Sa likas na katangian nito, ang email ay hindi pormal tulad ng pagsusulat ng liham. Gayunpaman, magkakaroon ka pa rin ng mga oras kung kailan kailangan mong maging mas pormal sa iyong pagsulat sa email. Mag-isip tungkol sa kung sino ang tatanggap, at pagkatapos ay pumili ng isang pagbati na naaangkop sa sitwasyon. Kapag naisip mo na, maaari kang magpatuloy sa pag-format ng pagbati at pagsulat ng mga pambungad na pangungusap.
Mga hakbang
Bahagi 1 ng 3: Isinasaalang-alang ang Tatanggap
Hakbang 1. Magpasya kung gaano ka dapat maging pormal
Kahit na nagsusulat ka ng isang "pormal" na email, kung gaano pormal ang email na iyon ay nakasalalay sa taong tumatanggap nito. Halimbawa, hindi mo gagamitin ang parehong antas ng pormalidad kapag nagsusulat ng isang propesor na gagawin mo kapag nag-aaplay para sa isang trabaho.
Kapag una kang nakikipag-ugnay sa isang tao, mas mabuti na maging mas pormal kaysa sa kailangan, maging sa ligtas na panig
Hakbang 2. Hanapin ang pangalan ng tao
Magsaliksik upang mahukay ang pangalan ng tao kung hindi mo pa alam. Ang pagkaalam sa pangalan ng tao ay ginagawang mas kaaya-aya ang pagbati, kahit na gumagamit ka ng mga pormal na diskarte para sa iyong email.
Hakbang 3. Sundin ang pamumuno ng tao
Kung nag-email na sa iyo ang tao, mainam na kopyahin ang kanilang istilo ng pagbati. Halimbawa, kung gumagamit sila ng "Hi" at iyong unang pangalan, katanggap-tanggap na tumugon sa parehong istilo, sa pamamagitan ng paggamit ng "Hi" at ang unang pangalan ng tao kapag hinarap mo ang email.
Bahagi 2 ng 3: Pagpili ng isang Pagbati
Hakbang 1. Bumalik sa "Mahal
Ang "Mahal" (na sinusundan ng pangalan ng tao) ay isang lumang pag-standby para sa isang kadahilanan. Pormal ito nang hindi magulo, at dahil madalas itong ginagamit, madalas itong hindi nakikita sa isang pagbati, na isang mabuting bagay. Hindi mo nais na lumabas ang iyong pagbati dahil hindi naaangkop.
Hakbang 2. Subukan ang "Pagbati," kung hindi mo alam ang pangalan ng tao
Ang pagbati ay isang pormal na pagbati na maaari mong gamitin sa mga email sa negosyo, lalo na kung hindi mo alam ang pangalan ng tao. Gayunpaman, palaging mas mahusay na alamin ang pangalan ng tao kung maaari.
Maaari mo ring gamitin ang "To Whom It May Concern" kung ang email ay pormal lalo na at hindi mo alam ang pangalan ng tao. Gayunpaman, ang pagbati na ito ay maaaring maging off-paglalagay sa ilang mga tao
Hakbang 3. Isaalang-alang ang "Kumusta" o "Kamusta" sa bahagyang hindi gaanong pormal na mga email
Ang mga email ay may posibilidad na maging mas pormal kaysa sa mga titik sa pangkalahatan, upang makawala ka sa isang bagay tulad ng "Kumusta" sa isang medyo pormal na email. Halimbawa, kung nag-email ka sa iyong propesor, partikular ang isa na aktwal mong nakikipag-ugnay, "Kumusta" o "Kumusta" ay dapat na gumana nang maayos.
Hakbang 4. Laktawan ang "Hoy
"Habang ang" Hi "ay maaaring tanggapin sa isang semi-pormal na email, ang" Hey "ay malamang na hindi. Ito ay isang impormal na pagbati, kahit na sa pagsasalita, kaya dapat mong iwasan ito sa anumang uri ng pormal na email. Kahit na alam mo ang iyong boss medyo maayos, halimbawa, marahil pinakamahusay na laktawan ang "Hoy" kapag nag-email sa kanila.
Hakbang 5. Gumamit ng isang pamagat kapalit ng isang pangalan kung kinakailangan
Minsan, kapag nagsusulat ka sa isang tao, malalaman mo lamang ang kanilang pamagat sa loob ng kumpanya o samahan. Sa kasong iyon, maaari mo lamang ang pamagat ng tao bilang kapalit ng pangalan ng tao, tulad ng "Dear Hiring Manager," "Dear Hiring Committee," o "Dear Professor."
Hakbang 6. Idagdag ang marangal ng tao upang gawing mas pormal ito
Kung posible, idagdag ang "G.," "Gng," "Dr.," o "Propesor" bago ang pangalan ng tao upang gawing mas pormal ito. Gayundin, gamitin ang apelyido o buong pangalan ng tao upang maging mas pormal, kaysa sa unang pangalan lamang ng tao.
Bahagi 3 ng 3: Pag-format at Pagsisimula ng Email
Hakbang 1. Ilagay ang pagbati sa unang linya
Ang nangungunang linya ay dapat ang pagbati na iyong pinili, na sinusundan ng pangalan ng tao. Gumamit ng isang pamagat para sa tao kung posible, tulad ng G., Gng, o Dr., na sinusundan ng kanilang una at apelyido.
Hakbang 2. Gumamit ng isang kuwit
Pangkalahatan, gagamit ka ng isang kuwit pagkatapos ng pagbati. Sa mga pormal na liham, maaari kang gumamit ng isang colon, ngunit kadalasan iyon ay masyadong pormal para sa isang email, kahit na isang pormal. Ang isang kuwit ay sapat na sa karamihan ng mga pagkakataon, kahit na maaari kang gumamit ng isang colon kung nagsusulat ka ng isang cover letter sa isang email.
Hakbang 3. Lumipat sa susunod na linya
Ang pagbati ay napupunta sa sarili nitong linya sa tuktok, kaya't kapag isinulat mo ito, pindutin ang return key upang lumipat sa susunod na linya. Kung gumagamit ka ng mga line break sa halip na mga indention upang gumawa ng mga talata, kakailanganin mong mag-iwan ng isang blangko na linya sa pagitan ng pagbati at ng unang talata.
Hakbang 4. Ipakilala ang iyong sarili sa pambungad na pangungusap, kung kinakailangan
Kung nagsusulat ka ng isang tao sa kauna-unahang pagkakataon, dapat kang magbigay ng isang pagpapakilala, kahit na kilala mo ang tao sa totoong buhay. Ang pagbibigay sa tao ng isang pahiwatig sa kung sino ka ay hinihikayat sa kanila na patuloy na basahin.
- Halimbawa, maaari mong isulat, "Ang pangalan ko ay Jessica Hills, at ako ang director ng marketing para sa XYZ Company." Maaari mo ring isama kung paano mo kilala ang tao: "Ang pangalan ko ay Robert Smith, at nasa klase ako sa marketing (Marketing 101 na nakakatugon sa Martes at Huwebes ng tanghali)."
- Kung alam mo na ang tao at naisulat mo na ang mga ito dati, maaari mong gamitin ang unang pangungusap bilang pagbati. Halimbawa, maaari mong sabihin na, "Salamat sa mabilis na pagbabalik sa akin," o "Sana ay mabuti ang iyong kalagayan."
Hakbang 5. Dumating sa punto
Karamihan sa mga pormal na email ay kailangang makapunta sa puntong mabilis. Nangangahulugan iyon na ang iyong una o pangalawang pangungusap ay dapat na ipakilala ang dahilan kung bakit ka sumusulat sa tatanggap. Alalahanin na maging maigsi hangga't maaari kapag naglalarawan ng iyong layunin.
