Maaaring lumitaw ang mga dobleng rekord kung maraming tao ang nagpapasok ng data sa isang database nang walang sapat na mga pag-iingat. Ang pagsasama-sama ng maraming mga database na magkakasama ay maaari ding maging sanhi ng mga duplicate. Nagbibigay ang access ng isang tool ng query upang makahanap ng mga duplicate sa iyong database. Pagkatapos ay maaari mong alisin o pagsamahin ang mga ito, na ginagawang mas madaling basahin at mas epektibo ang iyong database.
Mga hakbang
Hakbang 1. Alamin kung ano ang gumagawa ng "duplicate" ng data
Ang duplicate na data ay hindi nangangahulugang magkatulad ang lahat ng mga patlang. Halimbawa, ang isang customer na naipasok sa database ng dalawang beses ay maaaring mayroong dalawang magkakaibang mga ID at potensyal na magkakaibang baybay. Sa kabilang banda, kung ang pangalan ay karaniwan maaari itong maging dalawang magkakaibang mga customer. Kakailanganin mong ihambing ang magagamit na data at suriin nang mabuti ang bawat resulta upang matukoy kung ano ang at hindi duplicate.
Hakbang 2. I-backup ang iyong database
Inirerekumenda na lumikha ka ng isang bagong backup bago gumawa ng malalaking pagbabago. Sa ganitong paraan maaari mong ibalik ang database kung hindi mo sinasadyang natanggal ang maling mga entry.
- I-click ang menu ng File at piliin ang "I-save Bilang" o "I-save at I-publish".
- I-click ang "Backup Database" sa seksyong Advanced. Sundin ang mga senyas upang mai-backup ang iyong database.
Hakbang 3. Ipaalam sa ibang mga gumagamit na malapit ka nang gumawa ng mga pagbabago
Upang maiwasan ang mga salungatan sa data, subukang tiyakin na walang ibang mga gumagamit ang magdaragdag ng data sa database. Hindi ito kinakailangan, ngunit makakapag-save sa iyo ng ilang sakit ng ulo sa paglaon kung nagkamali ang mga bagay.
Itakda ang iyong database sa Eksklusibong mode kung maaari mo. Pipigilan nito ang anumang mga pagbabago na magawa ng ibang mga gumagamit. I-click ang menu ng File at piliin ang "Mga Pagpipilian", pagkatapos ay piliin ang "Mga Setting ng Client". Sa seksyong "Default open mode", piliin ang "Eksklusibo". Kung wala kang maraming tao na gumagamit ng database, sa pangkalahatan ay hindi mo kailangang magalala tungkol dito
Hakbang 4. Buksan ang Query Wizard
Ang tool ng Query ay makakahanap ng mga entry na naglalaman ng duplicate na nilalaman. Ang proseso para sa pagsisimula ng wizard ay nag-iiba depende sa bersyon ng Access na iyong ginagamit:
- 2013/2010 - I-click ang tab na "Lumikha" at pagkatapos ay i-click ang "Query Wizard".
- 2007 - I-click ang tab na "Ipasok" o "Lumikha" at piliin ang "Query Wizard".
- 2003 - Buksan ang window ng Database at piliin ang tab na "Mga Query". I-click ang pindutan na "Bago".
Hakbang 5. Piliin ang "Find Duplicates Query Wizard"
Inihahambing ng query na ito ang mga patlang upang makahanap ng mga duplicate na entry.
Hakbang 6. Piliin ang talahanayan na nais mong hanapin
Ang lahat ng mga talahanayan sa iyong database ay nakalista. Piliin ang talahanayan na nais mong suriin para sa mga duplicate.
Para sa karamihan ng pag-check ng duplicate, gugustuhin mong panatilihing napili ang view ng "Mga Talahanayan"
Hakbang 7. Piliin ang mga patlang na sa palagay mo ay naglalaman ng mga duplicate
Piliin ang lahat ng mga patlang na nais mong ihambing para sa duplicate na data. Magsama ng sapat na mga patlang upang maghatol. Ibabalik lamang ang mga duplicate kung tugma ang mga patlang ng character para sa character. Maaari mong gamitin ang mga expression upang makahanap ng bahagyang mga tugma.
- Iwasang gumamit ng mga pangkalahatang larangan. Iwasang gumamit ng mga patlang tulad ng petsa o lokasyon upang mabawasan ang kalat kapag pinaghahambing ang mga entry.
- Nang walang sapat na mga patlang upang makilala ang pagitan ng mga talaan, o sa mga patlang na masyadong pangkalahatan, makakakuha ka ng maraming mga duplicate na resulta.
Hakbang 8. Piliin ang karagdagang mga patlang upang matingnan
Ang isang karagdagang larangan o dalawa ay makakatulong sa iyong magpasya kung ang data ay talagang duplicate. Halimbawa, ang isang patlang ng Order ID ay makakatulong sa iyo na matukoy kung ang parehong pangalan ng dalawang beses ay magkakahiwalay na mga entry. Magsama ng kahit isang patlang upang makatulong na makilala ang pagkakaiba at maiwasan ang hindi sinasadyang pagkawala ng data.
Hakbang 9. Lumikha ng query
Sasabihan ka upang bigyan ang pangalan ng query. I-click ang "Tapusin" upang makita ang mga resulta.
Hakbang 10. Maingat na suriin ang iyong mga resulta
Anumang mga potensyal na duplicate batay sa iyong pamantayan ay ipapakita. Dumaan sa bawat isa sa mga resulta at gamitin ang kaalaman na mayroon ka tungkol sa iyong kumpanya upang magpasya kung ang entry ay isang duplicate. Tiyaking tiyakin na ang isang talaan ay isang duplicate bago mo ito alisin.
Kung hindi ka makapagpasya, muling likhain ang query sa isang karagdagang larangan upang matulungan kang magpasya
Hakbang 11. Tanggalin ang mga duplicate na tala
Mag-right click sa kaliwang haligi at piliin ang "Tanggalin ang Record" upang alisin ang isang duplicate. Maaari kang pumili ng maramihang mga talaan upang tanggalin ang lahat nang sabay-sabay.
- Maaaring gusto mong pagsamahin ang ilang data mula sa isa sa mga duplicate na tala sa talaan na plano mong itago.
- Siguraduhing hindi matanggal ang lahat ng mga tala na lilitaw sa duplicate na listahan ng resulta, o wala kang natitirang isang orihinal na tala.
