Ituturo sa iyo ng wikiHow na ito kung paano gumawa ng pagsasama-sama ng mail sa Microsoft Office o OpenOffice.org. Ang pagsasama ng mail ay isang sobrang maginhawang tampok na nagbibigay-daan sa iyo upang awtomatikong isapersonal ang isang dokumento para sa bawat tatanggap na ipinapadala dito. Sa ganoong paraan hindi mo kailangang isa-isang baguhin ang dokumento para sa bawat tatanggap. Napakalaking time saver, at napakadaling gawin! Ang mga hakbang sa ibaba ay lalakad sa iyo sa buong proseso nang sunud-sunod.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 3: Paghahanda
Hakbang 1. Bumuo ng isang file ng data
Maaari itong maging isang file ng spreadsheet, file ng database, o kahit isang dokumento sa teksto na may tamang pag-format. Ang mga file ng spreadsheet ay karaniwang ginagamit; ipinapalagay ng gabay na ito na gumagamit ka ng isang spreadsheet.
-
Ang iyong data file ay dapat magkaroon ng lahat ng impormasyon na kailangang baguhin mula sa isang kopya patungo sa kopya. Halimbawa, kung nagsusulat ka ng isang form letter, ang iyong data file ay magtataglay ng mga pangalan at posibleng ang mga address ng bawat isa na balak mong ipadala ang liham.
Maglagay ng isang item ng impormasyon sa bawat cell kasama ang isang linya, upang ang bawat uri ng impormasyon (unang pangalan, apelyido, marangal, at iba pa) ay nasa sarili nitong haligi
-
Gumawa ng makatuwirang mga pangalan ng haligi. Ang pagsasama ng mail ay nagbabasa ng data sa mga haligi. Ipagpapalagay na ang unang entry sa bawat haligi ng impormasyon ay ang pangkalahatang pangalan para sa uri ng impormasyon, kaya gumamit ng mga pangalan na may katuturan para sa iyo.
Halimbawa, simulan ang isang haligi ng mga unang pangalan sa pamamagitan ng pag-type ng "firstname," pagkatapos ay ilagay ang lahat ng mga unang pangalan sa ibaba nito. Kapag tinanong ka kung aling patlang ang isisingit sa iyong liham, makikita mo ang "firstname" bilang isang pagpipilian at tatandaan kung ano ang nilalaman sa haligi na iyon
- Ang mga gumagamit ng Microsoft Office na gumagamit din ng Outlook para sa kanilang e-mail ay maaaring gumamit ng kanilang Outlook address book bilang isang file ng data sa halip, kung nais.
Hakbang 2. I-save ang file ng data
I-save ito sa kung saan madali mo itong mahahanap, at pangalanan ito ng isang bagay na madali mong matatandaan.
Hakbang 3. Isulat ang iyong pangunahing dokumento
Ito ang dokumento kung saan ka maglalagay ng impormasyon. Halimbawa, kung nagsusulat ka ng isang form letter, ang pangunahing dokumento ay ang liham. Anumang item na pagsasama ng mail ay punan para sa iyo (tulad ng mga pangalan) ay dapat iwanang blangko sa ngayon.
Paraan 2 ng 3: Pagsamahin ang Mail sa MS Office
Hakbang 1. Buksan ang pane ng gawain ng pagsasama ng mail
Mula sa iyong pangunahing dokumento, i-click ang pane upang buksan ito. Kung hindi mo ito nakikita, buksan ang menu ng Mga Tool at piliin ang Mail Merge mula sa listahan.
Hakbang 2. Sagutin ang mga katanungan ng MS Office
Ang tool sa pagsasama ng mail sa Office ay may ilang mga hakbang na dinisenyo upang gawing mas madali ang iyong buhay sa pamamagitan ng pagsasama-sama ng iyong mga file nang mas matalino at tumpak.
- Magsimula sa pamamagitan ng pagsabi nito kung anong uri ng dokumento ang iyong sinusulat. I-click ang pinakamahusay na akma, at pagkatapos ay i-click ang Susunod.
- Sabihin dito kung anong "panimulang dokumento" ang nais mong gamitin. Kung sinunod mo ang mga hakbang na ito, dapat mong piliin ang "gamitin ang dokumentong ito." Mag-click sa Susunod.
Hakbang 3. Piliin ang file upang pagsamahin
Ito ang file ng data na nilikha mo dati. Piliin ang naaangkop na pindutan ng radyo at i-click ang Susunod upang maghanap para sa file at ikonekta ito sa iyong pangunahing dokumento.
Kung mas gugustuhin mong gamitin ang iyong Outlook address book, i-click ang pagpipiliang iyon sa halip
Hakbang 4. Piliin kung anong data ang gagamitin
Pinapayagan ka ng Opisina na pumili o alisin ang pagkakapili ng mga hilera ng impormasyon hangga't gusto mo. Pinapayagan kang pumili ng aling mga item ng impormasyon sa file ng data na nais mong pagsamahin sa pangunahing dokumento, na ginagawang mas kapaki-pakinabang ang file ng data sa paglipas ng panahon habang ginagamit mo ito para sa iba't ibang mga magkakaibang bagay. Kapag nasiyahan ka, i-click ang Susunod.
Maaaring ayusin ang data sa pamamagitan ng pag-click sa mga header ng bawat haligi. Maaari itong maging kapaki-pakinabang kung kailangan mong mabilis na maghanap sa pamamagitan ng maraming impormasyon
Hakbang 5. Ipasok ang mga patlang ng data
Sa susunod na pahina ng pane ng gawain, sasabihan ka na isulat ang iyong dokumento kung hindi mo pa nagagawa ito, at bibigyan ng isang hanay ng mga pagpipilian para sa pagpasok ng data mula sa file sa dokumento.
-
Magpasok ng isang patlang ng data sa pamamagitan ng paglalagay ng cursor kung saan pupunta ang patlang, at pagkatapos ay pag-click sa naaangkop na pindutan sa pane ng gawain upang ipasok ito doon.
Maaari mong tanggalin ang maling lugar o dobleng mga patlang ng data sa pamamagitan ng pagtulak sa Delete key, kapareho ng isang ordinaryong titik o numero
-
Ang mga preset na pagpipilian ay bahagyang nagbago batay sa kung anong uri ng dokumento ang sinabi mo sa Office na sinusulat mo. Ginagawa ng pinakamahusay ang Opisina upang punan ang naaangkop na impormasyon mula sa data na ibinibigay mo rito. Halimbawa, kung nagsusulat ka ng isang liham sa porma ng negosyo, maaari kang makakita ng isang pagpipilian upang magsingit ng isang bloke ng address, na kasama ang pangalan at apelyido ng bawat tatanggap at buong address, na maayos na naayos sa ilang mga linya.
- Ang ilan sa mga preset na pagpipilian ay magbubukas ng karagdagang mga bintana para sa iyo upang punan ang naaangkop na impormasyon. Ang lahat ng mga ito ay higit pa o hindi gaanong prangko at madaling maunawaan.
- Kung gumagamit ka ng isang preset at tila hindi ito makahanap ng tamang impormasyon, i-click ang pindutan na minarkahan ang "Mga Patlang ng Pagtutugma" upang turuan ang programa kung alin sa iyong mga pangalan sa patlang ang tumutugma sa karaniwang mga pangalan nito. Halimbawa, maaari mo itong ipakita na dapat itong gamitin ang kategoryang "Pangalan ng Pamilya" sa iyong file ng data upang punan ang data na "Huling Pangalan" sa isang block ng address.
- Upang magamit ang iyong sariling mga patlang, i-click ang "higit pang mga pagpipilian." Makikita mo ang mga pangalang ibinigay mo sa bawat haligi at gagamitin mo sila sa halip.
Hakbang 6. Suriin ang iyong mga titik
Hindi ipapakita ng pagsasama ng mail ang tukoy na impormasyon sa mga patlang na inilalapat mo sa iyong pangunahing dokumento hanggang sa mai-print mo ito, ngunit nag-aalok ang Office ng isang pagpapaandar ng preview na nagbibigay-daan sa iyo upang suriin at tiyakin na ang impormasyon ay lilitaw nang tama ayon sa kung paano mo inilagay ang mga patlang sa iyong dokumento. Huwag mag-atubiling gamitin ito hanggang sa nasiyahan ka na ang lahat ay maayos.
Hakbang 7. Tapusin ang pagsasama
Ipinapaalam sa iyo ng pangwakas na screen ng pane ng gawain ng pagsasama ng mail na lahat sa lugar, at handa na itong i-print ang iyong mga dokumento. Ang isang hanay ng impormasyon ay lilitaw bawat dokumento na nakalimbag, at ang programa ay mag-print ng maraming mga kopya tulad ng mayroong mga hanay ng impormasyon.
Kung nais mong gumawa ng mga indibidwal na pag-edit sa mga tukoy na titik, magagawa mo rin iyon mula sa screen ng pane ng gawain na ito sa pamamagitan ng pag-click muna sa "i-edit ang mga indibidwal na titik"
Paraan 3 ng 3: Pagsamahin ang Mail sa OpenOffice.org
Hakbang 1. Lumikha ng isang database
Sa OpenOffice.org, palaging kinakailangan ang isang file ng database para sa isang pagsasama ng mail; gayunpaman, maaari mo pa ring likhain ang iyong data sa isang spreadsheet.
- Mula sa iyong pangunahing dokumento, buksan ang menu ng File at piliing lumikha ng isang bagong file ng database.
- Sa lilitaw na window, piliin ang opsyong "kumonekta sa isang mayroon nang database". Mula sa drop-down na menu, piliin ang "spreadsheet," at pagkatapos ay i-click ang Susunod.
- Sa susunod na screen, idirekta ang OpenOffice.org sa file ng spreadsheet na nais mong gamitin. Maaari kang pumili kung protektahan ang password o hindi sa pamamagitan ng pag-check sa kahon sa ilalim ng lokasyon ng file. I-click ang Susunod kapag handa ka na.
-
Sa screen na ito, piliin kung iparehistro ang database para sa madaling pag-access sa paglaon, at magpasya kung nais mong buksan ang file ng database upang mai-edit ito ngayon. (Marahil ay hindi mo kakailanganin kung nilikha mo lang ang file ng spreadsheet.) I-click ang Tapusin upang i-save ang database.
Siguraduhing bigyan ang database ng isang pangalan na maaari mong madaling matandaan
Hakbang 2. Ipasok ang iyong mga patlang
Ngayon na na-link mo ang iyong impormasyon sa isang database na maaaring maunawaan ng OpenOffice.org, isang simpleng bagay na gamitin ang database na iyon para sa pagsasama-sama ng mail, hangga't alam mo kung saan hahanapin.
- Mula sa Ipasok ang menu, piliin ang 'mga patlang,”at pagkatapos ay ang" iba pa … "mula sa sub-menu. Bilang kahalili, maaari mong i-type ang control-F2.
- Sa lilitaw na window, i-click ang tab na "database".
-
I-click ang Browse button sa ibabang kanang bahagi ng window at hanapin ang database file na iyong nilikha.
Kapag napili mo ang iyong database, lilitaw ito sa listahan na pinamagatang "pagpili ng database" sa kanang bahagi ng window
- Mula sa listahan ng "uri" sa kaliwang bahagi ng window, piliin ang "mga patlang ng pagsasama ng mail."
- Mag-click sa + sa tabi ng iyong database at dapat lumitaw sa ilalim nito ang isang file na spreadsheet. Mag-click sa + sa tabi yan, at makikita mo ang mga pangalan ng patlang na pinili mo noong nilikha mo ang iyong spreadsheet.
-
Piliin ang alinmang larangan na nais mong ipasok at i-click ang Ipasok upang ilagay ang patlang sa iyong pangunahing dokumento.
- Tandaang ilagay ang cursor kung saan mo nais na maipasok ang iyong patlang bago mo Ipasok, o kailangan mong i-cut at i-paste upang ilipat ito sa tamang posisyon.
- Tulad ng sa Opisina, ang mga patlang ng teksto ay ginagamot tulad ng mga alphanumeric character sa iyong pangunahing dokumento. Maaari mong ilipat ang mga ito sa space bar at tanggalin ang mga ito gamit ang delete key.
Hakbang 3. Tapusin ang pagsasama
I-double check ang bawat patlang para sa tamang pagkakalagay. Kapag handa ka na, i-print ang iyong pangunahing dokumento. I-print ng pagsasama ang isang kopya para sa bawat hanay ng mga entry sa file na iyong pinagsama sa dokumento.
Mga Tip
- Ang mga programa sa pagpoproseso ng salita ay madalas na may mga template na maaari mong gamitin upang lumikha ng pangunahing mga dokumento.
- Siguraduhing masira ang mga patlang sa pinaka tiyak na mga term na posible. Halimbawa, maaari kang gumamit ng pamagat ng kagandahang-loob (G., Ginang, Miss), unang pangalan at apelyido para sa pangalan. Tatlong mga patlang iyon para sa mga pangalan, kaya gumamit ng tatlong magkakahiwalay na haligi na may isang uri ng patlang sa bawat haligi.
