Ang pag-convert ng isang file na Excel sa isang PDF ay ginagawang mas madali para sa mga tao na buksan ang at tingnan ang file sa iba't ibang mga platform-kahit na wala silang Microsoft Office. Ang mga PDF ay mas madali ring mai-print at ipamahagi kaysa sa mga spreadsheet ng Excel. Kung mayroon kang Microsoft Excel, madali mong mai-convert ang iyong spreadsheet sa isang PDF sa pamamagitan ng pag-save o pag-export nito sa loob ng app. Kung wala kang Excel, maaari mong gamitin ang Google Sheets, isang tool sa Google Drive, upang gawing libre ang conversion.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 3: Paggamit ng Google Drive
Hakbang 1. Pumunta sa
Kung kailangan mong i-convert ang isang spreadsheet ng Excel sa PDF ngunit walang Excel, huwag mag-abala-maaari kang gumamit ng mga tool na naka-built in sa iyong Google account upang gawin ang conversion nang libre.
Kung hindi ka pa naka-sign in sa iyong Google account, mag-sign in kapag na-prompt
Hakbang 2. Mag-click sa + Bago
Nasa kaliwang tuktok ito ng iyong Google Drive.
Hakbang 3. I-click ang Pag-upload ng file
Bubukas nito ang file browser ng iyong computer.
Hakbang 4. Piliin ang iyong spreadsheet ng Excel at i-click ang Buksan
Ini-upload nito ang spreadsheet sa iyong Google Drive.
Hakbang 5. I-click ang spreadsheet ng Excel sa iyong Google Drive
Bubukas nito ang spreadsheet sa Google Sheets, ang libreng spreadsheet editor ng Google.
Hakbang 6. I-click ang menu ng File at piliin ang I-download
Ang isang listahan ng mga pagpipilian sa pag-download ay lalawak.
Hakbang 7. I-click ang PDF na dokumento (.pdf)
Ipinapakita nito ang isang preview ng iyong PDF sa window ng pag-print ng Google Sheets.
Hakbang 8. Ayusin ang layout ng iyong PDF
Kung ang preview ng pag-print ay hindi mukhang sa gusto mo, gamitin ang tamang panel upang gumawa ng anumang mga pagbabago na kailangan mo bago ka magpatuloy.
- Ang PDF ay magse-save sa parehong oryentasyon tulad ng spreadsheet (karaniwang landscape mode). Kung mas gugustuhin mong ito ay nasa portrait (vertikal) mode, piliin ang Portrait sa ilalim ng "orientation ng pahina."
- Baguhin ang sukat (ang laki / akma sa pahina) at laki ng margin kung kinakailangan.
- Mag-click Pag-format upang mapili kung magpapakita ba ng mga gridline at / o tala, ayusin ang pagkakasunud-sunod ng pahina, at baguhin ang pagkakahanay.
- Upang magdagdag ng mga header at footer sa mga tuktok at ilalim ng mga pahina, mag-click Mga header at footer, at pagkatapos ay lagyan ng tsek ang mga kahon upang mapili kung aling impormasyon ang ipapakita.
- Kung ang iyong spreadsheet ay naglalaman ng maraming data at pinuputol sa mga kakaibang lugar, mag-click Itakda ang CUSTOM PAGE BREAKS sa kanang panel. Dito, maaari mong i-drag ang mga asul na linya upang ayusin kung saan nagsisimula at nagtatapos ang bawat pahina. Mag-click Kumpirmahin ang mga BREAK sa kanang tuktok upang mai-save ang iyong mga pagbabago.
Hakbang 9. I-click ang I-export
Ito ang asul na pindutan sa kanang tuktok. Hinihikayat ka nito na i-save ang iyong bagong PDF sa iyong computer.
Kung ang pag-download ay hindi awtomatikong nagsisimula, pumili ng isang lokasyon kung saan mo mai-save ang PDF, at pagkatapos ay mag-click Magtipid i-download ito
Paraan 2 ng 3: Paggamit ng Excel para sa Windows
Hakbang 1. Piliin ang bahagi ng spreadsheet ng Excel na nais mong i-convert sa PDF (opsyonal)
Kung may isang tiyak na bahagi lamang ng file ng Excel na nais mong gawing format na PDF, piliin ito ngayon. Kung hindi man, magpatuloy sa susunod na hakbang.
Tandaan na ang mga conversion sa PDF ay hindi madaling maibalik sa isang sheet ng Excel, ngunit mapapanatili ng pamamaraang ito ang iyong orihinal na kopya
Hakbang 2. I-click ang menu ng File
Nasa itaas na kaliwang sulok ito.
Hakbang 3. I-click ang I-export sa menu
Bubukas nito ang panel ng I-export.
Hakbang 4. I-click ang Lumikha PDF / XPS
Hanapin ang icon na mukhang isang sheet ng papel na nakasuot ng sinturon.
Hakbang 5. I-click ang pindutan ng Opsyon…
Papayagan ka nitong ayusin ang mga setting para sa PDF file na iyong gagawin.
Hakbang 6. Piliin ang iyong mga pagpipilian sa PDF at i-click ang OK
- Kung pinili mo ang isang lugar ng iyong spreadsheet upang mai-save bilang isang PDF, pumili Pinili sa ilalim ng "I-publish kung ano." Tinitiyak nito na ang napiling lugar lamang ang nai-save bilang isang PDF.
- Kung mas gugustuhin mong i-save ang buong nakikitang worksheet bilang isang PDF, pumili (Mga) aktibong sheet sa halip
- Kung nais mong pumili ng mga tukoy na pahina mula sa workbook upang mai-save bilang isang PDF, gamitin ang mga drop-down na menu na "(Mga) Pahina upang tukuyin ang una at huling mga pahina.
- Mag-click OK lang magpatuloy.
Hakbang 7. Piliin ang iyong pag-optimize (opsyonal)
Sa itaas ng pindutan na "Mga Pagpipilian", maaari mong piliin kung paano mo nais na i-optimize ang PDF. Karamihan sa mga tao ay maaaring manatili sa "Karaniwan" maliban kung ang spreadsheet ay napakalaki. Ang "Pinakamababang sukat" ay magbabawas sa laki ng isang mas malaking file sa isang bagay na mas mapamahalaan.
Kung nais mong baguhin ang lokasyon kung saan mo nai-save ang file, maaari kang mag-navigate sa folder na iyon sa window ngayon
Hakbang 8. Pangalanan ang file at i-click ang I-publish
Ini-export ang napiling impormasyon sa isang bagong PDF file na may pangalan na iyong ipinasok.
Hakbang 9. Suriin ang PDF
Bilang default, awtomatikong magbubukas ang PDF file para sa iyong pagsusuri. Kung hindi ito bubukas nang awtomatiko, i-double click lamang ang pangalan ng file sa folder kung saan mo ito nai-save..
Hindi talaga posible na i-edit ang PDF ngayon, kaya kung kailangan mong gumawa ng mga pagbabago nais mong gawin ang mga ito sa dokumento ng Excel at pagkatapos ay lumikha ng isang bagong PDF
Paraan 3 ng 3: Paggamit ng Excel para sa Mac
Hakbang 1. Tiyaking ang mga header at footer sa lahat ng iyong mga sheet ay pareho (opsyonal)
Kung gumagamit ka ng Excel 2011 at nais na makatipid ng maraming mga worksheet sa isang solong PDF, ang bawat worksheet ay kailangang magkaroon ng magkaparehong mga header at footer. Kung hindi sila, ang bawat sheet ay lilikha bilang isang hiwalay na PDF na dokumento, ngunit maaari mo ring madaling pagsamahin ang mga ito pagkatapos.
- Piliin ang lahat ng mga worksheet sa iyong buong workbook. Upang magawa ito, i-click ang tab para sa unang sheet sa ilalim ng excel, pindutin nang matagal ang Shift key, at pagkatapos ay i-click ang tab ng huling sheet upang mapili ang lahat.
- I-click ang Layout tab at pagkatapos ay mag-click Header at Footer.
- I-click ang Ipasadya ang Header… at Ipasadya ang Footer… mga pindutan upang mai-edit ang mga header at footer para sa lahat ng mga sheet.
Hakbang 2. Piliin ang bahagi ng spreadsheet ng Excel na nais mong i-convert sa PDF (opsyonal)
Kung may isang tiyak na bahagi lamang ng spreadsheet na nais mong gawing isang PDF, piliin ito ngayon. Kung hindi man, pumunta sa susunod na hakbang.
Ang mga PDF conversion ay hindi madaling mai-convert pabalik sa isang sheet ng Excel, ngunit mapapanatili ng pamamaraang ito ang iyong orihinal na kopya
Hakbang 3. I-click ang menu ng File at piliin ang I-save Bilang
Maaari mo ring pindutin Command + Shift + S upang buksan ang pagpipiliang I-save Bilang.
Kung nais mong i-save ang PDF sa isang bagong folder, maaari mong piliin ang folder na ito ngayon. # Mag-type ng ibang pangalan para sa file. Ang pangalan ng kasalukuyang file na Excel ay lilitaw sa patlang na "I-save Bilang". Kakailanganin mong maglagay ng ibang pangalan (kahit na kakaiba lamang ito) upang maiwasan ang hindi sinasadyang pag-overlap sa file ng spreadsheet
Hakbang 4. I-click ang menu na "Format" o "Format ng File" at piliin ang PDF
Ang menu na ito ay maaaring may isang kakaibang pangalan depende sa iyong bersyon ng Excel.
Hakbang 5. Piliin kung ano ang naisasama sa PDF
Sa ilalim ng window, maaari kang pumili Workbook (upang mai-convert ang buong workbook), Sheet (upang mai-save lamang ang aktibong sheet bilang isang PDF), o Pinili (upang mai-save lamang ang napiling lugar bilang isang PDF).
Hakbang 6. I-click ang I-save o I-export
Makakakita ka ng ibang pagpipilian depende sa iyong bersyon ng Excel.
Kung ang mga header ay hindi tumutugma sa isang multi-sheet file, isang hiwalay na file ang lilikha para sa bawat sheet
Hakbang 7. Sumali sa magkakahiwalay na mga PDF file (kung kinakailangan)
Kung ang pag-save ng file na Excel bilang isang PDF ay nagresulta sa maraming mga PDF file, maaari mong mabilis na sumali sa kanila nang sama-sama gamit ang Preview. Narito kung paano:
- Buksan ang unang PDF file sa pamamagitan ng pag-double click sa pangalan nito sa folder nito.
- I-click ang Tingnan menu at piliin Mga Thumbnail.
- I-click ang huling thumbnail upang mapili ito. Sinasabi nito ang Preview upang idagdag ang susunod na PDF sa dulo ng kasalukuyang dokumento.
- I-click ang I-edit menu at piliin Isingit > Pahina mula sa File.
- Piliin ang susunod na PDF sa saklaw at i-click Buksan.
- Ulitin ang prosesong ito hanggang sa maidagdag mo ang lahat ng mga PDF.
- Mag-click File at piliin I-export bilang PDF.