Itinuturo sa iyo ng wikiHow na ito kung paano gamitin ang tampok na "Mail Merge" sa Microsoft Word. Pinapayagan ka ng Mail Merge na gumamit ng isang spreadsheet ng impormasyon sa pakikipag-ugnay upang awtomatikong magtalaga ng iba't ibang address, pangalan, o ibang piraso ng impormasyon sa bawat kopya ng isang dokumento. Kapaki-pakinabang ito kapag naisapersonal ang mga newsletter o pahayag, dahil hindi mo kailangang isulat sa pamamagitan ng kamay ang pangalan o address ng bawat tao sa tuktok ng bawat dokumento.
Mga hakbang
Bahagi 1 ng 3: Lumilikha ng isang contact Sheet
Hakbang 1. Buksan ang Microsoft Excel
Ang icon ng app ng Microsoft Excel ay kahawig ng isang puting "X" sa isang madilim na berdeng background. Magbubukas ang pahina ng "Bago" ng Excel.
Kung mayroon ka nang contact sheet sa Excel, lumaktaw nang maaga sa pag-import sa halip ng mga contact sa Excel
Hakbang 2. I-click ang Blangkong workbook
Nasa kaliwang itaas na bahagi ng pahina na "Bago". Magbubukas ito ng bago, walang laman na dokumento ng Excel.
Hakbang 3. Idagdag ang iyong mga header ng contact
Simula sa cell A1 at paglipat mula doon, ipasok ang mga sumusunod na header:
- FirstName - Ang mga unang pangalan ng iyong mga contact ay mapupunta sa haligi na ito (cell A1).
- LastName - Ang mga apelyido ng iyong mga contact ay mapupunta sa haligi na ito (cell B1).
- Tel - Ang mga numero ng telepono ng iyong mga contact ay mapupunta sa haligi na ito (cell C1).
- StreetAddress - Ang mga address ng kalye ng iyong mga contact ay mapupunta sa haligi na ito (cell D1).
- Lungsod - Ang mga lungsod ng tirahan ng iyong mga contact ay mapupunta sa kolum na ito (cell E1).
- Estado - Ang mga estado ng paninirahan ng iyong mga contact ay mapupunta sa kolum na ito (cell F1).
- ZIP - Ang mga ZIP code ng iyong mga contact ay mapupunta sa haligi na ito (cell G1).
- Email - Ang mga email address ng iyong mga contact ay mapupunta sa hanay na ito (cell H1).
Hakbang 4. Ipasok ang impormasyon ng iyong mga contact
Simula sa haligi A, cell 2, simulang ipasok ang impormasyon sa pakikipag-ugnay para sa bawat isa sa mga tao kung saan mo nais na bumuo ng isang pagsasama-sama ng mail.
Tiyaking tumpak ang impormasyong ito bago magpatuloy
Hakbang 5. I-save ang iyong dokumento
Upang gawin ito:
- Windows - Mag-click File, i-click I-save bilang, double-click Ang PC na ito, mag-click sa isang i-save ang lokasyon sa kaliwang bahagi ng window, i-type ang pangalan ng dokumento sa kahon ng teksto na "Pangalan ng file," at i-click Magtipid.
- Mac - Mag-click File, i-click I-save bilang…, ipasok ang pangalan ng dokumento sa patlang na "I-save Bilang", pumili ng isang i-save ang lokasyon sa pamamagitan ng pag-click sa kahon na "Kung saan" at pag-click sa isang folder, at i-click ang Magtipid.
- Isaisip ang iyong napiling lokasyon ng pag-save-kakailanganin mong hanapin ang spreadsheet ng Excel sa paglaon.
Hakbang 6. Isara ang Excel
I-click ang X sa kanang sulok sa itaas ng Excel (Windows) o sa pulang bilog sa kaliwang sulok sa itaas (Mac). Maaari ka na ngayong magpatuloy sa paglikha ng pagsasama ng mail sa Microsoft Word.
Bahagi 2 ng 3: Pag-import ng Mga contact sa Word
Hakbang 1. Buksan ang Microsoft Word
Ang icon ng Word app ay mukhang isang puting "W" sa isang madilim na asul na background. Tulad ng sa Excel, magbubukas ang pahina na "Bago".
Kung mayroon kang isang mayroon nang dokumento sa Microsoft Word kung saan nais mong i-import ang mga contact sa Excel, sa halip ay i-double click mo ito upang buksan ito at laktawan ang susunod na hakbang
Hakbang 2. I-click ang Blangkong dokumento
Ito ay isang puting kahon sa kaliwang bahagi sa itaas ng pahina. Isang blangkong dokumento ng Microsoft Word ang magbubukas.
Hakbang 3. I-click ang tab na Mga Pag-mail
Ang tab na ito ay nasa tuktok ng window ng Microsoft Word. Ang isang toolbar ay lilitaw sa ibaba lamang ng hilera ng mga tab dito.
Hakbang 4. I-click ang Piliin ang Mga Tatanggap
Nasa seksyon na "Start Mail Merge" ng Pag-mail toolbar Ang paggawa nito ay mag-uudyok sa isang drop-down na menu.
Hakbang 5. I-click ang Gumamit ng Umiiral na Listahan…
Mahahanap mo ang opsyong ito sa drop-down na menu. Magbubukas ang isang bagong window.
- Kung nais mong gumamit sa halip ng mga contact sa Outlook, maaari mong piliin ang Pumili mula sa Mga contact sa Outlook pagpipilian sa drop-down na menu.
- Maaari mo ring mai-type ang isang pansamantalang listahan ng impormasyon sa pakikipag-ugnay sa Word sa pamamagitan ng pagpili ng Mag-type ng Bagong Listahan pagpipilian Ito ay kapaki-pakinabang kapag kailangan mo lamang lumikha ng isang maliit na impormasyon ng mga contact.
Hakbang 6. Piliin ang iyong sheet ng contact sa Microsoft Excel
Sa kaliwang bahagi ng window, i-click ang folder kung saan mo nai-save ang sheet ng Excel, pagkatapos ay i-click ang sheet ng Excel upang mapili ito.
Hakbang 7. I-click ang Buksan
Nasa kanang sulok sa ibaba ng window.
Hakbang 8. Kumpirmahin ang desisyon
I-click ang pangalan ng sheet ng Excel sa pop-up window, pagkatapos ay mag-click OK lang sa ilalim ng bintana. Mapipili ang iyong sheet ng Excel bilang lokasyon kung saan mai-load ang iyong mga contact.
Tiyaking ang checkbox na "Unang hilera ng data ay naglalaman ng mga header ng haligi" sa ilalim ng window na ito ay naka-check
Bahagi 3 ng 3: Paggamit ng Pagsasama sa Mail
Hakbang 1. Pumunta sa lugar kung saan mo nais na ipasok ang impormasyon sa pakikipag-ugnay
Hanapin ang lugar kung saan mo nais na ipasok ang impormasyon sa pakikipag-ugnay (hal., Tuktok ng dokumento) at i-click ito upang ilagay ang cursor doon.
Hakbang 2. I-click ang Ipasok ang Patlang ng Pagsasama
Ito ay isang pagpipilian sa seksyong "Sumulat at Magsingit ng Mga Patlang" ng Pag-mail tab Lilitaw ang isang drop-down na menu.
Maaaring kailanganin mong i-click ang Pag-mail tab ulit bago gawin ito.
Hakbang 3. Pumili ng isang uri ng impormasyon
Sa drop-down na menu, i-click ang pangalan ng isa sa mga header mula sa iyong dokumento sa Excel upang ipasok ito.
Halimbawa, mag-click ka Pangalan sa drop-down na menu kung nais mong magsingit ng isang tag para sa mga unang pangalan ng mga contact.
Hakbang 4. Magdagdag ng iba pang impormasyon kung kinakailangan
Maaari itong isama ang mga address ng contact, apelyido, numero ng telepono, at iba pa.
Hakbang 5. I-click ang Tapusin at Pagsamahin
Nasa kanang bahagi ng Pag-mail toolbar ng tab. Itutulak nito ang isang drop-down na menu.
Hakbang 6. Pumili ng isang pagpipilian sa pagsasama
Mag-click sa isa sa mga sumusunod:
- I-edit ang Indibidwal na Mga Dokumento - Binubuksan ang dokumento ng bawat tatanggap, na nagbibigay-daan sa iyo upang isapersonal ang mga dokumento.
- I-print ang Mga Dokumento… - Pinapayagan kang mag-print ng isang kopya ng iyong dokumento para sa bawat indibidwal na nakalista sa iyong contact sheet.
- Magpadala ng Mga Mensahe sa Email… - Pinapayagan kang magpadala ng mga dokumento bilang mga email. Mapili ang mga email address ng mga contact bilang mga patutunguhang email address.
Hakbang 7. Sundin ang mga tagubilin sa screen
Nakasalalay sa iyong napiling pagpipilian, magkakaroon ka ng isang karagdagang form upang suriin (halimbawa, kung pinili mo Email, kakailanganin mong magpasok ng isang paksa at pagkatapos ay mag-click OK lang). Ang paggawa nito ay makukumpleto ang proseso ng pagsasama ng mail.
