Maraming mga kumpanya ang gumagamit ng Microsoft Excel upang subaybayan ang kagawaran o pangkalahatang mga gastos sa kumpanya. Tulad ng Excel ay madalas na na-bundle ng mga personal na computer na gumagamit ng operating system ng Windows, kung mayroon kang Excel sa iyong computer sa bahay, maaari mo itong magamit upang subaybayan ang iyong mga bayarin. Ang isang bilang ng mga template ay magagamit para sa pagsubaybay sa iyong mga gastos mula sa Microsoft at iba pang mga website, at ang mga kamakailang bersyon ng Excel ay nagsasama ng isang template para sa pagsubaybay sa iyong mga bayarin sa mga paunang naka-install na template. Maaari mo ring i-set up ang iyong sariling spreadsheet upang subaybayan ang iyong mga bayarin sa Excel. Ang mga sumusunod ay mga tagubilin para sa parehong diskarte.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 2: Paggawa Gamit ang isang Excel Template
Hakbang 1. Pumili ng isang paunang naka-install na template
Ang mga kamakailang bersyon ng Excel ay nagsasama ng isang template para sa pagsubaybay sa mga personal na gastos kasama ang mga template para sa mga karaniwang application ng negosyo. Maaari mong ma-access ang mga template na ito at gamitin ang mga ito upang subaybayan ang iyong mga bayarin sa Excel.
- Sa Excel 2003, piliin ang "Bago" mula sa menu na "File". Piliin ang "Sa aking computer" mula sa pane ng gawain ng "Bagong Workbook" upang matingnan ang kahon ng dialogo na "Mga Template."
- Sa Excel 2007, piliin ang "Bago" mula sa menu ng pindutan na "File". Ipinapakita nito ang dialog box na "Bagong Workbook". Piliin ang "Mga Naka-install na Template" mula sa menu na "Mga Template" sa kaliwang pane. Piliin ang "Personal na Buwanang Badyet" mula sa "Mga Naka-install na Template" sa center pane at i-click ang "Lumikha."
- Sa Excel 2010, i-click ang tab na "File", pagkatapos ay piliin ang "Bago" mula sa menu na "File". Piliin ang "Mga template ng sample" mula sa tuktok na seksyon ng pane na "Magagamit na Mga Template", pagkatapos ay piliin ang "Personal na Buwanang Badyet" mula sa pagpapakita ng mga sample na template at i-click ang "Lumikha."
Hakbang 2. Pumili ng isang online na template
Kung ang template ng personal na badyet na paunang naka-install sa Microsoft Excel ay hindi gagana para sa pagsubaybay sa iyong mga gastos, maaari kang pumili ng isang template online. Maaari kang mag-download ng isang template mula sa isang site ng third-party o gumamit ng Excel upang kumonekta sa Microsoft Office Online.
- Para sa Excel 2003, maaari kang pumili ng angkop na template mula sa silid-aklatan ng Microsoft Office Online sa https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Maaari mo ring makita ang mga template na inilaan para sa mga susunod na bersyon ng Excel din dito.)
- Sa Excel 2007, piliin ang "Mga Badyet" mula sa seksyon ng Microsoft Office Online ng "Bagong Workbook" na kahon ng dialogo. Dapat ay mayroon kang isang gumaganang koneksyon sa Internet upang kumonekta sa library ng template ng online na Opisina.
- Sa Excel 2010, piliin ang "Mga Badyet" mula sa seksyon ng Office.com ng pane na Magagamit ang Mga Template. Dapat ay mayroon kang isang gumaganang koneksyon sa Internet upang kumonekta sa library ng template ng online na Opisina.
Hakbang 3. Ipasok ang iyong impormasyon sa naaangkop na mga cell
Ang eksaktong impormasyon ay nakasalalay sa template ng spreadsheet na iyong ginagamit.
Hakbang 4. I-save ang iyong spreadsheet
Maaari mong gamitin ang pangalang ibinigay ng template para sa iyong spreadsheet o baguhin ito sa isang bagay na mas makahulugan. Ang pagdaragdag ng iyong pangalan at ang taon sa umiiral na pangalan ng file ay dapat sapat.
Paraan 2 ng 2: Pagdidisenyo ng Iyong Sariling Spreadsheet sa Pagsubaybay sa Gastos
Hakbang 1. Buksan ang Excel
Hakbang 2. Magpasok ng isang pangalan para sa spreadsheet sa Cell A1
Gumamit ng isang makabuluhang pangalan tulad ng "Personal na Badyet," "Pagsubaybay sa Personal na Gastos," o katulad na bagay. (Ibukod ang mga quote kapag ipinasok ang pangalan; ginagamit lamang sila dito upang maipakita na ang mga pangalan ay halimbawa.)
Hakbang 3. Ipasok ang mga pamagat ng haligi sa Hilera 2
Ang mga iminungkahing pamagat at pagkakasunud-sunod ay "Petsa," "Kategoryang Payee" (o "Bayaran Sa"), "Memo," "Gastos," "Kita" (o "Kita" o "Deposit"), at "Balanse." Ipasok ang mga pamagat na ito sa Mga Cell A2 hanggang sa G2; maaaring kailanganin mong ayusin ang mga lapad ng haligi upang mapaunlakan ang mga mahabang pamagat ng haligi o mga entry.
Kapag na-set up mo na ang pamagat ng spreadsheet at mga heading ng haligi, gamitin ang tampok na "I-freeze ang Mga Panes" upang mapanatili ang mga heading na ito sa tuktok ng display habang nag-scroll sa iyong mga entry. Ang Freeze Panes ay matatagpuan sa menu na "View" sa Excel 2003 at mas maaga at sa pangkat na "Window" ng "View" menu ribbon sa Excel 2007 at 2010
Hakbang 4. Ipasok ang iyong unang item sa gastos sa mga cell ng Hilera 3
Hakbang 5. Ipasok ang balanse na formula sa Cell G3
Dahil ito ang unang pagpasok ng balanse, matutukoy ang balanse sa pamamagitan ng pagkuha ng pagkakaiba sa pagitan ng gastos at kita. Kung paano mo ito itinakda ay nakasalalay sa kung nais mong tingnan ang mga gastos o cash sa kamay.
- Kung itinatakda mo ang spreadsheet upang pangunahin ang iyong mga gastos, ang formula ng balanse ay magiging = E3-F3, kung saan ang E3 ay ang cell na kumakatawan sa gastos at F3 ang cell na kumakatawan sa kita. Ang pagse-set up ng formula sa ganitong paraan ay gagawing positibo ang bilang ng iyong mga gastos, na mas madaling maunawaan.
- Kung itinatakda mo ang spreadsheet upang mapanatili ang isang tab na tumatakbo sa iyong pera, ang formula ng balanse ay magiging = F3-E3. Ang pagse-set up ng spreadsheet sa ganitong paraan ay magpapakita ng balanse bilang positibo kapag ang iyong cash flow ay lumampas sa iyong mga gastos at negatibo kapag mayroon kang mas maraming gastos kaysa sa kita.
Hakbang 6. Ipasok ang iyong pangalawang item sa gastos sa mga cell ng Row 4
Hakbang 7. Ipasok ang balanse na formula sa Cell G4
Dahil ang pangalawa at kasunod na mga entry ay magpapanatili ng isang tumatakbo na balanse, kailangan mong idagdag ang resulta ng pagkakaiba sa pagitan ng gastos at kita sa halaga ng balanse para sa nakaraang entry.
- Kung itinatakda mo ang spreadsheet upang pangunahin ang iyong mga gastos, ang formula ng balanse ay magiging = G3 + (E4-F4), kung saan ang G3 ay ang cell na kumakatawan sa nakaraang balanse, ang E4 ay ang cell na kumakatawan sa gastos at ang F4 ay ang cell kumakatawan sa kita.
- Kung itinatakda mo ang spreadsheet upang mapanatili ang isang tab na tumatakbo sa iyong pera, ang formula ng balanse ay magiging = G3 + (F4-E4).
- Ang panaklong sa paligid ng mga cell na kumakatawan sa pagkakaiba sa pagitan ng mga gastos at kita ay hindi kinakailangan; isinama lamang sila upang gawing mas malinaw ang konsepto ng formula.
- Kung nais mong panatilihin ang cell na walang laman ang balanse hanggang sa isang kumpletong entry ay nagawa, maaari kang gumamit ng pahayag na KUNG sa formula upang kung hindi napasok ang isang petsa, ang balanse na cell ay hindi magpapakita ng isang halaga. Ang pormula para dito, para sa pangalawang pagpasok, binabasa = KUNG (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)) kung itinatakda mo ang spreadsheet upang subaybayan ang mga gastos, at mababasa ito = KUNG (A4 = " "," ", G3 + (F4-E4)) kung itinatakda mo ang spreadsheet upang maipakita ang cash sa kamay. (Maaari mong alisin ang mga panaklong sa paligid ng mga cell na kumakatawan sa mga gastos at kita, ngunit hindi sa panlabas na hanay ng mga panaklong.)
Hakbang 8. Kopyahin ang formula ng balanse sa iba pang mga cell sa Column G (ang haligi ng Balanse)
Mag-right click sa Cell G3 at piliin ang "Kopyahin" mula sa popup menu; pagkatapos ay i-drag upang piliin ang mga cell sa ibaba nito sa haligi. Mag-right click sa mga napiling cell, at piliin ang "I-paste" mula sa popup menu upang i-paste ang formula sa mga napiling cell. (Sa Excel 2010, piliin ang pagpipilian na "I-paste" o "I-paste ang Mga Pormula" sa popup menu.) Awtomatikong i-a-update ng formula ang mga sanggunian sa cell upang ipahiwatig ang gastos, kita, at petsa (kung ginamit) na mga sanggunian mula sa kasalukuyang hilera at ang sanggunian ng balanse mula sa hilera sa itaas ng kasalukuyang hilera.
Hakbang 9. I-save ang spreadsheet
Bigyan ang spreadsheet ng isang makabuluhang pangalan, tulad ng "Expense Tracking.xls" o "Personal na Budget.xls." Tulad ng isang spreadsheet na badyet na nakabatay sa template, baka gusto mong isama ang iyong pangalan at ang taon sa pangalan ng file. (Muli, tandaan na ang mga quote mark ay ginagamit lamang upang maipakita ang mga halimbawang pangalan at hindi dapat mai-type. Hindi mo rin nai-type ang panlapi ng file; ibinibigay ito ng Excel para sa iyo.)
Ang Excel 2003 at mas luma ay nai-save ang mga file ng spreadsheet sa mas lumang format na ".xls", habang ang Excel 2007 at 2010 ay nagse-save ng mga spreadsheet sa mas bagong format na ".xlsx" na batay sa XML ngunit maaaring mabasa at mai-save ang mga spreadsheet sa mas lumang format na ".xls" din. Kung mayroon kang maraming mga computer at plano na panatilihin ang spreadsheet na ito sa lahat ng mga ito, gamitin ang mas matandang format kung ang alinman sa iyong mga computer ay mayroong Excel 2003 o mas matanda sa mga ito at ang mas bagong format kung ang lahat ng iyong mga computer ay may hindi bababa sa Excel 2007
Video - Sa pamamagitan ng paggamit ng serbisyong ito, maaaring ibahagi ang ilang impormasyon sa YouTube
Mga Tip
- Gumamit ng "AutoComplete" sa mga kategorya ng gastos at kita upang matiyak ang pare-parehong pagbaybay.
- Upang makilala ang mga bayad na bayarin mula sa hindi nabayaran ngunit inaasahang gastos, maaari mong i-bold o kulayan ang teksto para sa mga bayad na bayarin o gumamit ng cell shading.
- Upang maiwasan na aksidenteng baguhin ang isang formula o header ng haligi, baka gusto mong protektahan ang mga cell na iyon mula sa mga pagbabago. Piliin ang mga cell na nais mong baguhin (ang petsa, kategorya ng nagbabayad, gastos, kita, at mga halaga ng memo), at i-unlock ang mga cell na iyon, pagkatapos ay maglapat ng proteksyon sa buong spreadsheet.
