Paano Mag-archive ng Mga Dokumento: 6 na Hakbang (na may Mga Larawan)

Talaan ng mga Nilalaman:

Paano Mag-archive ng Mga Dokumento: 6 na Hakbang (na may Mga Larawan)
Paano Mag-archive ng Mga Dokumento: 6 na Hakbang (na may Mga Larawan)

Video: Paano Mag-archive ng Mga Dokumento: 6 na Hakbang (na may Mga Larawan)

Video: Paano Mag-archive ng Mga Dokumento: 6 na Hakbang (na may Mga Larawan)
Video: 🔵HOW TO PUT APPS OR ICONS ON LAPTOP SCREEN/ PAANO MAG DOWNLOAD NG APPS SA LAPTOP/ TAGALOG 2024, Marso
Anonim

Ang pag-archive ay ang pag-iimbak o pangangalaga ng impormasyon. Ang mga samahan ay nagko-convert ng mga dokumento ng papel sa digital araw-araw, upang madagdagan ang haba ng buhay ng mga dokumento. Iyon, kaakibat ng napakalawak na dami ng data na nalilikha ng mga computer ngayon, nangangahulugan na ang pag-archive ng mga dokumento ay lalago lamang sa kahalagahan. Kung alam mo kung paano i-archive ang mga dokumento, maaari mong palayain ang puwang upang ang iyong computer ay hawakan nang mas mahusay ang mga kasalukuyang dokumento.

Mga hakbang

Mga Dokumento ng Archive Hakbang 1
Mga Dokumento ng Archive Hakbang 1

Hakbang 1. I-archive ang mga dokumento sa isang zip file

Partikular na nakakatulong sa mahalaga, ngunit bihirang kailangan ng mga file, ang mga zip file ay nagbabawas ng puwang na kinukuha ng mga dokumento sa iyong hard drive.

  • I-highlight lamang ang mga file na nais mong i-convert sa isang format na zip.
  • Mag-right click gamit ang iyong mouse at pagkatapos ay piliin ang "Ipadala sa."
  • Nais mong ipadala ang mga file sa isang "Na-compress (naka-zip) na folder."
  • Suriin na ang mga file ay naroroon sa pamamagitan ng pag-double click sa zip folder. Kung ang mga ito, maaari mong tanggalin ang orihinal na mga file.
Mga Dokumento ng Archive Hakbang 2
Mga Dokumento ng Archive Hakbang 2

Hakbang 2. Ilipat ang iyong mga dokumento sa isang hiwalay na daluyan ng imbakan

Ang mga tanyag na pagpipilian para sa digital na pag-archive ay ang mga panlabas na tape drive, panlabas na hard drive o thumb drive.

Mga Dokumento ng Archive Hakbang 3
Mga Dokumento ng Archive Hakbang 3

Hakbang 3. I-back up ang mga dokumento sa isang CD o DVD kung mayroon kang isang CD o DVD recorder

Ang mga backup ay isa pang paraan ng pag-archive, kahit na malamang na alam mo ang pamamaraang ito sa pamamagitan ng ibang pangalan - pagsunog ng isang disc. Halimbawa, gumagamit ang Windows ng isang Live File System at isang Mastered format (mas mabuti para sa pagiging tugma sa iba pang mga aparato) para sa pagkopya ng mga file sa mga CD o DVD.

  • Ipasok ang isang nasusulat na CD o DVD sa CD o recorder ng iyong computer para sa Live File System.
  • Kapag lumitaw ang dialog box, i-click ang "Sunugin ang mga file sa data disc."
  • Pangalanan ang disk, pagkatapos ay i-click ang "Susunod."
  • Maghintay para sa isang walang laman na folder para lumitaw ang disc. Nangangahulugan ito na ang disc ay nai-format at handa na upang kopyahin ang mga file.
  • Buksan ang folder na may mga dokumento na nais mong i-archive at i-drag ang mga file sa walang laman na folder ng disc.
  • Para sa Mastered format, magsingit ng isang naisusulat na CD o DVD sa CD o recorder ng DVD ng isang computer.
  • Kapag lumitaw ang dialog box, i-click ang "Sunugin ang mga file sa data disc."
  • Pangalanan ang disc at i-click ang "Ipakita ang mga pagpipilian sa pag-format."
  • Piliin ang "Mastered" at i-click ang "Susunod."
  • Maghintay para sa isang walang laman na folder para lumitaw ang disc. Nangangahulugan ito na ang disc ay nai-format at handa na upang kopyahin ang mga file.
  • Buksan ang folder na may mga dokumento na nais mong i-archive at i-drag ang mga file na ito sa walang laman na folder ng disc.
Mga Dokumento ng Archive Hakbang 4
Mga Dokumento ng Archive Hakbang 4

Hakbang 4. Magpadala ng mga dokumento sa imbakan ng offsite

  • Bilang karagdagan sa paggana bilang isang lokasyon para sa mga naka-archive na file, ligtas ang mga lokasyon ng imbakan ng offsite na pinoprotektahan ang data mula sa mga kalamidad tulad ng pagkabigo sa sunog at hard drive.
  • Sa maraming mga kumpanya na nag-aalok ng serbisyong ito, dapat kang makipag-ugnay nang direkta sa isang kumpanya para sa mga detalye sa kung paano sila gumana at kung anong mga garantiya ang kasama sa pag-archive ng mga dokumento sa offsite.
Mga Dokumento ng Archive Hakbang 5
Mga Dokumento ng Archive Hakbang 5

Hakbang 5. Gumamit ng software para sa digital archive

  • Ang isa sa mga kilalang pamamaraan ng pagpapanatili ng hitsura at pakiramdam ng isang dokumento ay sa pamamagitan ng paglikha ng isang PDF file. Inaalok ng Adobe, ang software na ito - - kilala bilang Adobe Acrobat - - ginagawang madali upang mai-convert ang mga dokumento sa format na PDF mula sa iba't ibang mga programa sa software. Mayroon ding maraming mga libreng programa na lilikha ng mga file na ito.
  • Ang katotohanan na ang mga pagtutukoy ay pampubliko ay nangangahulugan na ang mga hinaharap na bersyon ng software ng Adobe ay makakabasa ng mga naunang bersyon ng mga dokumento.
  • Bilang karagdagan, ang mga Mambabasa ng PDF ay madaling magagamit bilang isang libreng pag-download mula sa Adobe web site.
Mga Dokumento ng Archive Hakbang 6
Mga Dokumento ng Archive Hakbang 6

Hakbang 6. Manatiling kasalukuyang may teknolohiya sa pag-archive ng mga dokumento

Sa mabilis na paglalahad ng teknolohiya, kung ano ang kasalukuyang ngayon ay maaaring lipas na bukas. Maaari itong maging isang problema kapag naglilipat ng mga naka-archive na mga file sa isang bagong system.

Mga Tip

  • Catalog archive file upang ikaw o ibang mga tao ay makakahanap ng mga kinakailangang file sa paglipas ng panahon. Maaari itong maging kasing simple ng pagbibigay ng pangalan ng mga file o folder na may pangalan ng nilalaman at mga petsa na sumasaklaw sa mga file. Halimbawa, kung nag-i-archive ka ng mga tala ng negosyo, maaari mong pangalanan ang isang folder na "Mga file ng negosyo 1st quarter 1997." Sa mas malalaking mga system, ang mga archive ay malamang na gumagamit ng metadata para sa mga layunin sa pag-catalog.
  • Ang isa pang dahilan upang mai-archive ang mga file ay kung minsan may mga ligal na kinakailangan na kinakailangan upang mai-save ang impormasyon.

Mga babala

  • Ang data ng multimedia ay madalas na naka-link sa tukoy na hardware o software at maaaring hindi ma-access sa labas ng pagmamay-ari ng mga system.
  • Ang isang panganib ay ang panganib ng katiwalian sa file. Tiyaking gumagamit ka ng isang nasubukan nang mahusay na system upang mai-back up ang iyong impormasyon.
  • Ang hindi pagkakaroon ng isang sistemang nasa lugar para sa pag-archive ng mga dokumento ay maaaring humantong sa hindi sinasadyang pagkawala ng mga file, lalo na kung hindi sinasadyang natanggal ang mga ito.

Inirerekumendang: