Kung kailangan mong umalis ng opisina nang kaunti, o nagpaplano kang umalis sa bakasyon, maaari mong hilingin sa mga taong nagpapadala sa iyo ng email na wala ka. Kung mayroon kang isang Exchange account, ang Outlook ay may kasamang built-in na pag-andar. Kung wala kang isang Exchange account, maaari ka pa ring awtomatikong tumugon sa mga email sa pamamagitan ng paglikha ng ilang mga panuntunan. Sundin ang patnubay na ito upang mai-set up ang iyong mga awtomatikong tugon, mayroon kang isang Exchange account o wala.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 4: Outlook 2010/2013
Hakbang 1. I-on ang mga awtomatikong tugon
Pumili ng isang folder ng Exchange. Piliin ang folder mula sa iyong tindahan ng mensahe. Dapat ay may napili kang folder ng Exchange upang makita ang pagpipiliang Awtomatikong Mga Pagsagot. Buksan ang menu ng Mga Awtomatikong Pagsagot (Out of Office). Mahahanap mo ito sa pamamagitan ng pag-click sa tab na File at pagpili sa tab na Impormasyon.
Hakbang 2. I-configure ang iyong mga tugon
Sa menu ng Mga Awtomatikong Pagsagot, lagyan ng tsek ang kahon na may label na Magpadala ng Mga Awtomatikong Pagsagot. Maaari mong ayusin ang oras na aktibo ang katulong sa pamamagitan ng pag-check sa kahon at pagtatakda ng saklaw ng oras at petsa.
Hakbang 3. Isulat ang iyong mga tugon
Para sa mga email na ipinadala mula sa loob ng iyong exchange server, gamitin ang tab na Inside My Organization. Para sa mga tugon sa mga email na natanggap mula sa iba pa, gamitin ang tab na Labas ng Aking Organisasyon. Kapag nasiyahan ka sa iyong mga tugon, i-click ang OK.
Hakbang 4. Huwag paganahin ang Mga Awtomatikong Tugon
Kung magtatakda ka ng isang saklaw ng petsa para sa iyong mga awtomatikong tugon, awtomatikong magtatapos ang katulong kapag natapos na ang saklaw ng petsa. Kung hindi ka nagtakda ng isang saklaw, magpapatuloy ito hanggang sa buksan mo ang menu ng Mga Awtomatikong Tugon at piliin ang "Huwag magpadala ng mga awtomatikong tugon."
Paraan 2 ng 4: Outlook 2007
Hakbang 1. I-on ang Office Assistant
I-click ang tab na Mga Tool. Sa menu ng Mga Tool, piliin ang Out of Office Assistant. Lagyan ng tsek ang kahong may label na "Magpadala ng Labas ng Opisina awtomatikong mga tugon." Maaari mong ayusin ang oras na aktibo ang katulong sa pamamagitan ng pag-check sa kahon at pagtatakda ng saklaw ng oras at petsa.
Hakbang 2. Isulat ang iyong mga tugon
Para sa mga email na ipinadala mula sa loob ng iyong exchange server, gamitin ang tab na Inside My Organization. Para sa mga tugon sa mga email na natanggap mula sa iba pa, gamitin ang tab na Labas ng Aking Organisasyon. Kapag nasiyahan ka sa iyong mga tugon, i-click ang OK.
Hakbang 3. Huwag paganahin ang Out of Office Assistant
Kung magtatakda ka ng isang saklaw ng petsa para sa iyong mga awtomatikong tugon, awtomatikong magtatapos ang katulong kapag natapos na ang saklaw ng petsa. Kung hindi ka nagtakda ng isang saklaw, magpapatuloy ito hanggang sa buksan mo ang menu ng Mga Awtomatikong Tugon at piliin ang "Huwag magpadala ng mga awtomatikong tugon sa Labas ng Opisina."
Paraan 3 ng 4: Outlook 2003
Hakbang 1. I-on ang Office Assistant
Sa menu ng Mga Tool, piliin ang Out of Office Assistant. Lagyan ng tsek ang kahong may label na "Nasa labas ako ng Opisina."
Hakbang 2. Isulat ang iyong mga tugon
Sa kahon na may label na "AutoReply isang beses lamang sa bawat nagpadala na may sumusunod na teksto:" ipasok ang tugon na nais mong tumugon.
Hakbang 3. Magdagdag ng mga patakaran
Maaari kang magdagdag ng mga panuntunan sa iyong Katulong, tulad ng pagpapasa ng mga mensahe mula sa ilang mga nagpadala sa isa pang tatanggap. I-click ang button na Magdagdag ng Panuntunan… upang mai-configure ang isang pasadyang panuntunan. Halimbawa, maaari kang lumikha ng isang panuntunan na magpapasa ng mail mula sa isang tukoy na client sa iyong associate upang ang mga mahahalagang email ay hindi napalampas habang wala ka.
Hakbang 4. Huwag paganahin ang Out of Office Assistant
Ang Out of Office Assistant ay magpapatuloy hanggang sa buksan mo ang menu ng Mga Awtomatikong Tugon at piliin ang "Huwag magpadala ng mga awtomatikong tugon sa Labas ng Opisina."
Paraan 4 ng 4: Magpadala ng isang Auto-Sagot Nang Walang Exchange Account
Hakbang 1. Lumikha ng iyong template
Nang walang isang Exchange account, hindi magagamit ang mga pagpipilian sa Awtomatikong Tugon. Posible pa ring mag-set up ng isang awtomatikong tugon gamit ang isang template at ilang mga panuntunan. Magsimula sa pamamagitan ng paglikha ng isang bagong email. Ito ang magiging template para sa iyong awtomatikong tugon.
- Pumili ng isang Paksa na maikli na nagpapaliwanag ng sitwasyon. Halimbawa ng "Out of the office hanggang". Maaari mo ring isulat ang mga salitang "auto-reply" sa Paksa upang ipaalam agad sa tatanggap na awtomatiko ang tugon.
- Sumulat ng isang maikling mensahe. Sa Katawan ng email, sumulat ng isang pangkalahatang mensahe na maaaring mailapat sa sinumang tumatanggap nito. Ipaalam sa tatanggap kung paano ka maabot, o kung sino pa ang makipag-ugnay.
Hakbang 2. I-save ang iyong template
Kapag nasisiyahan ka sa mensahe, i-click ang I-save Bilang… Sa dropdown na menu na "I-save bilang uri", piliin ang Template ng Outlook. Ise-save nito ang file bilang isang template na naglo-load sa Outlook.
Hakbang 3. Lumikha ng mga patakaran
Upang makuha ang paggana ng awtomatikong pagtugon, kakailanganin mong tukuyin ang ilang mga patakaran upang i-automate ang proseso. Sa Office 2003/2007, i-click ang menu ng Mga tool at piliin ang Mga Panuntunan at Alerto. Sa Office 2010/2013, i-click ang tab na File, piliin ang Impormasyon, at pagkatapos ay i-click ang Mga Panuntunan at Alerto. Bubuksan nito ang menu ng Mga Panuntunan sa E-Mail.
- I-click ang pindutan ng Bagong Panuntunan. Hihilingin sa iyo na pumili ng isang template. Mula sa seksyong "Magsimula mula sa isang blangko na panuntunan," piliin ang "Suriin ang mga mensahe pagdating nila." Mag-click sa Susunod.
- Tukuyin kung aling mga mensahe ang makakatugon. Kung nais mong tumugon sa bawat mensahe na iyong natanggap sa iyong inbox, lagyan ng tsek ang kahon para sa "kung saan ang aking pangalan ay nasa kahon na To". Maaari mong paliitin ito sa pamamagitan ng pagtatalaga ng mga tukoy na pagpapadala, o mga email na may tukoy na mga salita sa paksa o katawan. I-click ang Susunod pagkatapos na mapagpipilian
- I-load ang iyong template. Piliin ang kahon na "tumugon gamit ang isang tukoy na template" sa susunod na window upang mai-load ang mensahe na nilikha mo kanina. I-click ang link sa paglalarawan ng kahon para sa "isang tukoy na template". Bubuksan nito ang isang dayalogo na nagtatanong kung saan maghanap ng mga template. Piliin ang "Mga Template ng Gumagamit sa File System". Buksan ang mensahe na nilikha mo kanina.
- Itakda ang iyong mga pagbubukod. Kapag na-load na ang template, maaari mong tukuyin ang mga pagkakataong hindi mo nais na maipadala ang tugon, tulad ng sa isang tukoy na tatanggap, o para sa mga tukoy na uri ng mensahe. I-click ang Susunod pagkatapos na mapagpipilian.
- Pangalanan ang iyong panuntunan. Bago mo tapusin, kakailanganin mong magtakda ng isang pangalan para sa iyong panuntunan. Gumagamit ng isang bagay na madaling matandaan upang maaari mong hindi paganahin ang panuntunan nang mabilis sa hinaharap. Lagyan ng check ang kahong "I-on ang panuntunang ito" upang maisaaktibo ang panuntunan, pagkatapos ay i-click ang Tapusin.
Hakbang 4. Huwag paganahin ang panuntunan
Kapag nakabalik ka sa opisina, maaari mong hindi paganahin ang panuntunan sa pamamagitan ng pagbubukas muli ng menu ng Mga Patakaran at Alerto. Piliin ang panuntunan sa labas ng Opisina na iyong nilikha mula sa iyong listahan ng mga aktibong panuntunan, at pagkatapos ay i-click ang Tanggalin na pindutan.
Video - Sa pamamagitan ng paggamit ng serbisyong ito, maaaring ibahagi ang ilang impormasyon sa YouTube
Mga Tip
- Karaniwang tinukoy ang samahan bilang iyong kumpanya at may kasamang mga tao na mayroong isang Exchange Server account sa iyong e-mail system.
- Lumilitaw ang menu ng Mga Tool sa pangunahing window ng Outlook. Ang pangunahing window ay ang parehong window na lilitaw kapag sinimulan mo ang Outlook at may kasamang mga menu ng File, Edit, View, Go, Tools, Action, at Help. Walang menu ng Mga tool sa mga bintana kung saan ka lumilikha o tumingin ng mga item tulad ng mga mensahe sa e-mail, contact, o gawain.
- Kapag napili ang check box na Auto-reply sa mga tao sa labas ng aking samahan, ipinapakita ang tab na Labas ng Aking Organisasyon (Bukas) sa tabi ng pangalan ng tab.
- Dapat na mayroon ang contact sa iyong folder ng Mga Exchange Server Contact. Kung ang contact ay mayroon lamang sa isang folder na bahagi ng isang file na Personal na Mga Folder (.pst), hindi ipapadala ang mensahe ng awtomatikong tugon.
