Ang mga linya ng paksa ng email ay madalas na ginagamit ng mga mambabasa upang magpasya kung bubuksan ang iyong email. Ang mga puwang na ito ay kailangang punan ng maikling, to-the-point, at oriented na detalye na wika upang mapanatili ang tatanggap mula sa pagtanggal ng iyong email nang hindi man lang ito binabasa. Kung tinukoy mo nang eksakto kung bakit nais ng iyong mambabasa na makita ang sasabihin mo sa pamamagitan ng paggamit ng mga detalye sa iyong mga linya ng paksa, dapat kang masisiyahan ng mas mabilis at mas madalas na mga tugon sa iyong mga email.
Mga hakbang
Bahagi 1 ng 3: Pag-format ng Iyong Mga Linya ng Paksa
Hakbang 1. Iwasang iwanang blangko ang linya ng paksa
Kapag pinili mong hindi magsama ng isang linya ng paksa, hindi mo sinasamantala ang pagkakataong ibinibigay nito upang gumuhit sa iyong mambabasa. Ang pagkakaroon ng isang blangko na linya ng paksa ay magpapakita sa iyo na tamad ka rin. Pinakamahalaga, tiyak na hindi ito magpaparamdam sa iyong mambabasa na kailangan nilang buksan o tumugon sa iyong email nang mabilis.
Hakbang 2. Isulat ang iyong linya ng paksa bago mo isulat ang iyong email
Ang iyong linya ng paksa ay maaaring pakiramdam tulad ng isang naisip na hindi kasinghalaga ng aktwal na nilalaman ng iyong email. Dahil ito ang unang bagay na nakikita ng iyong mambabasa, gayunpaman, ito rin ay kritikal - kung hindi higit pa! - tulad ng nasa loob. Upang matiyak na nakalaan mo ang sapat na oras at pansin sa iyong linya ng paksa, isulat ito bago ka magsulat ng iba pa.
Hakbang 3. Sundin ang karaniwang mga panuntunan sa malaking titik upang maiwasan ang katamaran
Maliban kung nagpapadala ka ng isang mabilis na tala sa isang taong kakilala mo, dapat mong tratuhin ang iyong mga email tulad ng pormal na komunikasyon. I-capitalize ang iyong mga linya ng paksa sa parehong paraan na iyong gagamitin ng malaki ang mga pamagat ng iyong mga presentasyon.
Alalahanin ang ilang mga pangunahing alituntunin upang matulungan kang magamit ang wastong kapital. Halimbawa, palaging gamitin ang malaki at una sa mga huling salita ng iyong mga linya ng paksa. Dapat mo ring palaging kapital ang mga pangngalan (Mountain, Presentation, Building), mga panghalip (Siya, Siya, Sila), mga pandiwa (Pumunta, Palitan), mga pang-abay (Mabilis, Mabagal), at mga pang-uri (Sloppy, Magaling). Hindi mo dapat kapital ang mga artikulo (a, an, ang), pang-ukol (sa, labas), o pag-uugnay ng mga koneksyon (at, ngunit)
Hakbang 4. Iwasang gamutin ang iyong mga linya ng paksa tulad ng kumpletong mga pangungusap
Habang ang iyong mga linya ng paksa ay dapat na tama sa gramatika, tingnan ang mga ito bilang mga pamagat sa halip na mga pangungusap na laging nangangailangan ng bantas. Ang iyong mga linya ng paksa ay hindi kailangang ma-cap sa isang panahon, marka ng tanong, o marka ng tandang.
- Magkaroon ng kamalayan na ang ilang mga filter ng spam ay awtomatikong magsasaad ng mga email na may bantas na mga linya ng paksa sa filter ng junk mail.
- Maaari mong paminsan-minsan na nais na gumamit ng isang tandang pananong upang makuha ang pansin ng iyong mambabasa. Huwag gamitin ang diskarteng ito.
- Ikonekta ang maraming parirala sa mga linya ng paksa na may mga gitling. Halimbawa, ang linya ng paksa: "Naka-iskedyul na Pagpupulong para sa Martes - Kinakailangan ang Pagdalo," naglalaman ng dalawang magkakaibang mga parirala na konektado sa isang dash.
Hakbang 5. Panatilihin ang iyong mga linya ng paksa sa ilalim ng halos 50 mga character
Ang iyong mga linya ng paksa ay dapat na kasing maikling hangga't maaari. Maaari itong paminsan-minsan na mag-iwan ka ng ilang mga detalye sa pabor sa iba. Pinakamahalagang malaman ng iyong mambabasa kung ano ang kailangan nilang gawin kapag nabasa na nila ang iyong linya ng paksa.
Maaaring hindi laging posible na panatilihin ang iyong mga linya ng paksa sa o sa ilalim ng 50 mga character. Minsan, pupunta ka sa sampung o higit pang mga character. Kung nagsisimula kang mag-shoot para sa panuntunang 50-character, gayunpaman, awtomatiko kang magsisimulang magsulat ng mas maiikling linya ng paksa
Hakbang 6. Unahin ang mahahalagang salita upang makuha ang pansin ng mambabasa
Ano ang mga salitang ito ay magkakaiba depende sa layunin ng iyong email. Ang iyong pangalan at pamagat ay maaaring kailanganing mauna sa ilang mga email, habang ang aksyon na kinakailangan mo o ng mambabasa ay maaaring nasa harap ng iba. Mag-isip tungkol sa kung ano ang magiging posibilidad na buksan ng iyong mambabasa ang iyong email, at ilagay ang mga salitang tumutugma sa paksang iyon sa simula pa lamang ng linya ng paksa.
Pangkalahatan, dapat mong simulan ang linya ng iyong paksa sa isang salita na nagpapahiwatig kung bakit nakikipag-ugnay ka sa iyong mambabasa. Kung pinalitan mo kamakailan lamang ang mga regulasyon sa opisina, halimbawa, isulat ang: "Pambago ng Mga Regulasyon ng Kumpanya - Kailangan ang Iyong Review Ngayon."
Hakbang 7. Pumili ng mga tiyak na pangngalan at pandiwa upang maiparating ang layunin ng email
Huwag isama ang hindi malinaw o hindi malinaw na mga pangngalan at pandiwa sa iyong linya ng paksa. Sa halip, gumamit ng mga salitang partikular na nagpapahiwatig ng eksaktong nais mo mula sa iyong mambabasa. Babawasan nito ang haba ng iyong linya ng paksa habang nagbibigay pa rin ng mga detalye na kailangan mo sa iyong linya ng paksa.
Sa halip na: "Nakikipag-ugnay sa iyo upang suriin ang bagong impormasyon," isulat: "Binago ang Mga Panuntunan sa HR - Kailangan ng Pag-apruba ng Wed." Sa pangalawang bersyon ng linya ng paksa, nilinaw mo nang eksakto kung ano ang "bagong impormasyon", at kung bakit nakikipag-ugnay ka sa mambabasa. Naitama mo ang anumang pagkalito kung kailangang basahin ng tatanggap ang email at kung ano ang kailangan nilang gawin sa sandaling buksan nila ito
Bahagi 2 ng 3: Pagbibigay ng Mga Detalye sa Iyong Mga Linya ng Paksa
Hakbang 1. Tukuyin ang layunin ng iyong email
Sabihin sa mambabasa kung bakit mo sila nakikipag-ugnay. Maging tukoy hangga't maaari. Matutulungan nito ang mambabasa na malaman kaagad kung dapat nilang buksan ang iyong mensahe.
- Ang isang linya ng paksa na humihiling para sa isang liham ng rekomendasyon o sanggunian ay maaaring magmukhang: "Humihiling ng Sanggunian para kay Tamara G. hanggang Biyernes 6/2."
- Kung nag-aalok ka ng benepisyo sa iyong mambabasa, subukan ang isang bagay tulad ng: "Palitan ang Iyong Langis sa 50% Off na Jim Sa Linggong Tanging Ito."
Hakbang 2. Isulat kung anong aksyon ang nais mong gawin ng iyong mambabasa
Sa sandaling makita nila ang iyong email, nais ng iyong mambabasa na malaman kung ano ang kailangan nilang gawin. Ang pagkakaroon ng kaalamang ito kaagad ay maghahanda sa iyong mambabasa na maghanap ng mga karagdagang detalye sa loob ng nilalaman ng iyong tala.
Sa halip na magsulat, "Reaching Out for a Favor," gawin ang iyong linya ng paksa: "Kailangan mo ang Iyong Tulong sa Pagsusulat ng Proyekto sa Susunod na Linggo." Ipinaaalam nito sa mambabasa hindi lamang na humihingi ka ng tulong, ngunit ipinapaliwanag din kung ano mismo ang inaasahan mong gawin para sa iyo ng mambabasa
Hakbang 3. Magbigay ng isang deadline upang malaman ng mambabasa kung kailan tumugon
Kung hindi mo ipaalam sa mambabasa kung kailan mo kailangan sila upang kumilos o tumugon, maaaring hindi nila buksan ang iyong email hanggang bukas, susunod na linggo, o kahit sa susunod na buwan. Hindi ito dahil ayaw tulungan ka ng iyong mambabasa. Karamihan sa mga tao ay tumatanggap ng sampu o daan-daang mga email bawat araw, kaya't ang mga email na walang malinaw na deadline ay madaling mawala sa kawan.
Kung ang iyong email ay lalong mahalaga at nangangailangan ng agarang tugon, maaari mong gamitin ang mga salitang "Kagyat," "Kritikal," o "Agarang Tugon na Kinakailangan" upang ipaalam sa iyong mambabasa na dapat silang magbayad ng partikular na pansin sa tala na ito
Hakbang 4. Sabihin kung sino ka kung hindi ka kilala ng mambabasa
Minsan, mag-e-email ka sa mga taong hindi mo pa nakikilala dati. Sa mga kasong ito, maaaring maging mahalaga para sa iyo na ibigay sa iyong mambabasa ang iyong pamagat, kumpanya, o pangalan upang magkaroon sila ng dahilan upang buksan ang iyong tala. Kung hindi man, maaari kang magpakita na isang random na tao lamang na ang email ay maaaring dumiretso sa basurahan!
Marahil ikaw ay isang mag-aaral na nakikipag-ugnay sa isang lokal na politiko para sa isang proyekto sa paaralan. Isulat: "High School Senior Humihiling ng Pakikipanayam para sa Project, Dapat sa 6/24."
Hakbang 5. Nabanggit ang pagpupulong sa mambabasa kung sila ay isang kakilala kamakailan
Maaaring nakikipag-ugnay ka sa taong ito dahil ngayon mo lang nakilala at inaasahan na magkaroon ng isang malapit na ugnayan sa kanila. Jog ang kanilang memorya sa linya ng paksa upang maalala nila na nakilala ka. Mas malamang na mag-set up sila ng isang follow-up kung naalala nila ang iyong dating nakatagpo.
Marahil ay nagkaroon ka ng isang maikling talakayan sa isang pagpupulong o hapunan tungkol sa ilan sa iyong kapwa interes. Gawin ang iyong linya ng paksa: "Pagsubaybay sa aming Chat sa Writers 'Conf, 4/30."
Hakbang 6. Pangalanan ang iyong contact sa isa't isa kung ipinakikilala ka sa mambabasa
Kung may ibang makipag-ugnay sa iyo sa iyong tatanggap, mahalagang linawin mo ang katotohanang iyon. Ang iyong mambabasa ay mas malamang na magbukas ng isang email na may isang linya ng paksa na may kasamang pangalan ng isang taong kakilala nila, sa halip na isang hindi nagpapakilalang taong hindi pa nila nakikilala. Maaari ring piliin ng iyong mambabasa na makipag-ugnay sa iyong ugnayan sa isa't isa upang kumpirmahin ang pagpapakilala.
Halimbawa, isulat, “Dr. Smith’s Student @ Hopkins, Humihiling ng Pagpupulong Susunod na Buwan."
Bahagi 3 ng 3: Pag-streamline at Proofreading ng Iyong Mga Linya ng Paksa
Hakbang 1. Gumamit ng simpleng wika upang maiwasan ang pagkalito
Hindi mo nais ang iyong mambabasa na magkaroon ng problema sa pag-unawa sa iyong linya ng paksa. Iwasang gumamit ng sobrang haba ng mga salita at kumplikadong bokabularyo. Magpanggap na ipinapadala mo ang iyong email sa isang gitnang mag-aaral, at tanungin ang iyong sarili kung naiintindihan nila ang bawat salita sa linya ng paksa.
Iwasang gumamit ng hindi nakakubli na bokabularyo kapag may isang mas simpleng salita na magagawa. Piliin: "Mga Bagong Panuntunan sa Opisina - Suriin at Mabilis na Tumugon," sa halip na "Mga Bagong Panuntunan sa Opisina - Suriin at Tumugon nang may Alacrity." Ang "Mabilis" at "may alacrity" ay nangangahulugang magkatulad na bagay, ngunit ang unang pagpipilian ay hindi gaanong off-paglalagay at nakalilito
Hakbang 2. Gumamit ng mga simbolo at pagpapaikli upang paikliin ang mga linya ng paksa
Maraming mga salita ang maaaring paikliin nang hindi naguguluhan ang mambabasa. Gumamit lamang ng mga karaniwang pagpapaikli at simbolo, at basahin ang iyong linya ng paksa upang matiyak na hindi magkakaroon ng pagkalito tungkol sa layunin ng iyong email.
Halimbawa, ang mga araw ng linggo ay maaaring paikliin. Ang "@" ay isang karaniwang simbolo para sa "sa." Maaari mo ring gamitin ang "RE:" na nangangahulugang "tungkol sa." Ang "EOM" ay maaaring gamitin para sa "pagtatapos ng mensahe," at ang "EOD" ay maaaring manatili sa "pagtatapos ng araw."
Hakbang 3. Suriin kung may mga pagkakamali sa pagbaybay at gramatika
Tulad ng anumang ibang bahagi ng iyong email, ang iyong linya ng paksa ay kailangang walang mga error. Titiyakin nito na hindi ka mukhang hindi propesyonal o tamad kaagad sa paniki, bago pa man magkaroon ng pagkakataon ang iyong mambabasa na buksan ang iyong tala.
- Maaaring hindi saklaw ng mga spell-checker ng email ang mga linya ng paksa, kaya't maging maingat sa mga pagkakamali sa pagbaybay. Kung nag-aalala ka, kopyahin at i-paste ang linya ng paksa sa isang Word o Google doc at magpatakbo ng spellcheck doon.
- Ang iyong linya ng paksa ay maaaring hindi kailangan maging isang kumpletong pangungusap. Gayunpaman, iwasan ang mga karaniwang pagkakamali sa gramatika tulad ng nakalilito na "sila," "kanilang," at "doon" o "ikaw ay" at "iyong."
Hakbang 4. Basahin nang malakas ang iyong mga linya ng paksa upang suriin ang kalinawan
Ang pinakamahusay na paraan upang matiyak na ang iyong mga linya ng paksa ay simple, maikli, at wastong nakasulat ay basahin ang mga ito nang malakas sa iyong sarili. Kapag narinig mo ang pagsasalita ng iyong mga salita, mahuhuli mo ang mga pagkakamali na hindi mo gagawin kung tiningnan mo lang ang mga ito sa screen.
Kung nasa isang pampublikong lugar ka, basahin nang mahina ang mga salita sa ilalim ng iyong hininga
Mga babala
- Huwag mag-type ng regular na mga linya ng paksa ng email na may mga puntos na tandang !!! o lahat ng mga CAPS. Mawawala sa iyo ang katotohanan.
- Huwag kailanman magsimula ng isang pangungusap sa linya ng paksa na natapos mo sa nilalaman ng iyong email. Halimbawa, hindi mo nais na magsulat, "Humihiling sa iyo ng isang pabor na nais kong …" sa linya ng paksa, at pagkatapos ay buksan ang email gamit ang: "gawin sa Biyernes."
