Itinuturo sa iyo ng wikiHow na ito kung paano i-automate ang pag-uulat ng data sa Microsoft Excel. Para sa panlabas na data, tuturuan ka ng wikiHow na ito kung paano mag-query at lumikha ng mga ulat mula sa anumang panlabas na mapagkukunan ng data (MySQL, Postgres, Oracle, atbp) mula sa loob ng iyong worksheet gamit ang mga Excel plugin na nagli-link sa iyong worksheet sa mga panlabas na mapagkukunan ng data.
Para sa data na nakaimbak na sa isang worksheet ng Excel, gagamit kami ng macros upang bumuo ng mga ulat at mai-export ang mga ito sa iba't ibang mga uri ng file na may pagpindot sa isang key. Sa kabutihang palad, ang Excel ay may kasamang built-in na step recorder na nangangahulugang hindi mo na kailangang i-code ang mga macros sa iyong sarili.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 2: Para sa Data Na Sa Excel
Hakbang 1. Kung ang data na kailangan mong iulat ay naimbak, na-update, at pinananatili sa Excel, maaari mong i-automate ang pag-uulat ng mga daloy ng trabaho gamit ang Macros
Ang Macros ay isang built in na pagpapaandar na nagbibigay-daan sa iyo upang i-automate ang mga kumplikado at paulit-ulit na gawain.
Hakbang 2. Buksan ang Excel
I-double click (o i-click kung nasa isang Mac) ang Excel app icon, na kahawig ng isang puting "X" sa isang berdeng background, pagkatapos ay i-click Blangkong Workbook sa pahina ng mga template.
- Sa isang Mac, maaaring kailangan mong mag-click File at pagkatapos ay mag-click Bagong Blangkong Workbook sa nagresultang drop-down na menu.
- Kung mayroon ka nang ulat sa Excel na nais mong i-automate, sa halip ay i-double click mo ang file ng ulat upang buksan ito sa Excel.
Hakbang 3. Ipasok ang data ng iyong spreadsheet kung kinakailangan
Kung hindi mo naidagdag ang mga label at numero ng haligi kung saan mo nais na i-automate ang mga resulta, gawin ito bago magpatuloy.
Hakbang 4. Paganahin ang tab na Developer
Bilang default, ang Developer ang tab ay hindi lalabas sa tuktok ng window ng Excel. Maaari mong paganahin ito sa pamamagitan ng paggawa ng sumusunod depende sa iyong operating system:
- Windows - Mag-click File, i-click Mga pagpipilian, i-click Ipasadya ang Ribbon sa kaliwang bahagi ng window, lagyan ng tsek ang kahon na "Developer" sa kanang-ibabang bahagi ng window (maaari mo munang mag-scroll pababa), at i-click ang OK lang.
- Mac - Mag-click Excel, i-click Mga Kagustuhan …, i-click Ribbon at Toolbar, lagyan ng tsek ang kahong "Developer" sa listahan ng "Pangunahing Mga Tab", at i-click Magtipid.
Hakbang 5. I-click ang Developer
Ang tab na ito ay dapat na nasa tuktok ng window ng Excel. Ang paggawa nito ay nagdudulot ng isang toolbar sa tuktok ng window ng Excel.
Hakbang 6. I-click ang Record Macro
Nasa toolbar ito. Lilitaw ang isang pop-up window.
Hakbang 7. Magpasok ng isang pangalan para sa macro
Sa text box na "Pangalan ng Macro," i-type ang pangalan para sa iyong macro. Tutulungan ka nitong makilala ang macro sa paglaon.
Halimbawa, kung lumilikha ka ng isang macro na gagawa ng isang tsart mula sa iyong magagamit na data, maaari mo itong pangalananang "Chart1" o katulad
Hakbang 8. Lumikha ng isang kumbinasyon ng key ng key para sa macro
Pindutin ang ⇧ Shift key kasama ang isa pang key (hal., Ang T key) upang likhain ang keyboard shortcut. Ito ang gagamitin mo upang mapatakbo ang iyong macro sa paglaon.
Sa isang Mac, ang kombinasyon ng key na key ay magtatapos sa pagiging ⌥ Pagpipilian + ⌘ Command at iyong susi (hal., ⌥ Pagpipilian + ⌘ Command + T)
Hakbang 9. Iimbak ang macro sa kasalukuyang dokumento ng Excel
I-click ang drop-down na kahon na "Store macro in", pagkatapos ay i-click Ang Workbook na ito upang matiyak na magagamit ang macro para sa sinumang magbubukas ng workbook.
Kakailanganin mong i-save ang file ng Excel sa isang espesyal na format para ma-save ang macro
Hakbang 10. Mag-click sa OK
Nasa ilalim ito ng bintana. Ang paggawa nito ay makakatipid sa iyong mga setting ng macro at mailalagay ka sa mode na record. Anumang mga hakbang na gagawin mo mula ngayon hanggang sa ihinto mo ang pagrekord ay maitatala.
Hakbang 11. Gawin ang mga hakbang na nais mong awtomatiko
Susubaybayan ng Excel ang bawat pag-click, keystroke, at pagpipilian sa pag-format na ipinasok mo at idaragdag ang mga ito sa listahan ng macro.
- Halimbawa, upang pumili ng data at lumikha ng isang tsart dito, mai-highlight mo ang iyong data, mag-click Isingit sa tuktok ng window ng Excel, mag-click sa isang uri ng tsart, i-click ang format ng tsart na nais mong gamitin, at i-edit ang tsart kung kinakailangan.
- Kung nais mong gamitin ang macro upang magdagdag ng mga halaga mula sa mga cell A1 sa pamamagitan ng A12, mag-click ka sa isang walang laman na cell, i-type ang = SUM (A1: A12), at pindutin ang ↵ Enter.
Hakbang 12. I-click ang Ihinto ang Pagre-record
Nasa loob ng Developer toolbar ng tab. Ititigil nito ang iyong pagrekord at mai-save ang anumang mga hakbang na iyong kinuha habang nagrekord bilang isang indibidwal na macro.
Hakbang 13. I-save ang iyong sheet ng Excel bilang isang file na pinagana ng macro
Mag-click File, i-click I-save bilang, at baguhin ang format ng file sa xlsm sa halip na xls. Pagkatapos ay maaari kang magpasok ng isang pangalan ng file, pumili ng isang lokasyon ng file, at mag-click Magtipid.
Kung hindi mo ito gagawin, ang makro ay hindi mai-save bilang bahagi ng spreadsheet, nangangahulugang hindi magagamit ng ibang mga tao sa iba't ibang mga computer ang iyong macro kung ipadala mo sa kanila ang workbook
Hakbang 14. Patakbuhin ang iyong macro
Pindutin ang key na kumbinasyon na iyong nilikha bilang bahagi ng macro upang magawa ito. Dapat mong makita ang iyong spreadsheet na awtomatiko ayon sa mga hakbang ng iyong macro.
Maaari ka ring magpatakbo ng isang macro sa pamamagitan ng pag-click Macros nasa Developer tab, pagpili ng pangalan ng iyong macro, at pag-click Takbo.
Paraan 2 ng 2: Para sa Panlabas na Data (MySQL, Postgres, Oracle, atbp)
Hakbang 1. I-download ang Excel plugin ng Kloudio mula sa Microsoft AppSource
Papayagan ka nitong lumikha ng isang paulit-ulit na koneksyon sa pagitan ng isang panlabas na database o mapagkukunan ng data at iyong workbook. Gumagana rin ang plugin na ito sa Google Sheets.
Hakbang 2. Lumikha ng isang koneksyon sa pagitan ng iyong worksheet at ang iyong panlabas na mapagkukunan ng data sa pamamagitan ng pag-click sa button na + sa Kloudio portal
I-type ang mga detalye ng iyong database (uri ng database, mga kredensyal) at pumili ng anumang mga opsyon sa seguridad / pag-encrypt kung gumagana sa kumpidensyal o data ng kumpanya.
Hakbang 3. Kapag nakalikha ka ng isang koneksyon sa pagitan ng iyong worksheet at ng iyong database, magagawa mong mag-query at bumuo ng mga ulat mula sa panlabas na data nang hindi umaalis sa Excel
Lumikha ng iyong mga pasadyang ulat mula sa Kloudio portal at pagkatapos ay piliin ang mga ito mula sa drop-down na menu sa Excel. Maaari ka nang maglapat ng anumang karagdagang mga filter at piliin ang dalas na ire-refresh ang ulat (upang maaari mong awtomatiko na ma-update ang iyong spreadsheet na benta bawat linggo, araw, o kahit na oras.)
Hakbang 4. Bilang karagdagan, maaari mo ring mai-input ang data sa iyong konektadong worksheet at i-update ang data sa iyong panlabas na mapagkukunan ng data
Lumikha ng isang template ng pag-upload mula sa Kloudio portal at magagawa mong manu-mano o awtomatikong mag-upload ng mga pagbabago sa iyong spreadsheet sa iyong panlabas na mapagkukunan ng data.
Video - Sa pamamagitan ng paggamit ng serbisyong ito, maaaring ibahagi ang ilang impormasyon sa YouTube
Mga Tip
- Mag-download lamang ng mga plugin ng Excel mula sa Microsoft AppSource, maliban kung pinagkakatiwalaan mo ang provider ng third party.
- Maaaring magamit ang macros para sa anumang bagay mula sa mga simpleng gawain (hal., Pagdaragdag ng mga halaga o paglikha ng isang tsart) hanggang sa mga kumplikado (hal., Pagkalkula ng mga halaga ng iyong cell, paglikha ng isang tsart mula sa mga resulta, paglalagay ng label sa tsart, at pag-print ng resulta).
- Kapag nagbubukas ng isang spreadsheet kasama ang iyong macro na kasama, maaaring kailanganin mong mag-click Paganahin ang nilalaman sa isang dilaw na banner sa tuktok ng window bago mo magamit ang macro.
Mga babala
- Maaaring magamit ang Macros nang nakakahamak (hal., Upang tanggalin ang mga file sa iyong computer). Huwag magpatakbo ng macros mula sa hindi mapagkakatiwalaang mga mapagkukunan.
- Ipapatupad ng Macros nang literal ang bawat hakbang na iyong ginagawa habang nagre-record. Tiyaking hindi mo sinasadyang mailagay ang maling halaga, magbukas ng isang program na hindi mo nais na gamitin, o magtanggal ng isang file.
