6 Mga Paraan upang Pamahalaan ang Iyong Email sa Epektibo

Talaan ng mga Nilalaman:

6 Mga Paraan upang Pamahalaan ang Iyong Email sa Epektibo
6 Mga Paraan upang Pamahalaan ang Iyong Email sa Epektibo

Video: 6 Mga Paraan upang Pamahalaan ang Iyong Email sa Epektibo

Video: 6 Mga Paraan upang Pamahalaan ang Iyong Email sa Epektibo
Video: Part 1 Tutorial: Basic and easy Powerpoint presentation l Tagalog l Paano gamitin ang Powerpoint? 2024, Marso
Anonim

Ang isang hindi maayos na mailbox ay maaaring maging mahirap para sa mga gumagamit na mahanap ang kanilang kinakailangang email. Nagbigay ang Microsoft Outlook ng lubos na kapaki-pakinabang na mga tool na makakatulong sa iyo upang i-filter ang iyong mga email at ayusin ang iyong mga mensahe sa isang mas madaling pamahalaan. Maaari ring makatulong ang Outlook na dagdagan ang kahusayan at pagganap para sa iyo. Gumagamit ka man ng Outlook 2010, Outlook 2007 o Outlook 2003, madali mong mapamamahalaan ang iyong mga email, gamit ang mga sumusunod na tool upang linisin ang iyong Inbox, pati na rin gawing mas madali ang paghahanap ng impormasyong kailangan mo.

Mga hakbang

Paraan 1 ng 6: Pagsala

Pamahalaan ang Iyong Outlook Email Mabisang Hakbang 1
Pamahalaan ang Iyong Outlook Email Mabisang Hakbang 1

Hakbang 1. Mabilis na salain ang mga mensahe

Ang Outlook 2010 ay may isang bagong tampok na makakatulong sa pag-uri-uriin ang mga mensahe ayon sa mga petsa at ayusin ang mga ito sa Pag-uusap.

  • Kapag ginagamit ang tampok na ito, ang mga mensahe na mayroong parehong tema ay lilitaw bilang Pag-uusap at ang mga gumagamit ay maaaring tingnan, palawakin o pag-urong ang mga ito sa pamamagitan ng pag-click sa icon sa kaliwa ng linya ng Paksa. Ang mga mensahe sa loob ng bawat Pag-uusap ay nauuri sa pinakabagong mensahe na inilagay sa itaas. Kapag natanggap ang isang bagong mensahe, lahat ng Pag-uusap ay lilipat sa tuktok ng listahan ng email na makakatulong sa iyong subaybayan ang daloy ng mga email.
  • Upang buhayin ang Pakikipag-usap, sa tab na Tingnan ang pangkat ng Pag-uusap, lagyan ng tsek ang kahon na Ipakita Bilang Pakikipag-usap. Maaari mong bawasan ang laki ng isang Pakikipag-usap gamit ang tampok na Paglinis. Ang tampok na ito ay makakatulong upang alisin ang mga duplicate na mensahe sa Pag-uusap.
  • Sa tab na Home sa grupong Tanggalin, i-click ang Linisin pagkatapos mag-click sa Linisin ang Pag-uusap. Sa lahat ng mga bersyon ng Outlook, maaaring makita ng mga gumagamit ang mga mensahe sa folder ng mailbox nang mas mabilis sa pamamagitan ng pagbabago ng paraan ng pag-uri-uri sa folder ng email. Halimbawa maaari mong pag-uri-uriin ang iyong mga email ayon sa petsa, nagpadala at laki ng file o antas ng kahalagahan.
Pamahalaan ang Iyong Outlook Email Mabisang Hakbang 2
Pamahalaan ang Iyong Outlook Email Mabisang Hakbang 2

Hakbang 2. Gumamit ng pamantayang mga heading ng paksa

Ang lakas na kaisipan na kinakailangan upang ilipat ang pokus sa pagitan ng palaging nagbabago ng mga paksa ay nagpapatuyo sa iyo, hindi ang dami. May posibilidad kang basahin sa sunud-sunod na pagkakasunud-sunod alinman sa sunud-sunod o ng "pinakamahalagang tao." Ito ay isang pagkasunog ng utak. Gamitin sa halip ang panuntunang ito; nalalapat ito sa email mula sa mga direktang ulat at gumagana nang mas mahusay kaysa sa mga chain ng pag-uusap.

  • Tukuyin ang nangungunang 2-5 na mga proyekto na iyong pinag-aalala; lumikha ng mga heading ng paksa upang maipakita ang mga ito.
  • Ipaalam sa koponan na magbibigay ka ng paunang pansin sa lahat ng mga email na may mga pamantayang heading ng paksa. Ang mga paksang ito ang iyong nangungunang mga proyekto sa priyoridad sa kasalukuyan –– ang iyong email ay aayos ayon sa linya ng paksa at ang pangunahing priyoridad ay nabasa / na tumugon muna.
  • Malinaw na ang hindi naaangkop na may pamagat na mga email ay maglalagay ng blacklist sa nakakasakit na nagpadala sa loob ng 1-x araw.

Paraan 2 ng 6: Pagpapangkat

Pamahalaan ang Iyong Outlook Email Mabisang Hakbang 3
Pamahalaan ang Iyong Outlook Email Mabisang Hakbang 3

Hakbang 1. Pangkatin ang parehong mga mensahe sa mga folder

Sa pamamagitan ng paglikha ng isang bagong folder ng email, ang mga gumagamit ay maaaring makapagpangkat ng mga kaugnay na mensahe sa mga folder. Halimbawa, maaari mong pangkatin ang mga mensahe ayon sa paksa, proyekto, komunikasyon o iba pang mga kategorya na naaangkop sa iyong mga gawa o iyong libangan. Ang mga gumagamit ay maaari ring lumikha ng isang folder para sa lahat ng mga mensahe na ipinadala mula sa iyong boss o isang taong mahalaga kasama ang prinsipyong impormasyon na kailangan ng pag-save. Upang lumikha ng isang bagong folder sa Outlook 2010, sa tab na Folder, sa Bago, i-click ang Bagong Folder. Upang lumikha ng isang bagong folder sa Outlook 2007 o Outlook 2003, sa Menu bar, mag-click sa File, piliin ang Bago pagkatapos ay ang Folder.

Paraan 3 ng 6: Search Folder

Pamahalaan ang Iyong Outlook Email Mabisang Hakbang 4
Pamahalaan ang Iyong Outlook Email Mabisang Hakbang 4

Hakbang 1. Lumikha ng isang folder ng paghahanap upang hanapin ang mga mensahe

Ang Search Folder ay isang mabilis at maginhawang paraan upang makahanap ng isang koleksyon ng mga mensahe sa email. Hindi ito nakakatipid ng anumang mga mensahe ngunit nagbibigay ng mga virtual folder na ipinapakita ang lahat ng mga mensahe sa iyong Inbox batay sa mga katangian na iyong hinahanap. Nagbibigay ang Mga Folder ng Paghahanap ng Outlook ng mga default na tampok tulad ng Hindi Pa Nababasa na Mail ngunit maaari ka ring lumikha ng iyong sariling panuntunan. Halimbawa, maaari mong gamitin ang Search Folder upang makatulong na mahanap ang lahat ng impormasyong nauugnay sa isang tiyak na proyekto, isang mahalagang kliyente o isang paparating na pagpupulong.

  • Upang lumikha ng isang Search Folder sa Outlook 2010, sa Mail sa tab na Folder, sa Bago, i-click ang Bagong Search Folder.
  • Upang lumikha ng isang Search Folder sa Outlook 2007 o Outlook 2003, sa mail sa File Menu, ilipat ang mouse sa Bago pagkatapos ay mag-click sa Search Folder.

Paraan 4 ng 6: Filter ng Email

Pamahalaan ang Iyong Outlook Email Mabisang Hakbang 5
Pamahalaan ang Iyong Outlook Email Mabisang Hakbang 5

Hakbang 1. Bawasan ang mga junk email gamit ang filter ng email

Panatilihin ang hindi kinakailangang mga mensahe sa email mula sa Inbox sa pamamagitan ng paggamit ng Outlook Junk Email Filter. Ipapadala ng filter na ito ang mga email na na-flag bilang mga junk email sa isang hiwalay na folder sa mailbox. Maaaring tingnan ng mga gumagamit ang nilalaman ng folder na ito upang matiyak na walang anumang wastong mga email na maling ipinadala dito. Kung gayon, dapat mong ayusin ang filter upang maiwasan ang maling marka sa mga mensahe sa hinaharap.

Paraan 5 ng 6: Kategoryang pangkulay

Pamahalaan ang Iyong Outlook Email Mabisang Hakbang 6
Pamahalaan ang Iyong Outlook Email Mabisang Hakbang 6

Hakbang 1. Magtalaga ng isang kategorya ng kulay

Magtalaga ng isang kulay sa isang hindi kaugnay na pangkat ng mensahe ng email at iba pang mga kategorya sa Outlook tulad ng mga tala, contact at appointment. Mula doon, madaling makilala at mauri ng mga gumagamit ang mga ito. Halimbawa, madali mong masusubaybayan ang lahat ng mga mensahe, tipanan at contact para sa proyekto sa pagbebenta ng computer sa pamamagitan ng paglikha ng kategoryang tinatawag na "Computer Sales" at pagtatalaga ng mga mensahe dito.

Paraan 6 ng 6: Pag-flag

Pamahalaan ang Iyong Outlook Email Mabisang Hakbang 7
Pamahalaan ang Iyong Outlook Email Mabisang Hakbang 7

Hakbang 1. I-flag para sa pag-follow up

Maaaring gamitin ng mga gumagamit ang tampok na I-flag para sa Follow Up upang ma-flag ang mga email message at gawain upang matulungan silang ayusin o markahan ang mga ito. Hihikayat ka ng mga watawat na subaybayan ang isang isyu, ituro ang kahilingan ng isang tao o mag-order para sa isang na-prompt na mensahe at contact. Maaari din nilang ayusin ang iyong folder ng email nang madali sapagkat alam mo nang eksakto kung ano ang dapat gawin at kung kailan ito gagawin. Tandaan na kapag lumikha ka ng isang gawain at nagtakda ng isang napaso na petsa para sa gawain, awtomatiko itong mai-flag upang hindi mo kalimutan ang nag-expire na petsa para sa pagkilos at gampanan ito.

Inirerekumendang: