Paano Gumamit ng Microsoft Access (na may Mga Larawan)

Talaan ng mga Nilalaman:

Paano Gumamit ng Microsoft Access (na may Mga Larawan)
Paano Gumamit ng Microsoft Access (na may Mga Larawan)

Video: Paano Gumamit ng Microsoft Access (na may Mga Larawan)

Video: Paano Gumamit ng Microsoft Access (na may Mga Larawan)
Video: MEGA Chia GPU Farming and Plotting Guide for Linux - Gigahorse Start to Finish - 2023 2024, Abril
Anonim

Ang Microsoft Access ay isang programa sa paglikha ng database na nagbibigay-daan sa sinuman na madaling mapanatili at mai-edit ang isang database. Ito ay angkop para sa anumang bagay mula sa maliliit na proyekto hanggang sa malalaking negosyo, at ito ay isang napaka-biswal na programa. Ginagawa nitong mahusay para sa pagsasagawa ng pagpasok ng data, dahil hindi mo kailangang gumana sa mga talahanayan at mga spreadsheet.

Mga hakbang

Bahagi 1 ng 6: Lumilikha ng isang Bagong Database

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 1
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 1

Hakbang 1. I-click ang tab na File at Piliin ang "Bago"

Ang database ay kung ano ang maglalaman ng lahat ng iyong data sa iba't ibang mga form. Maaari kang pumili upang lumikha ng isang blangko na database, isang blangko na database ng web, o pumili mula sa iba't ibang mga template.

  • Ang isang blangko na database ay isang pamantayang database ng Pag-access, at mabuti para sa lokal na paggamit. Ang paglikha ng isang blangko na database ay lilikha din ng isang talahanayan.
  • Ang mga web database ay idinisenyo upang maging katugma sa mga tool sa pag-publish ng web ng Access. Ang paglikha ng isang blangko na database ay lilikha din ng isang talahanayan.
  • Ang mga template ay paunang binuo na mga database na dinisenyo para sa isang malawak na hanay ng mga gamit. Pumili ng isang template kung hindi mo nais na gugulin ng maraming oras sa pagsasama-sama ng istraktura ng database.
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 2
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 2

Hakbang 2. Pangalanan ang iyong database

Kapag napili mo ang isang uri ng database, bigyan ito ng isang pangalan na sumasalamin kung para saan ito. Lalo na makakatulong ito kung gagana ka sa maraming iba't ibang mga database. I-type ang pangalan ng file ng iyong database sa kahon na "Pangalan ng File". Piliin ang "Lumikha" upang makabuo ng bagong database file.

Bahagi 2 ng 6: Pagdaragdag ng Data sa Database

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 3
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 3

Hakbang 1. Tukuyin ang pinakamahusay na istraktura para sa iyong data

Kung lumilikha ka ng isang blangko na database, gugustuhin mong mag-isip tungkol sa pinakamahusay na paraan upang maisaayos ang iyong data, at idagdag ang naaangkop na istraktura. Mayroong maraming mga paraan na maaari mong mai-format at makipag-ugnay sa iyong data sa Access:

  • Mga Talahanayan - Ito ang pangunahing paraan na ang data ay nakaimbak sa iyong database. Ang mga talahanayan ay maaaring ihambing sa mga spreadsheet sa Excel: ang data ay nakaayos sa mga hilera at haligi. Dahil dito, ang pag-import ng data mula sa Excel at iba pang mga program ng spreadsheet ay isang prangkang proseso.
  • Mga Form - Ang mga form ay ang paraan na idinagdag ang data sa iyong database. Habang maaari mong ipasok ang data sa database nang direkta sa mga talahanayan, ang paggamit ng mga form ay nagbibigay-daan para sa mas mabilis at mas visual na pagpasok ng data.
  • Mga Ulat - Nagbubuod ito at ipinapakita ang data sa iyong database. Ang mga ulat ay para sa pagsusuri ng data at pagbabalik ng mga sagot sa mga tukoy na katanungan, tulad ng kung magkano ang kita, o kung saan matatagpuan ang mga customer. Karaniwan itong idinisenyo upang mai-print.
  • Mga Query - Ito ay kung paano mo makuha at nai-filter ang iyong data. Maaari kang gumamit ng mga query upang maipakita ang mga tukoy na entry mula sa maraming mga talahanayan. Maaari mo ring gamitin ang mga query upang lumikha at mag-update ng data.
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 4
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 4

Hakbang 2. Lumikha ng iyong unang talahanayan

Kung nagsisimula ka ng isang blangko na database, awtomatiko kang magsisimula sa isang walang laman na talahanayan. Maaari mong simulang ipasok ang iyong data sa talahanayan na ito, alinman sa pamamagitan ng kamay o sa pamamagitan ng pagkopya at pag-paste mula sa ibang mapagkukunan.

  • Ang bawat piraso ng data ay dapat na magbigay ng sarili nitong haligi (patlang), habang ang bawat tala ay dapat na isang hiwalay na hilera. Halimbawa, ang bawat hilera ay magiging isang customer habang ang bawat patlang ay magiging isang iba't ibang impormasyon tungkol sa customer na iyon (unang pangalan, apelyido, email address, numero ng telepono, atbp.).
  • Maaari mong palitan ang pangalan ng mga label ng haligi upang gawing madali upang sabihin kung ano ang patlang kung ano. I-double click ang heading ng haligi upang baguhin ang pangalan.
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 5
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 5

Hakbang 3. Mag-import ng data mula sa isa pang mapagkukunan

Kung nais mong mag-import mula sa isang suportadong file o lokasyon, maaari mong itakda ang Access upang makuha ang impormasyon at idagdag ito sa iyong database. Kapaki-pakinabang ito para sa pagkuha ng data mula sa isang web server o ilang iba pang nakabahaging mapagkukunan.

  • I-click ang tab na Panlabas na Data.
  • Piliin ang uri ng file na ini-import mo. Sa seksyong "Mag-import at Mag-link", makakakita ka ng ilang mga pagpipilian para sa mga uri ng data. Maaari mong i-click ang More button upang makita ang higit pang pagpipilian. Ang ODBC ay nangangahulugang Open Open Database Connectivity, at may kasamang mga database tulad ng SQL.
  • Mag-navigate sa lokasyon ng data. Kung ito ay nasa isang server, kakailanganin mong ibigay ang server address.
  • Sa susunod na window, piliin ang "Tukuyin kung paano at saan mo nais iimbak ang data sa kasalukuyang database." Piliin ang "OK." Sundin ang mga hakbang upang mai-import ang iyong data.
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 6
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 6

Hakbang 4. Magdagdag ng isa pang talahanayan

Gusto mong itago ang iyong iba't ibang mga tala sa iba't ibang mga database. Makakatulong ito na panatilihing maayos ang pagtakbo ng iyong mga database. Halimbawa, maaari kang magkaroon ng isang talahanayan ng impormasyon ng customer at isa pang talahanayan para sa impormasyon ng order. Magagawa mong mai-link ang impormasyon ng customer sa talahanayan ng impormasyon ng order.

Sa seksyong Lumikha ng tab na Home, i-click ang pindutan ng talahanayan. May lalabas na isang bagong talahanayan sa iyong database. Maaari kang maglagay ng impormasyon sa parehong paraan na ginawa mo para sa unang talahanayan

Bahagi 3 ng 6: Pagtatakda ng Mga Pakikipag-ugnay sa Talahanayan

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 7
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 7

Hakbang 1. Maunawaan kung paano gumagana ang mga susi

Ang bawat talahanayan ay magkakaroon ng isang pangunahing susi na natatangi para sa bawat entry. Bilang default, lumilikha ang Access ng isang haligi ng ID na tumataas sa bilang para sa bawat entry. Itinakda ito bilang pangunahing key. Ang mga talahanayan ay maaari ding magkaroon ng mga banyagang susi. Ito ang mga patlang na nai-link sa isa pang talahanayan sa database. Ang mga naka-link na patlang ay naglalaman ng parehong data.

  • Halimbawa, sa iyong talahanayan ng Mga Order, maaari kang magkaroon ng patlang ng Customer ID upang subaybayan kung aling customer ang nag-order ng aling produkto. Maaari kang lumikha ng isang relasyon para sa patlang na iyon sa patlang ng ID sa iyong talahanayan ng Customer.
  • Ang paggamit ng mga ugnayan ay makakatulong na mapanatili ang iyong data na pare-pareho, mahusay, at nababasa.
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 8
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 8

Hakbang 2. I-click ang tab na Mga Tool ng Database

I-click ang pindutan ng Mga Pakikipag-ugnay sa seksyon ng Mga Pakikipag-ugnay. Bubuksan nito ang isang bagong window na may isang pangkalahatang ideya ng lahat ng mga talahanayan sa database. Ang bawat patlang ay nakalista sa ilalim ng pangalan ng talahanayan nito.

Kakailanganin mong likhain ang patlang para sa dayuhang susi bago mo malikha ang relasyon. Halimbawa, kung nais mong gamitin ang Customer ID sa talahanayan ng Mga Order, lumikha ng isang patlang sa talahanayan ng Mga Order na tinatawag na Customer at iwanan itong blangko. Tiyaking ito ay ang parehong format tulad ng patlang na iyong nai-link (mga numero sa kasong ito)

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 9
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 9

Hakbang 3. I-drag ang patlang na nais mong gamitin bilang isang banyagang key

I-drop ito sa patlang na iyong nilikha para sa dayuhang key. I-click ang Lumikha sa window na lilitaw upang maitakda ang ugnayan para sa mga patlang. Lilitaw ang isang linya sa pagitan ng dalawang talahanayan, na kumokonekta sa mga patlang.

Lagyan ng tsek ang kahon sa "Ipatupad ang Referential Integrity" kapag lumilikha ng relasyon. Nangangahulugan ito na kung ang data ay binago sa isang larangan, ang iba pang patlang ay awtomatikong nai-update. Makakatulong ito na mapanatiling tumpak ang iyong data

Bahagi 4 ng 6: Paggawa ng Mga Query

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 10
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 10

Hakbang 1. Maunawaan ang papel na ginagampanan ng mga query

Ang mga query ay mga pagkilos na hinayaan kang mabilis na matingnan, magdagdag, at mai-edit ang data sa iyong database. Mayroong iba't ibang mga uri ng query, mula sa simpleng mga pagtingin hanggang sa paglikha ng mga bagong talahanayan batay sa umiiral na data. Ang mga query ay mahahalagang tool para sa pagbuo ng mga ulat.

Ang mga query ay pinaghiwalay sa dalawang pangunahing uri: Piliin at Aksyon. Piliin ang mga query na kumukuha ng data mula sa mga talahanayan at maaaring gumawa ng mga kalkulasyon. Ang mga query sa pagkilos ay maaaring magdagdag, mag-edit, at magtanggal ng data mula sa mga talahanayan

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 11
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 11

Hakbang 2. Gamitin ang Query Wizard upang lumikha ng isang pangunahing Piliin ang query

Kung nais mong lumikha ng isang pangunahing piling query, gamitin ang Query Wizard upang lakarin ka sa mga hakbang. Maaari mong ma-access ang Query Wizard mula sa tab na Lumikha. Papayagan ka nitong tingnan ang mga tukoy na larangan mula sa isang talahanayan.

Lumilikha ng isang Piling Query na may Mga Pamantayan

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 12
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 12

Hakbang 1. Buksan ang tool na Disenyo ng Query

Maaari mong gamitin ang mga pamantayan upang mapaliit ang iyong napiling query at ipakita lamang ang impormasyong kailangan mo. Upang magsimula, i-click ang tab na Lumikha at piliin ang Query Deign.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 13
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 13

Hakbang 2. Piliin ang iyong mesa

Magbubukas ang kahon ng Show Table. I-double click ang talahanayan kung saan mo nais patakbuhin ang query, at pagkatapos ay i-click ang Isara.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 14
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 14

Hakbang 3. Magdagdag ng mga patlang upang makuha

Mag-double click sa bawat patlang sa talahanayan na nais mong idagdag sa query. Ang mga patlang ay idaragdag sa grid ng Disenyo.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 15
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 15

Hakbang 4. Idagdag ang iyong pamantayan

Maaari kang gumamit ng iba't ibang mga uri ng pamantayan, tulad ng teksto o pag-andar. Halimbawa, kung nais mong ipakita lamang ang mga presyo na mas mataas sa $ 50 mula sa iyong patlang na "Mga Presyo," papasok ka

=50

sa pamantayan. Kung nais mong ipakita lamang ang mga customer mula sa UK, magta-type ka

UK

sa patlang ng Kraytirya.

Maaari kang gumamit ng maraming pamantayan sa bawat query

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 16
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 16

Hakbang 5. I-click ang Run upang makita ang iyong mga resulta

Ang pindutan ng Run ay matatagpuan sa tab na Disenyo. Ang iyong mga resulta sa Query ay ipapakita sa window. Pindutin ang Ctrl + S upang mai-save ang query.

Lumilikha ng isang Piling Query na may Mga Parameter

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 17
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 17

Hakbang 1. Buksan ang tool na Disenyo ng Query

Papayagan ka ng isang query sa parameter na tukuyin kung ano ang nais mong kunin sa tuwing tatakbo ang query. Halimbawa, kung mayroon kang isang database sa mga customer mula sa iba't ibang mga lungsod, maaari kang magpatakbo ng isang query sa parameter upang tanungin kung aling lungsod ang nais mong ipakita ang mga resulta.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 18
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 18

Hakbang 2. Lumikha ng isang piling query at tukuyin ang (mga) talahanayan

Magdagdag ng mga patlang upang makuha sa query sa pamamagitan ng pag-double click sa mga ito sa pangkalahatang-ideya ng talahanayan.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 19
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 19

Hakbang 3. Magdagdag ng isang parameter sa seksyon ng Mga Pamantayan

Ang mga parameter ay tinukoy ng "" sa paligid ng parameter. Ang teksto sa loob ng mga braket ay ipapakita sa prompt na lilitaw kapag pinatakbo ang query. Halimbawa, upang mag-prompt para sa lungsod, i-click ang Criteria cell para sa patlang ng lungsod, at i-type

[Aling lungsod?]

Maaari mong wakasan ang mga parameter sa "?" o ":", ngunit hindi kasama ng "!" o "."

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 20
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 20

Hakbang 4. Gumawa ng isang query ng multi-parameter

Maaari kang gumamit ng maraming mga parameter upang lumikha ng isang pasadyang saklaw para sa iyong mga resulta sa query. Halimbawa, kung ang patlang ay isang patlang ng Petsa, maaari mong ibalik ang isang hanay ng mga petsa sa pamamagitan ng pagta-type

Sa pagitan ng [Ipasok ang petsa ng pagsisimula:] At [Ipasok ang petsa ng pagtatapos:]

. Makakatanggap ka ng dalawang mga senyas kapag pinatakbo mo ang query.

Lumilikha ng isang Query ng Gumawa ng Talahanayan

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 21
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 21

Hakbang 1. I-click ang tab na Lumikha at piliin ang Disenyo ng Query

Maaari mong gamitin ang mga query upang makuha ang tukoy na data mula sa mga mayroon nang mga talahanayan at lumikha ng isang bagong talahanayan kasama ang data na ito. Lalo itong kapaki-pakinabang kung nais mong ibahagi ang mga tukoy na bahagi ng iyong database, o lumikha ng mga tukoy na form para sa mga subset ng iyong database. Kakailanganin mong lumikha muna ng isang regular na piling query.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 22
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 22

Hakbang 2. Piliin ang (mga) talahanayan na nais mong hilahin ang data

Mag-double click sa mga talahanayan na nais mong hilahin ang iyong data. Maaari kang kumuha mula sa maraming mga talahanayan kung kinakailangan.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 23
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 23

Hakbang 3. Piliin ang mga patlang na nais mong kunin mula sa data

I-double click ang bawat patlang na nais mong idagdag mula sa pangkalahatang-ideya ng talahanayan. Ito ay maidaragdag sa iyong query grid.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 24
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 24

Hakbang 4. Itakda ang iyong pamantayan

Kung nais mong tukuyin ang tukoy na data mula sa isang patlang, gamitin ang seksyon ng pamantayan upang maitakda ang filter. Tingnan ang seksyong "Lumilikha ng isang Piling Query na may Mga Pamantayan" sa itaas para sa higit pang mga detalye.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 25
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 25

Hakbang 5. Subukan ang iyong query upang matiyak na ibabalik nito ang mga resulta na nais mo

Bago mo likhain ang iyong talahanayan, patakbuhin ang query upang matiyak na kumukuha ito ng lahat ng tamang data. Ayusin ang iyong pamantayan at mga patlang hanggang makuha mo ang lahat ng data na gusto mo.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 26
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 26

Hakbang 6. I-save ang query

Pindutin ang Ctrl + S upang i-save ang query para magamit sa paglaon. Lilitaw ito sa iyong nabigasyon na frame sa kaliwang bahagi ng screen. Mag-click sa query upang piliin itong muli at pagkatapos ay mag-click sa tab na Disenyo.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 27
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 27

Hakbang 7. I-click ang pindutang "Gumawa ng Talahanayan" sa pangkat ng Uri ng Query

Lilitaw ang isang window na humihiling para sa iyong bagong pangalan ng talahanayan. Ipasok ang pangalan para sa talahanayan at i-click ang OK.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 28
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 28

Hakbang 8. I-click ang Run button

Ang iyong bagong talahanayan ay malilikha kasama ang query na iyong itinatag. Lilitaw ang talahanayan sa iyong nabigasyon na frame sa kaliwa.

Lumilikha ng isang Append Query

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 29
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 29

Hakbang 1. Magbukas ng dati nang nilikha na query

Maaari kang gumamit ng isang idagdag na query upang magdagdag ng data sa isang talahanayan na mayroon nang mula sa isa pang talahanayan. Kapaki-pakinabang ito kung kailangan mong magdagdag ng higit pang data sa isang talahanayan na iyong nilikha gamit ang isang query sa make table.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 30
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 30

Hakbang 2. I-click ang Magdagdag ng pindutan sa tab na Disenyo

Bubuksan nito ang kahon ng dialogo ng Magdagdag. Piliin ang talahanayan na nais mong idagdag.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 31
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 31

Hakbang 3. Baguhin ang pamantayan ng iyong query upang tumugma sa nais mong idagdag

Halimbawa, kung lumikha ka ng isang talahanayan na may pamantayan na "2010" para sa patlang ng Taon, baguhin ito sa taong nais mong idagdag, tulad ng "2011".

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 32
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 32

Hakbang 4. Itakda kung saan mo nais idugtong ang data

Siguraduhing itakda ang tamang mga patlang para sa bawat haligi na iyong idinaragdag. Halimbawa, kapag ginagamit ang mga pagbabago sa itaas, ang data ay dapat na idadagdag sa patlang ng Taon sa hilera ng Apend To To.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 33
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 33

Hakbang 5. Patakbuhin ang query

I-click ang Run button sa tab na Deign. Tatakbo ang query at idaragdag ang data sa talahanayan. Maaari mong buksan ang talahanayan upang mapatunayan na ang data ay naidagdag nang tama.

Bahagi 5 ng 6: Paglikha at Paggamit ng Mga Form

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 34
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 34

Hakbang 1. Piliin ang talahanayan na nais mong lumikha ng isang form para sa

Pinapayagan ka ng mga form na madaling makita ang data para sa bawat larangan, pati na rin mabilis na lumipat sa pagitan ng mga tala o lumikha ng mga bago. Mahalaga ang mga form para sa pinahabang panahon ng pagpasok ng data, dahil mas nakikita ng karamihan sa mga tao na mas madali silang magtrabaho kaysa sa mga talahanayan.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 35
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 35

Hakbang 2. I-click ang pindutan ng Form sa tab na Lumikha

Lilikha ito ng isang form batay sa mga patlang na nilalaman sa talahanayan na awtomatiko. Ang pag-access ay isang mahusay na trabaho ng awtomatikong paglikha ng mga patlang na wastong laki, ngunit maaari mong baguhin ang laki at ilipat sa paligid ng anumang mga elemento sa form na gusto mo.

  • Kung hindi mo nais na maipakita ang isang tukoy na larangan sa form, maaari kang mag-right click dito at piliin ang Tanggalin.
  • Kung ang iyong mga talahanayan ay may mga relasyon, isang datasheet ay lilitaw sa ilalim ng bawat talaan, ipinapakita ang nakakonektang data. Maaari mong i-edit ang iyong nakakonektang data sa ganitong paraan nang mas madali. Halimbawa, ang bawat sales rep sa iyong database ay maaaring may isang database ng customer na nakakabit sa kanilang record.
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 36
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 36

Hakbang 3. I-navigate ang iyong bagong form

Ang mga arrow button sa ibabang ilipat mula sa record hanggang sa record. Ang mga patlang ay mapunan ng iyong record data habang lumilipat ka sa pagitan nila. Maaari mong gamitin ang mga pindutan sa mga gilid upang lumipat sa una o huling talaan.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 37
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 37

Hakbang 4. I-click ang pindutan ng datasheet upang magamit ang talahanayan

Matatagpuan ito sa kaliwang sulok sa itaas, at papayagan kang simulang baguhin ang mga halaga ng iyong talahanayan sa pamamagitan ng paggamit ng form.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 38
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 38

Hakbang 5. Gumawa ng mga pagbabago sa mga mayroon nang tala

Maaari mong i-edit ang teksto sa anumang larangan ng bawat talaan upang baguhin ang data sa talahanayan. Awtomatikong makikita ang mga pagbabago sa talahanayan, pati na rin sa anumang mga konektadong talahanayan.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 39
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 39

Hakbang 6. Magdagdag ng mga bagong tala

I-click ang pindutang "Magdagdag ng Record" malapit sa mga pindutan ng nabigasyon upang lumikha ng isang bagong tala sa dulo ng listahan. Maaari mo nang magamit ang mga patlang upang maglagay ng data sa blangkong tala sa talahanayan. Ito ay isang mas madaling paraan upang magdagdag ng bagong impormasyon kaysa sa pamamagitan ng pagtingin sa talahanayan.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 40
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 40

Hakbang 7. I-save ang form kapag natapos na

Tiyaking i-save ang iyong form sa pamamagitan ng pagpindot sa Ctrl + S upang madali mong ma-access ito muli sa ibang pagkakataon. Lilitaw ito sa iyong nabigasyon na frame sa kaliwang bahagi ng screen.

Bahagi 6 ng 6: Lumilikha ng isang Ulat

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 41
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 41

Hakbang 1. Piliin ang iyong talahanayan o query

Pinapayagan ka ng mga ulat na mabilis na maipakita ang mga buod ng iyong data. Kadalasan ginagamit ang mga ito para sa mga ulat sa kita at pagpapadala, at maaaring ipasadya sa halos anumang paggamit. Ang mga ulat ay kumukuha ng data mula sa alinman sa mga talahanayan o query na iyong nilikha.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 42
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 42

Hakbang 2. I-click ang tab na Lumikha

Piliin ang uri ng ulat na nais mong likhain. Mayroong ilang iba't ibang mga paraan na maaari kang pumunta tungkol sa paglikha ng isang ulat. Maaaring likhain ng access ang iyong ulat para sa iyo, o maaari kang lumikha ng isang pasadyang ulat.

  • Ulat - Lilikha ito ng isang awtomatikong ulat kasama ang lahat ng data mula sa iyong mapagkukunan. Walang maipapangkat, ngunit para sa maliit na mga database marahil ay sapat ito para sa pagpapakita ng kailangan mo.
  • Blangkong Ulat - Lilikha ito ng isang walang laman na ulat na maaari mong punan ang iyong data ayon sa nakikita mong akma. Maaari kang pumili mula sa anumang magagamit na patlang upang lumikha ng isang pasadyang ulat.
  • Iulat ang Wizard - Gagabayan ka ng ulat ng wizard sa proseso ng paglikha ng ulat, na pinapayagan kang pumili at mapangkat ang iyong data, at pagkatapos ay mai-format ito nang naaayon.
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 43
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 43

Hakbang 3. Magtakda ng isang mapagkukunan para sa isang blangko na ulat

Kung pinili mo upang lumikha ng isang blangko na ulat, kakailanganin mong pumili ng isang mapagkukunan para dito. Una, i-click ang tab na Ayusin at pagkatapos ay piliin ang Sheet ng Ari-arian. Bilang kahalili, maaari mo ring pindutin ang alt="Larawan" + Enter.

I-click ang pababang arrow sa tabi ng patlang ng Source Source. Lilitaw ang isang listahan ng iyong mga magagamit na talahanayan at query. Pumili ng isa at ito ay itatalaga sa ulat

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 44
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 44

Hakbang 4. Magdagdag ng mga patlang sa iyong ulat

Kapag mayroon kang isang mapagkukunan, maaari mong simulang magdagdag ng mga patlang mula rito sa iyong ulat. I-click ang tab na Format, at pagkatapos ay i-click ang Magdagdag ng Umiiral na Mga Patlang. Ang Listahan ng Patlang ay lilitaw sa tamang frame.

  • I-click at i-drag ang mga patlang na nais mong idagdag sa frame ng Disenyo. Lilitaw ang tala sa ulat. Habang nagdaragdag ka ng mga karagdagang patlang, awtomatiko silang mapupuno ng mga mayroon nang mga patlang.
  • Maaari mong baguhin ang laki ng mga patlang sa pamamagitan ng pag-click sa mga gilid at pag-drag sa mouse.
  • Tanggalin ang mga patlang mula sa ulat sa pamamagitan ng pag-click sa heading at pagpindot sa Delete key.
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 45
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 45

Hakbang 5. Magdagdag ng mga pangkat sa iyong ulat

Pinapayagan ka ng mga pangkat na mabilis na mai-parse ang impormasyon sa isang ulat, dahil pinapayagan ka nilang ayusin ang nauugnay na impormasyon. Halimbawa, baka gusto mong i-grupo ang mga benta ayon sa rehiyon o ng salesperson. Pinapayagan ka ng mga pangkat na gawin ito.

  • I-click ang tab na Disenyo, i-click ang pindutan ng Pangkat at Pagbukud-bukurin.
  • Mag-right click sa anumang bahagi ng patlang na nais mong idagdag sa isang pangkat. Piliin ang Group On mula sa menu.
  • Gagawa ng isang header para sa pangkat. Maaari mong ayusin ang header sa anumang nais mong lagyan ng label ang pangkat.
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 46
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 46

Hakbang 6. I-save at ibahagi ang iyong ulat

Kapag natapos na ang iyong ulat, maaari mo itong i-save at pagkatapos ay ibahagi ito o i-print ito tulad ng anumang dokumento. Gamitin ito upang maibahagi ang pagganap ng kumpanya sa mga namumuhunan, makipag-ugnay sa impormasyon sa mga empleyado, at marami pa.

Mga Tip

Inirerekumendang: