang "Start" sa Windows at piliin ang "Lahat ng Program."
- Mag-click sa "Microsoft Office," at pagkatapos ay piliin ang "Access" (o "Excel") mula sa drop-down na menu. Maaari ka nang magkaroon ng isang spreadsheet ng Excel na nilikha na may ibang nagpadala sa iyo o na na-download mo mula sa ibang lugar. Ang pagkakaroon ng Opisina sa iyong computer ay nagbibigay-daan sa iyo upang buksan ito.
Hakbang 2. Linisin ang iyong spreadsheet ng Excel bago i-import ito sa Access
Gagawin nitong mas madali kung gumawa ka ng ilang mga simpleng hakbang bago mo i-import ang Excel spreadsheet sa Access. Ang susi ay ang iyong data ay dapat na pare-pareho sa pagitan ng na-import na mga spreadsheet.
- Magandang ideya na tiyakin na ang unang hilera sa spreadsheet ng Excel ay naglalaman ng iyong mga header ng haligi (o mga pangalan sa patlang), at na ang mga ito ay napakalinaw at madaling maunawaan. Halimbawa, para sa isang haligi na naglalaman ng mga apelyido ng tao, maaaring gusto mong tawagan ang header / pangalan ng patlang na "apelyido." Maging malinaw at tumpak sapagkat mapapadali nito kapag sinubukan mong itugma ang mga header ng haligi sa isang sheet ng Excel sa isa pa.
- Pinapayagan ka ng pag-access na mag-link ng mga karaniwang patlang sa pagitan ng dalawa o kabilang sa maraming mga spreadsheet. Sabihin nating mayroon kang isang sheet ng Excel na naglalaman ng impormasyon sa payroll. Kasama rito ang una at huling mga pangalan, address, at suweldo ng mga tao. Sabihin nating alang-alang sa argumento na nais mong itugma ang sheet na iyon sa loob ng Pag-access sa isang pangalawang sheet ng Excel na naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga kontribusyon sa pananalapi sa kampanya. Naglalaman ang pangalawang sheet na ito ng mga pangalan, address, at donasyon ng mga tao. Ang pinapayagan sa iyo ng Access na gawin ay upang tumugma sa iba't ibang mga header ng haligi sa bawat isa. Maaari kang mag-link ng mga header ng pangalan upang makita kung aling mga tao ng parehong pangalan ang lilitaw sa parehong mga database, halimbawa.
- I-scan ang mga sheet ng Excel upang matiyak na ang bawat uri ng data ay hawakan sa parehong paraan, at linisin ito bago i-import ito sa Access. Ito dapat ang tinatawag na Access na "kapwa nauugnay." Halimbawa, kung ang hypothetical spreadsheet para sa payroll ay naglalaman ng unang pangalan, apelyido at gitnang paunang sa isang haligi, ngunit ang pangalawang spreadsheet ay naglalaman lamang ng apelyido at apelyido sa magkakahiwalay na mga haligi, irehistro ito ng Access bilang walang tugma. Kailangang magkatugma ang mga header / patlang ng haligi.
Hakbang 3. Hatiin ang impormasyon sa loob ng isang haligi sa Excel
Upang mapangalagaan ang isyung ito, baka gusto mong hatiin ang impormasyon sa isang haligi sa loob ng Excel, upang hindi ito maling magrehistro bilang isang "walang tugma" sa Access.
- Bilang isang halimbawa, baka gusto mong hatiin ang unang pangalan sa sarili nitong haligi, ang gitnang paunang sa sarili nitong haligi, at ang apelyido sa sarili nitong haligi. Kung tapos na ito sa parehong paraan sa pangalawang spreadsheet, kapag nag-link ka, sabihin, apelyido na may apelyido sa Access, dapat itong makabuo ng mga tugma kapag ang mga pangalan ay pareho.
- Upang hatiin ang isang haligi sa Excel, i-highlight ang haligi na may impormasyon na nais mong hatiin dito. Mag-click sa "data" sa toolbar sa loob ng programang Excel. Mag-click sa "teksto sa mga haligi." Pangkalahatan, pipiliin mo ang pagpipiliang "na-delimitado." Mag-click sa susunod.
Hakbang 4. Magpatuloy na gamitin ang wizard upang hatiin ang mga pinagsamang haligi
Handa ka na ngayong kumpletuhin ang proseso ng paghahati ng pinagsamang impormasyon sa isang haligi sa maraming mga haligi.
- Piliin kung paano ang "data ay na-limit" sa data. Nangangahulugan ito na ang bawat piraso ng impormasyon sa haligi ay pinaghihiwalay ng isang bagay. Kasama sa karaniwang mga pagpipilian ang isang puwang, isang kuwit, o isang semi-colon. Kadalasan ang impormasyon ay pinaghihiwalay lamang ng isang puwang. Tulad ng sa sumusunod na halimbawa: sabihin nating ang pangalan na "John A. Doe" ay lilitaw sa isang solong haligi. Ang unang pangalan na John ay pinaghiwalay mula sa gitnang paunang A ng isang puwang. Ang huling pangalan na Doe ay pinaghiwalay mula sa gitnang paunang A ng isang puwang. Kaya pumili ng puwang sa delimited wizard.
- Mag-click sa susunod. Mag-click matapos. Dapat hatiin ng programa ang John, A., at Doe sa tatlong mga haligi. Maaari mo nang mabigyan ang mga bagong haligi ng mga bagong pangalan ng header upang ipahiwatig ang uri ng impormasyon na nakalagay sa kanila (apelyido, unang pangalan, atbp.). Magandang ideya na lumikha ng maraming mga blangko na haligi sa kanan ng data na iyong hinahati bago mo ito gawin dahil itutulak nito ang data sa mga bagong blangkong haligi (sa halip na mga haligi na naglalaman ng impormasyon).
Bahagi 2 ng 3: Pag-import ng Excel sa Pag-access
Hakbang 1. Buksan ang Access program sa iyong computer
Pumunta sa menu ng pagsisimula, piliin ang Microsoft Office, at mag-click sa Microsoft Access. Kailangan mong buksan ang isang bagong blangko na database ng Access upang mai-import ang sheet ng Excel dito.
- Piliin ang "blangko na database ng desktop" upang lumikha ng isang bagong database sa loob ng Access program.
- Bigyan ito ng isang bagong pangalan kung nais mo. I-click ang "lumikha."
Hakbang 2. Mag-import ng isang spreadsheet ng Excel sa Access
Ang susunod na hakbang ay upang hilahin ang spreadsheet ng Excel (o higit sa isa) sa Access database.
- Mag-click sa "Panlabas na Data" sa toolbar sa sandaling nasa loob ka ng Access database manager. Piliin ang "Excel." Sa ilang mga bersyon ng Access, mahahanap mo ang pagpapaandar na ito sa pamamagitan ng pag-click sa "file" sa toolbar at "Kumuha ng Panlabas na Data."
- Kung saan sinasabi na "pangalan ng file," i-click ang "mag-browse." Papayagan ka nitong makita ang iyong sheet ng Excel sa iyong computer.
- Iwanan ang kahon na naka-check na nagsasabing "i-import ang data ng mapagkukunan sa isang bagong talahanayan sa kasalukuyang database." Susuriin ito bilang default.
- Kapag nakita mo ang spreadsheet ng Excel na nais mong i-import sa iyong computer, mag-click dito. I-click ang "OK." Dadalhin ka nito sa wizard para sa pag-import ng Excel sa Access.
Bahagi 3 ng 3: Paggamit ng Wizard upang Kumpletuhin ang Proseso ng Pag-import
Hakbang 1. Dumaan sa mga hakbang sa wizard na lilitaw sa loob ng Access
Upang makumpleto ang proseso ng pag-import ng iyong spreadsheet, kailangan mong kumpletuhin ang mga hakbang sa wizard.
- Piliin ang worksheet sa loob ng spreadsheet ng Excel na nais mong i-import. Minsan, ito ay simple dahil ang Excel spreadsheet ay isang sheet lamang. Gayunpaman, kung minsan ang mga tao ay lumilikha ng maraming mga pahina sa loob ng isang solong spreadsheet ng Excel, na maaari mong makita sa pamamagitan ng pag-click sa mga tab sa ilalim ng spreadsheet. Kung ito ang kaso, kailangan mong sabihin sa Access wizard kung aling spreadsheet ang iyong pipiliin. Mag-click sa susunod.
- Ang susunod na pahina ay may isang kahon na nagtatanong kung ang unang hilera sa sheet ng Excel ay may mga heading ng haligi. Nangangahulugan ito ng hilera sa isang spreadsheet na tumutukoy sa data sa bawat haligi (tulad ng apelyido, address, suweldo, atbp.). Magandang ideya kung linisin mo muna ang iyong sheet ng Excel upang matiyak na ang unang hilera ay malinaw na tinukoy ang mga heading ng haligi. Pagkatapos, suriin lamang ang oo na ang unang hilera ay naglalaman ng mga heading ng haligi. Ito ang pinakasimpleng diskarte. Mag-click sa susunod.
- Kung ang iyong unang hilera ay hindi naglalaman ng mga heading ng haligi, tatanungin ka ng susunod na pahina kung nais mong palitan ang pangalan ng tinatawag na "mga patlang" sa Access (ito ang mga heading ng haligi). Kung hindi mo pa pinangalanan ang bawat patlang ng isang bagay na malinaw at madaling kilalanin bago mag-import (inirerekumenda), maaari mo itong gawin dito.
Hakbang 2. Tapusin ang proseso ng pag-import
Mayroong ilang mga hakbang lamang na natitira sa proseso ng pag-import. Ang susunod na pahina sa wizard ay magtatanong kung nais mong makilala ang isang pangunahing key.
- Hindi mo kailangang gawin ito, ngunit kaya mo. Ang isang pangunahing susi ay nangangahulugan na ang programa ng computer ay magtatalaga sa bawat hilera ng impormasyon ng isang natatanging numero. Maaari itong maging kapaki-pakinabang sa paglaon sa pag-uuri ng data. Mag-click sa susunod.
- Ang huling screen sa wizard ay may puwang na nagbibigay ng isang default na pangalan. Maaari mong baguhin ang pangalan ng Excel sheet na iyong ini-import (magiging isang "talahanayan" sa Access sa kaliwang bahagi ng pahina kapag natapos mo itong mai-import).
- I-click ang "import." I-click ang "isara." Makikita mo ang iyong mesa sa kaliwang bahagi ng screen. Na-import na ito sa loob ng Access.
- Kung nais mong mai-link ang higit sa isang hanay ng data, ulitin ang prosesong ito sa isa pa o maraming mga Excel spreadsheet. Ngayon, handa ka na upang itugma ang data sa mga sheet sa loob ng Access.
Video - Sa pamamagitan ng paggamit ng serbisyong ito, maaaring ibahagi ang ilang impormasyon sa YouTube
Mga babala
- Kung ang file ng Excel ay mula sa ibang bersyon ng Office kaysa sa Pag-access, maaari kang magkaroon ng problema sa pag-import nang maayos ng mga file.
- Hindi ito maaaring mai-underscore nang sapat: Kailangan mong linisin ang iyong spreadsheet ng Excel bago i-import ito. Bahagyang nangangahulugan ito ng pag-aralan ang data na mayroon ka para sa mga problema.
- Palaging panatilihin ang isang kopya ng iyong orihinal na mga spreadsheet, kaya kung ginulo mo sila, maaari mong ulitin ang proseso.
- Hindi ka maaaring mag-import ng higit sa 255 na mga patlang sa Access.
