Kung kailangan mong ilipat ang isang listahan o talahanayan ng data mula sa Word patungo sa Excel, hindi mo kailangang kopyahin at i-paste ang bawat indibidwal na piraso ng impormasyon sa sarili nitong cell sa spreadsheet. Sa pamamagitan ng maayos na pag-format muna ng iyong dokumento sa Word, madali mong mai-import ang buong dokumento sa Excel sa kaunting pag-click lamang.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 2: Pag-convert ng Listahan
Hakbang 1. Maunawaan kung paano mai-convert ang dokumento
Kapag nag-import ka ng isang dokumento sa Excel, ang ilang mga character ay gagamitin upang matukoy kung anong data ang napupunta sa bawat cell sa spreadsheet ng Excel. Sa pamamagitan ng pagganap ng ilang mga hakbang sa pag-format bago mag-import, makontrol mo kung paano lumilitaw ang panghuling spreadsheet at mabawasan ang dami ng manu-manong pag-format na dapat mong gumanap. Lalo na kapaki-pakinabang ito kung nag-i-import ka ng isang malaking listahan mula sa isang dokumento ng Word sa Excel.
Ang pamamaraan na ito ay pinakamahusay na gumagana kapag mayroon kang isang listahan ng maraming mga entry, bawat format na pareho (listahan ng mga address, numero ng telepono, email address, atbp.)
Hakbang 2. I-scan ang dokumento para sa anumang mga error sa pag-format
Bago simulan ang proseso ng conversion, gugustuhin mong tiyakin na ang bawat entry ay nai-format sa parehong paraan. Nangangahulugan ito ng pag-aayos ng anumang mga error sa bantas o muling pagsasaayos ng anumang mga entry na hindi tumutugma sa iba pa. Titiyakin nito na maayos ang paglilipat ng data.
Hakbang 3. Ipakita ang mga character sa pag-format sa iyong dokumento sa Word
Ang pagpapakita ng karaniwang nakatagong mga character sa pag-format ay makakatulong sa iyo na matukoy ang pinakamahusay na paraan upang paghiwalayin ang mga entry. Maaari mong ipakita ang mga ito sa pamamagitan ng pag-click sa pindutang "Ipakita / Itago ang Mga Talatang Talata" sa tab na Home o sa pamamagitan ng pagpindot sa Ctrl + ⇧ Shift + *
Karamihan sa mga listahan ay maaaring magkaroon ng isang marka ng talata sa dulo ng bawat linya, o isa sa dulo ng linya at isa sa blangko na linya sa pagitan ng mga entry. Gagamitin mo ang mga marka upang maipasok ang mga character na ginamit ng Excel upang makilala ang pagkakaiba sa pagitan ng mga cell
Hakbang 4. Palitan ang mga marka ng talata sa pagitan ng bawat entry upang mapupuksa ang labis na puwang
Gumagamit ang Excel ng puwang sa pagitan ng mga entry upang matukoy ang mga hilera, ngunit kakailanganin mong alisin ito sa ngayon upang matulungan ang proseso ng pag-format. Huwag mag-alala, idaragdag mo ito nang kaunti. Ito ay pinakamahusay na gumagana kapag mayroon kang isang talata marka sa dulo ng isang entry at isa sa puwang sa pagitan ng mga entry (dalawa sa isang hilera).
- Pindutin ang Ctrl + H upang buksan ang window na Hanapin at Palitan.
- I-type ang ^ p ^ p sa larangan ng Maghanap. Ito ang code para sa dalawang marka ng talata sa isang hilera. Kung ang bawat entry ay isang solong linya at walang mga blangko na linya sa pagitan nila, gumamit ng isang solong ^ p sa halip.
- Magpasok ng isang delimiting character sa patlang na Palitan. Tiyaking hindi ito isang character na lilitaw kahit saan sa dokumento, tulad ng ~.
- I-click ang Palitan Lahat. Mapapansin mo na ang mga entry ay maaaring pagsamahin ang kanilang mga sarili, ngunit iyon ay hindi isang pag-aalala sa ngayon hangga't ang delimiting character ay nasa tamang lugar (sa pagitan ng bawat entry)
Hakbang 5. Paghiwalayin ang bawat pagpasok sa magkakahiwalay na mga patlang
Ngayon na pinaghiwalay ang iyong mga entry upang lumitaw ang mga ito sa kasunod na mga hilera, gugustuhin mong tukuyin kung anong data ang lilitaw sa bawat patlang. Halimbawa, kung ang bawat entry ay isang pangalan sa unang linya, isang address ng kalye sa pangalawang linya, at isang estado at zip code sa ikatlong linya, maaari mong
- Pindutin ang Ctrl + H upang buksan ang window na Hanapin at Palitan.
- Alisin ang isa sa mga marka ng ^ p sa patlang ng Hanapin.
- Baguhin ang character sa patlang na Palitan sa isang kuwit,.
- I-click ang Palitan Lahat. Papalitan nito ang natitirang mga simbolo ng talata ng comma separator, na paghiwalayin ang bawat linya sa isang patlang.
Hakbang 6. Palitan ang delimiting character upang matapos ang proseso ng pag-format
Kapag nagawa mo na ang dalawang mga hakbang sa Paghahanap-at-Palitan sa itaas, ang iyong listahan ay hindi na magiging hitsura ng isang listahan. Ang lahat ay magiging sa parehong linya, na may mga kuwit sa pagitan ng bawat piraso ng data. Ang huling hakbang na Paghahanap-at-Palitan ay ibabalik ang iyong data sa isang listahan habang pinapanatili ang mga kuwit na tumutukoy sa mga patlang.
- Pindutin ang Ctrl + H upang buksan ang window na Hanapin at Palitan.
- Ipasok ang ~ (o anumang character na orihinal na pinili mo) sa larangan ng Hanapin.
- Ipasok ang ^ p sa patlang na Palitan.
- I-click ang Palitan Lahat. Babaliin nito ang iyong mga entry sa bawat indibidwal na pagpapangkat na pinaghihiwalay ng mga kuwit.
Hakbang 7. I-save ang file bilang isang simpleng text file
Ngayon na kumpleto na ang iyong pag-format, maaari mong i-save ang dokumento bilang isang text file. Papayagan nitong mabasa ng Excel at ma-parse ang iyong data upang mapunta ito sa mga tamang patlang.
- I-click ang tab na File at piliin ang "I-save Bilang".
- I-click ang drop-down na menu na "I-save bilang uri" at piliin ang "Plain Text".
- Pangalanan ang file ayon sa gusto mo at i-click ang I-save.
- Kung ang window ng Conversion ng File ay lilitaw, i-click lamang ang OK.
Hakbang 8. Buksan ang file sa Excel
Ngayon na nai-save mo ang file sa simpleng teksto, maaari mo itong buksan sa Excel.
- I-click ang tab na File at piliin ang Buksan.
- I-click ang drop-down na menu na "Lahat ng Mga File ng Excel" at piliin ang "Mga Text File".
- I-click ang Susunod> sa window ng Pag-import ng Wizard ng Text.
- Piliin ang "Comma" sa listahan ng Delimiter. Maaari mong makita kung paano paghiwalayin ang mga entry sa preview sa ibaba. I-click ang Susunod>.
- Piliin ang format ng data para sa bawat isa sa mga haligi at i-click ang Tapusin.
Paraan 2 ng 2: Pag-convert ng isang Talahanayan
Hakbang 1. Gumawa ng isang talahanayan sa Word kasama ang iyong data
Kung mayroon kang isang listahan ng data sa Word, maaari mo itong i-convert sa isang format ng talahanayan sa Word at pagkatapos ay mabilis na kopyahin ang talahanayan na iyon sa Excel. Kung ang iyong data ay nasa format na ng talahanayan, lumaktaw pababa sa susunod na hakbang.
- Piliin ang lahat ng teksto na nais mong i-convert sa isang talahanayan.
- I-click ang tab na Ipasok at pagkatapos ay i-click ang pindutan ng Talahanayan.
- Piliin ang "I-convert ang Teksto sa Talahanayan".
- Ipasok ang bilang ng mga linya bawat tala sa patlang na "Bilang ng mga haligi". Kung mayroon kang isang blangko na linya sa pagitan ng bawat talaan, magdagdag ng isa sa kabuuan.
- Mag-click sa OK.
Hakbang 2. Suriin ang pag-format ng iyong talahanayan
Ang Word ay bubuo ng isang talahanayan batay sa iyong mga setting. Suriing muli ito upang matiyak na ang lahat ay naroroon.
Hakbang 3. I-click ang maliit na pindutang "+" na lilitaw sa kaliwang sulok sa itaas ng talahanayan
Lalabas ito kapag pinapasada mo ang mouse sa ibabaw ng mesa. Ang pag-click dito ay pipiliin ang lahat ng data sa talahanayan.
Hakbang 4. Pindutin
Ctrl + C upang kopyahin ang data.
Maaari mo ring i-click ang pindutang "Kopyahin" sa tab na Home.
Hakbang 5. Buksan ang Excel
Kapag ang data ay nakopya, maaari mong buksan ang Excel. Kung nais mong ilagay ang data sa isang mayroon nang spreadsheet, i-load ito. Ilagay ang iyong cursor sa cell na nais mong lumitaw sa kaliwang bahagi ng itaas ng talahanayan.
Hakbang 6. Pindutin
Ctrl + V upang i-paste ang data.
Ang mga indibidwal na cell mula sa talahanayan ng Word ay ilalagay sa magkakahiwalay na mga cell sa spreadsheet ng Excel.
Hakbang 7. Hatiin ang anumang natitirang mga haligi
Nakasalalay sa uri ng data na iyong ini-import, maaaring mayroon kang ilang karagdagang pag-format na kailangan mong gawin. Halimbawa, kung nag-i-import ka ng mga address ng lungsod, ang pagpapaikli ng estado, at zip code ay maaaring lahat sa parehong cell. Maaari mong awtomatikong hatiin ang mga ito ng Excel.
- I-click ang heading ng haligi ng haligi na nais mong hatiin upang mapili ang buong haligi.
- Piliin ang tab na "Data" at i-click ang pindutang "Text to Columns".
- I-click ang Susunod> at pagkatapos ay piliin ang "Comma" sa patlang ng Mga Delimiters. Kung gumagamit ka ng halimbawa sa itaas, paghiwalayin nito ang lungsod mula sa pagdadaglat ng estado at zip code.
- I-click ang Tapusin upang mai-save ang mga pagbabago.
- Piliin ang haligi na kailangan pa ring hatiin at ulitin ang proseso, piliin ang "Space" sa halip na "Comma" bilang delimiter. Paghiwalayin nito ang pagdadaglat ng estado mula sa zip code.
