Ang isa sa maraming kakayahan ng Microsoft Excel ay ang kakayahang ihambing ang dalawang listahan ng data, pagkilala sa mga tugma sa pagitan ng mga listahan at pagkilala kung aling mga item ang matatagpuan sa isang listahan lamang. Kapaki-pakinabang ito kapag inihambing ang mga tala ng pampinansyal o suriin upang makita kung ang isang partikular na pangalan ay nasa isang database. Maaari mong gamitin ang pagpapaandar ng MATCH upang makilala at markahan ang pagtutugma o hindi pagtutugma ng mga talaan, o maaari mong gamitin ang pag-format ng pag-condition sa paggana ng COUNTIF. Sinasabi sa iyo ng mga sumusunod na hakbang kung paano gamitin ang bawat isa upang tumugma sa iyong data.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 2: Pagkilala ng Mga Tala Sa Pag-andar ng MATCH
Hakbang 1. Kopyahin ang mga listahan ng data sa isang solong worksheet
Maaaring gumana ang Excel sa maraming mga worksheet sa loob ng isang solong workbook, o sa maraming mga workbook, ngunit mas madali mong ihinahambing ang mga listahan kung kokopyahin mo ang kanilang impormasyon sa isang solong worksheet.
Hakbang 2. Bigyan ang bawat item sa listahan ng isang natatanging pagkakakilanlan
Kung ang iyong dalawang listahan ay hindi nagbabahagi ng isang karaniwang paraan upang makilala ang mga ito, maaaring kailanganin mong magdagdag ng isang karagdagang haligi sa bawat listahan ng data na tumutukoy sa item na iyon sa Excel upang makita nito kung ang isang item sa isang naibigay na listahan ay nauugnay sa isang item sa kabilang listahan. Ang likas na katangian ng identifier na ito ay nakasalalay sa uri ng data na sinusubukan mong itugma. Kakailanganin mo ang isang identifier para sa bawat listahan ng haligi.
- Para sa data sa pananalapi na nauugnay sa isang naibigay na panahon, tulad ng mga tala ng buwis, maaaring ito ang paglalarawan ng isang pag-aari, sa petsa kung kailan nakuha ang assets, o pareho. Sa ilang mga kaso, ang isang entry ay maaaring makilala na may isang numero ng code; gayunpaman, kung ang parehong system ay hindi ginagamit para sa parehong mga listahan, ang identifier na ito ay maaaring lumikha ng mga tugma kung saan wala o balewalain ang mga tugma na dapat gawin.
- Sa ilang mga kaso, maaari kang kumuha ng mga item mula sa isang listahan at pagsamahin ang mga ito sa mga item mula sa isa pang listahan upang lumikha ng isang identifier, tulad ng isang paglalarawan ng pisikal na pag-aari at sa taong binili ito. Upang lumikha ng naturang identifier, pinagsama mo (idagdag, pagsamahin) ang data mula sa dalawa o higit pang mga cell gamit ang ampersand (&). Upang pagsamahin ang isang paglalarawan ng item sa cell F3 na may isang petsa sa cell G3, na pinaghiwalay ng isang puwang, ilalagay mo ang formula na '= F3 & "" & G3' sa isa pang cell sa hilera na iyon, tulad ng E3. Kung nais mong isama lamang ang taon sa identifier (dahil ang isang listahan ay gumagamit ng buong mga petsa at ang iba pa ay gumagamit lamang ng mga taon), isasama mo ang paggana ng YEAR sa pamamagitan ng pagpasok ng '= F3 & "" & YEAR (G3)' sa cell E3 sa halip. (Huwag isama ang mga solong quote; naroroon lamang sila upang ipahiwatig ang halimbawa.)
- Sa sandaling nalikha mo ang formula, maaari mo itong kopyahin sa lahat ng iba pang mga cell ng haligi ng pagkakakilanlan sa pamamagitan ng pagpili ng cell na may pormula at pagkaladkad ng punan ng punan sa iba pang mga cell ng haligi kung saan mo nais kopyahin ang formula. Kapag pinakawalan mo ang iyong pindutan ng mouse, ang bawat cell na iyong na-drag ay mapunan ng formula, na binabagay ang mga sanggunian ng cell sa naaangkop na mga cell sa parehong hilera.
Hakbang 3. Pamantayan ang data kung posible
Habang kinikilala ng isip na "Inc." at ang "Pinagsama" ay nangangahulugang magkatulad na bagay, ang Excel ay hindi maliban kung mayroon kang muling pag-format ng isang salita o sa iba pa. Gayundin, maaari mong isaalang-alang ang mga halagang tulad ng $ 11, 950 at $ 11, 999.95 na malapit nang malapit upang maitugma, ngunit hindi gagawin ng Excel maliban kung sasabihin mo ito sa.
- Maaari kang makitungo sa ilang mga pagdadaglat, tulad ng "Co" para sa "Company" at "Inc" para sa "Incorporated sa pamamagitan ng paggamit ng LEFT string function upang maputol ang mga karagdagang character. Ang iba pang mga pagdadaglat, tulad ng" Assn "para sa" Association, "ay maaaring pinakamahusay na maging nakitungo sa pamamagitan ng pagtataguyod ng isang gabay sa istilo ng pagpasok ng data at pagkatapos ay pagsulat ng isang programa upang tumingin at maitama ang hindi wastong mga format.
- Para sa mga string ng mga numero, tulad ng mga ZIP code kung saan ang ilang mga entry ay may kasamang ZIP + 4 na panlapi at ang iba ay hindi, maaari mong magamit muli ang LEFT string function upang makilala at maitugma lamang ang pangunahing mga ZIP code. Upang makilala ng Excel ang mga halagang may bilang na malapit ngunit hindi pareho, maaari mong gamitin ang pag-andar ng ROUND upang bilugan ang mga malapit na halaga sa parehong numero at itugma ang mga ito.
- Ang mga sobrang puwang, tulad ng pag-type ng dalawang puwang sa pagitan ng mga salita sa halip na isa, ay maaaring alisin sa pamamagitan ng paggamit ng TRIM function.
Hakbang 4. Lumikha ng mga haligi para sa formula ng paghahambing
Tulad ng kailangan mong lumikha ng mga haligi para sa mga tagakilala ng listahan, kakailanganin mong lumikha ng mga haligi para sa pormula na gumagawa ng paghahambing para sa iyo. Kakailanganin mo ang isang haligi para sa bawat listahan.
Gusto mong lagyan ng label ang mga haliging ito ng isang bagay tulad ng "Nawawala?"
Hakbang 5. Ipasok ang formula sa paghahambing sa bawat cell
Para sa formula ng paghahambing, gagamitin mo ang function na MATCH na nakapugad sa loob ng isa pang pagpapaandar ng Excel, ang ISNA.
- Ang pormula ay kumukuha ng form na "= ISNA (MATCH (G3, $ L $ 3: $ L $ 14, FALSE))", kung saan ang isang cell ng haligi ng identifier ng unang listahan ay ihinahambing laban sa bawat isa sa mga nagpapakilala sa pangalawang listahan sa tingnan kung tumutugma ito sa isa sa mga ito. Kung hindi ito tumugma, isang tala ang nawawala, at ang salitang "TUNAY" ay ipapakita sa cell na iyon. Kung tumutugma ito, naroroon ang talaan, at ipapakita ang salitang "MALI". (Kapag pumapasok sa formula, huwag isama ang mga kalakip na quote.)
- Maaari mong kopyahin ang formula sa natitirang mga cell ng haligi sa parehong paraan ng pagkopya mo sa formula ng pagkakakilanlan ng cell. Sa kasong ito, nagbabago lamang ang sanggunian ng cell para sa pantukoy na cell, tulad ng paglalagay ng mga palatandaan ng dolyar sa harap ng mga sanggunian ng hilera at haligi para sa una at huling mga cell sa listahan ng pangalawang mga tagakilala ng cell na ginagawang ganap na sanggunian.
- Maaari mong kopyahin ang formula ng paghahambing para sa unang listahan sa unang cell ng haligi para sa pangalawang listahan. Pagkatapos ay kakailanganin mong i-edit ang mga sanggunian ng cell upang ang "G3" ay mapalitan ng sanggunian para sa unang cell ng pagkakakilala ng pangalawang listahan at ang "$ L $ 3: $ L $ 14" ay pinalitan ng una at huling cell ng pagkakakilala ng pangalawang listahan. (Hayaang mag-isa ang mga palatandaan ng dolyar at colon.) Maaari mong kopyahin ang na-edit na formula na ito sa natitirang mga cell sa hilera ng paghahambing ng pangalawang listahan.
Hakbang 6. Pagbukud-bukurin ang mga listahan upang makita ang mga hindi tumutugmang halaga nang mas madali, kung kinakailangan
Kung malaki ang iyong mga listahan, maaaring kailanganin mong ayusin ang mga ito upang magkasama ang lahat ng mga hindi tumutugma na halaga. Ang mga tagubilin sa mga substep sa ibaba ay babaguhin ang mga formula sa mga halagang maiwasan ang mga pagkakamali sa muling pagkalkula, at kung malaki ang iyong mga listahan, maiiwasan ang isang mahabang oras ng muling pagkalkula.
- I-drag ang iyong mouse sa lahat ng mga cell sa isang listahan upang mapili ito.
- Piliin ang Kopyahin mula sa menu na I-edit sa Excel 2003 o mula sa pangkat ng Clipboard ng Home ribbon sa Excel 2007 o 2010.
- Piliin ang I-paste ang Espesyal mula sa menu na I-edit sa Excel 2003 o mula sa pindutan ng dropdown na I-paste sa clipboard na pangkat ng Excel 2007 o 2010 na Home ribbon.
- Piliin ang "Mga Halaga" mula sa listahan ng I-paste Bilang sa i-paste ang Espesyal na dialog box. Mag-click sa OK upang isara ang dayalogo.
- Piliin ang Pagbukud-bukurin mula sa menu ng Data sa Excel 2003 o ang Pagsunud-sunurin at I-filter ang pangkat ng laso ng Data sa Excel 2007 o 2010.
- Piliin ang "Header row" mula sa listahan ng "Ang saklaw ng aking data ay" listahan sa Pag-uri-uriin ayon sa dialog, piliin ang "Nawawala?" (o ang pangalang ibinigay mo talaga sa header ng haligi ng paghahambing) at i-click ang OK.
- Ulitin ang mga hakbang na ito para sa iba pang listahan.
Hakbang 7. Paghambing ang mga item na hindi tumutugma sa paningin upang makita kung bakit hindi ito tumutugma
Tulad ng nabanggit dati, ang Excel ay idinisenyo upang maghanap ng eksaktong mga tugma sa data maliban kung i-set up mo ito upang maghanap para sa mga tinatayang mga. Ang iyong di-tugma ay maaaring maging kasing simple ng isang hindi sinasadyang paglilipat ng mga titik o digit. Maaari rin itong maging isang bagay na nangangailangan ng independiyenteng pag-verify, tulad ng pag-check upang makita kung ang nakalistang mga assets ay kailangang maulat sa una.
Paraan 2 ng 2: Conditional Formatting With COUNTIF
Hakbang 1. Kopyahin ang mga listahan ng data sa isang solong worksheet
Hakbang 2. Magpasya kung aling listahan ang nais mong i-highlight ang mga tumutugma o hindi tumutugma na mga talaan
Kung nais mong i-highlight ang mga tala sa isang listahan lamang, malamang na gugustuhin mong i-highlight ang mga tala na kakaiba sa listahang iyon; iyon ay, mga talaang hindi tumutugma sa mga talaan sa iba pang listahan. Kung nais mong i-highlight ang mga tala sa parehong listahan, gugustuhin mong i-highlight ang mga tala na tumutugma sa bawat isa. Para sa mga hangarin ng halimbawang ito, ipagpapalagay namin na ang unang listahan ay tumatagal ng hanggang sa mga cell G3 hanggang sa G14 at ang pangalawang listahan ay tumatagal ng mga cell L3 hanggang sa L14.
Hakbang 3. Piliin ang mga item sa listahan na nais mong i-highlight ang mga natatangi o tumutugma na mga item
Kung nais mong i-highlight ang mga tumutugma na item sa parehong mga listahan, kailangan mong piliin ang mga listahan nang paisa-isa at ilapat ang formula sa paghahambing (inilarawan sa susunod na hakbang) sa bawat listahan.
Hakbang 4. Ilapat ang naaangkop na formula sa paghahambing
Upang magawa ito, kailangan mong i-access ang dialog ng Conditional Formatting sa iyong bersyon ng Excel. Sa Excel 2003, ginagawa mo ito sa pamamagitan ng pagpili ng Conditional Formatting mula sa menu ng Format, habang sa Excel 2007 at 2010, na-click mo ang pindutan ng Conditional Formatting sa pangkat ng Mga Estilo ng laso ng Home. Piliin ang uri ng panuntunan bilang "Formula" at ipasok ang iyong pormula sa patlang na I-edit ang Rule Paglalarawan.
- Kung nais mong i-highlight ang mga tala na natatangi sa unang listahan, ang formula ay "= COUNTIF ($ L $ 3: $ L $ 14, G3 = 0)", na may hanay ng mga cell ng pangalawang listahan na naibigay bilang ganap na mga halaga at sanggunian sa unang cell ng unang listahan bilang isang kamag-anak na halaga. (Huwag ipasok ang mga malapit na quote.)
- Kung nais mong i-highlight ang mga tala na natatangi sa pangalawang listahan, ang formula ay "= COUNTIF ($ G $ 3: $ G $ 14, L3 = 0)", na may hanay ng mga cell ng unang listahan na naibigay bilang ganap na mga halaga at sanggunian sa unang cell ng pangalawang listahan bilang isang kamag-anak na halaga. (Huwag ipasok ang mga malapit na quote.)
- Kung nais mong i-highlight ang mga tala sa bawat listahan na matatagpuan sa iba pang listahan, kakailanganin mo ng dalawang formula, isa para sa unang listahan at isa para sa pangalawa. Ang pormula para sa unang listahan ay "= COUNTIF ($ L $ 3: $ L $ 14, G3> 0)", habang ang formula para sa pangalawang listahan ay COUNTIF ($ G $ 3: $ G $ 14, L3> 0) ". nabanggit dati, pinili mo ang unang listahan upang ilapat ang formula nito at pagkatapos ay piliin ang pangalawang listahan upang ilapat ang formula nito.
- Ilapat ang anumang pag-format na nais mong i-highlight ang mga tala na na-flag. Mag-click sa OK upang isara ang dayalogo.
Video - Sa pamamagitan ng paggamit ng serbisyong ito, maaaring ibahagi ang ilang impormasyon sa YouTube
Mga Tip
- Sa halip na gumamit ng isang sanggunian ng cell gamit ang COUNTIF kondisyon na pamamaraan ng pag-format, maaari kang maglagay ng halagang hahanapin at mag-flag ng isa o higit pang mga listahan para sa mga pagkakataong ng halagang iyon.
- Upang gawing simple ang mga form ng paghahambing, maaari kang lumikha ng mga pangalan para sa iyong listahan, tulad ng "List1" at "List2." Pagkatapos, kapag nagsusulat ng mga formula, ang mga pangalan ng listahan na ito ay maaaring kapalit ng ganap na mga saklaw ng cell na ginamit sa mga halimbawa sa itaas.
